6 conseils d’allocation des ressources pour les chefs de projet

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Qu’est-ce qui est difficile dans la gestion d’un projet ? Presque tout! Vous devez superviser de nombreuses pièces mobiles. Vous devez diriger une équipe projet qui est en charge des livrables. Et surtout, vous devez être un expert en allocation de ressources.

Que pouvez-vous faire pour maximiser votre plan d’allocation des ressources sur un projet ? Il existe de nombreuses astuces qui peuvent faciliter les choses. Bien sûr, vous commencez par plaider pour toutes les ressources possibles. Ensuite, il est temps de tirer le meilleur parti de ce que vous avez.

Voici six conseils qui peuvent vous aider.

Voici ce que nous allons couvrir :

1. Comprenez vos ressources

2. Connaître la portée du projet

3. Notez les goulots d’étranglement potentiels

4. Vérifier les estimations par rapport aux progrès

5. Utilisez des outils qui permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde

6. Réagissez immédiatement à la surallocation

Points clés à retenir

1. Comprenez vos ressources

Parfois, les chefs de projet font des hypothèses sur leurs ressources. Cela entraîne toujours des problèmes. Vous ne voulez jamais être au cœur d’un livrable et vous rendre compte qu’une personne ou une allocation financière n’est pas réellement disponible.

Au lieu de cela, prenez le temps de répertorier et de revérifier la disponibilité de vos ressources dès le début. Combien de personnes avez-vous ? Quel est le budget ? Avez-vous des salles de conférence disponibles pour des réunions ? Vos collaborateurs travaillent-ils sur d’autres projets en même temps ?

Ne faites jamais d’hypothèses, vérifiez toujours ! Ensuite, avancez avec l’allocation des ressources.

2. Connaître la portée du projet

Une fois que vous avez vérifié vos ressources, il est temps de définir la portée de votre projet. J’espère que votre projet est bien défini et que les parties prenantes ont clairement exprimé leurs besoins. Sinon, assurez-vous de poser beaucoup de questions et n’ayez pas peur de dire non.

Par exemple, si le délai du projet est de « six à huit semaines », cela signifie-t-il six, sept ou huit ? Il est préférable de la définir spécifiquement sur huit semaines afin que les parties prenantes ne soient pas contrariées après la sixième semaine si tout n’est pas terminé.

Si les besoins en ressources ne sont pas logiques, informez-en immédiatement les décideurs. De cette façon, ils peuvent apporter des modifications au projet ou au plan d’allocation des ressources. Faites également attention à la dérive de la portée !

3. Notez les goulots d’étranglement potentiels

Lorsque vous créez votre plan de projet, notez les endroits où des goulots d’étranglement en ressources pourraient survenir. C’est ce qu’on appelle les dépendances de ressources. Peut-être qu’un cadre supérieur spécifique doit débloquer des fonds pour la prochaine étape du projet. Si cette personne est malade, en vacances ou indisponible, vous pourriez perdre plusieurs jours de temps consacré au projet.

Lorsque vous remarquez ces obstacles potentiels, élaborez un plan pour les contourner. Demandez à l’avance qui d’autre peut débloquer les fonds si le gestionnaire n’est pas disponible. Configurez des sauvegardes au cas où les membres de l’équipe tomberaient malades ou auraient du temps libre pendant leurs livrables.

Noter les goulots d’étranglement et mettre en place des solutions de contournement à l’avance vous évitera bien des maux de tête plus tard. C’est la clé d’une allocation efficace des ressources.

4. Vérifier les estimations par rapport aux progrès

Lorsque vous créez votre plan de projet, votre allocation initiale de ressources est basée sur des estimations de progression. Au fur et à mesure, assurez-vous que cette chronologie est exacte.

Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être réaffecter davantage de ressources à un livrable spécifique. Ou bien, vous devrez peut-être demander aux membres de l’équipe de projet de redéfinir les priorités de leur travail. La seule façon de le savoir est de rester constamment conscient de l’état d’avancement du projet.

5. Utilisez des outils qui permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde

Les logiciels de gestion de projet ne doivent pas nécessairement être sophistiqués ou coûteux, mais ils constituent un élément important pour maintenir votre projet sur la bonne voie. Tout le monde devrait avoir accès à la chronologie et aux tâches qui lui sont assignées.

Cependant, les membres de l’équipe doivent également savoir comment se portent les autres. Non seulement cela aide chacun à constater des progrès, mais cela contribue également à responsabiliser chacun.

Il existe des outils de collaboration gratuits et payants, alors faites quelques recherches et trouvez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Vous souhaiterez peut-être également utiliser un logiciel de gestion des ressources.

6. Réagissez immédiatement à la surallocation

Si vous découvrez qu’une ressource est surchargée de travail, il est important d’agir immédiatement. Vous découvrirez peut-être qu’un membre de l’équipe ne peut pas accomplir ses tâches au cours de la semaine en cours. Ou encore qu’un équipement soit utilisé par un autre groupe en plus du vôtre.

En tant que chef de projet, vous disposez de nombreuses options. Peut-être y a-t-il plus de ressources disponibles, vous pouvez supprimer ou déplacer la charge de travail de quelqu’un, ou vous pouvez trouver un équipement alternatif. Si vous avez besoin d’allonger le calendrier, d’autres livrables pourront peut-être être décalés.

Vous ne voulez jamais ignorer un problème. Cela ne disparaîtra certainement pas. Au lieu de cela, agissez et réaffectez les ressources si nécessaire.

Points clés à retenir

Espérons que ces conseils d’allocation des ressources vous aideront lors de votre prochain projet. Il n’est jamais facile de faire beaucoup de choses avec peu de ressources, mais les chefs de projet sont incroyablement ingénieux. Vous ne seriez pas à votre place si vous n’étiez pas capable de faire un excellent travail !

Notre objectif est de voir les entreprises réussir. Nous savons que cela demande beaucoup de planification, et c’est pourquoi nos guides sont disponibles. Pour plus de trucs et astuces, jetez un œil à nos autres ressources dès aujourd’hui !