Comment facturer une entreprise : un guide étape par étape pour les entreprises

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Les petites entreprises qui proposent des conditions de crédit pour leurs produits et services doivent apprendre à facturer leurs clients, que ce soit un particulier ou une entreprise.

Ces entreprises envoient des produits ou fournissent des services en premier, laissant le client payer plus tard. Le paiement est demandé via un document appelé facture.

Apprendre à envoyer des factures correctement et efficacement réduira votre paperasse et vous aidera à être payé plus rapidement. Cela améliorera la gestion financière globale de votre petite entreprise.

Vous souhaitez simplifier votre processus de facturation ? Investies.fr propose un logiciel de facturation en ligne facile à utiliser qui vous permet d’être payé 2 fois plus rapidement. Entraînez-vous à créer des factures avec un modèle de facture gratuit téléchargeable que vous pouvez personnaliser avec le logo et les détails de votre entreprise. Cliquez ici pour essayer Investies.fr gratuitement.

Dans cet article, nous aborderons :

Comment facturer une entreprise étape par étape

1. Sélectionnez un modèle de facture

Assurez-vous de facturer votre client dès que les travaux sont terminés.

La première étape dans la rédaction d’une facture consiste à choisir le modèle de facture parfait. De nombreux modèles de factures gratuits sont disponibles dans Word, Excel, Google Docs, PDF et d’autres formats courants. Investies.fr propose des modèles de facture téléchargeables gratuitement

Téléchargez le modèle et ouvrez-le dans le programme de votre choix.

2. Ajouter des produits ou des services

Ajoutez un élément de campagne distinct pour chaque produit ou service pour lequel vous facturez vos clients. Assurez-vous d’inclure une description détaillée, la date à laquelle le produit ou le service a été fourni et les quantités, le cas échéant.

Vos clients veulent savoir exactement ce qu’ils paient. Ne regroupez pas tous les éléments ensemble. Séparez chacun d’eux pour réduire toute confusion qui pourrait retarder la réception de votre argent.

Ajoutez ensuite votre forfait ou votre taux horaire par élément de campagne. Pour un taux horaire, indiquez également le nombre d’heures que vous avez travaillées par élément de ligne et le sous-total.

3. Trouvez le grand total

Recherchez le sous-total de tous vos éléments de campagne. Ajoutez ensuite tout ce qui affectera le total, comme la taxe de vente, les remises ou un solde impayé. Additionnez le tout pour trouver le total général.

Ne facturez jamais de frais supplémentaires ou de retard dont vous n’avez pas discuté à l’avance avec le client. Au mieux, votre client sera confus. Au pire, ils ne vous feront pas confiance si vous facturez des choses qu’ils n’ont pas acceptées.

4. Incluez des détails importants

Personnalisez l’exemple de facture pour inclure votre logo, la date, la date d’échéance, le numéro de facture, le numéro de référence (comme un numéro de bon de commande), vos coordonnées, les coordonnées de l’entreprise telles qu’une adresse, les conditions de paiement et un message personnel, si voulu.

Des messages personnels tels que « veuillez payer votre facture dans les 15 jours » ou « merci pour votre confiance » peuvent impressionner l’entreprise que vous facturez et améliorer votre relation.

Il est essentiel d’inclure des conditions de paiement claires, et il est généralement préférable d’écrire « le paiement est dû dans 30 jours » plutôt que « net 30 jours », car cela élimine toute confusion potentielle.

C’est également une bonne idée de demander à l’entreprise avec laquelle vous travaillez quel est son mode de paiement préféré. Certaines entreprises peuvent préférer une méthode plutôt qu’une autre. Si votre client souhaite émettre un chèque, indiquez comment établir ledit chèque sur votre facture. S’ils préfèrent payer par carte de crédit, incluez un lien pour traiter le paiement.

Vérifiez votre facture pour toute erreur d’orthographe, de grammaire ou de formatage. Des erreurs bâclées vous font paraître non professionnel.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture simple réalisée dans Investies.fr :

5. Envoyez la facture

Vous disposez de quelques options pour envoyer des factures. Vous pouvez l’imprimer sur du papier épais, l’envoyer par courrier, par fax ou par courrier électronique. Le logiciel de comptabilité enverra généralement la facture par courrier électronique à vos clients et inclura des options de paiement.

N’oubliez pas d’inclure un message personnel. Voici un exemple de message que vous pourriez envoyer avec vos factures :

« Bonjour ,

Veuillez trouver ci-joint une facture pour . Merci pour votre entreprise. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter à .

Meilleur,

Assurez-vous d’envoyer la facture à la bonne personne. Si vous avez signé un contrat avec une seule personne dans une entreprise, cela ne signifie pas que ce sera elle qui gérera le paiement. Un autre service peut payer la facture ou une agence extérieure peut être engagée pour gérer le paiement. Demandez d’abord à votre interlocuteur pour ne pas perdre de temps.

Il est également important de connaître le cycle de facturation de l’entreprise. Peut-être qu’ils n’envoient le paiement que le premier de chaque mois. Dans ce cas, envoyer la facture plus près de la date de paiement est une bonne idée. Connaître le cycle de facturation vous aidera également lors du suivi de la sixième étape.

6. Suivi

Votre travail ne se termine pas après l’envoi de la facture. Les entreprises perdent régulièrement leurs factures, les oublient ou hésitent à les payer. Vous devrez faire un suivi. Le logiciel de facturation vous aide à envoyer des rappels automatisés pour réduire les poursuites.

Comment facturer une entreprise en tant que particulier

Voici quelques conseils pour paraître professionnel lorsque vous facturez une entreprise en tant que particulier :

  • Incluez un en-tête professionnel. Utilisez le nom de votre entreprise ou votre nom complet et incluez toutes vos coordonnées afin que l’entreprise sache comment vous contacter si elle a des questions. Insérez un logo à gauche de l’en-tête si vous en avez un.
  • Utilisez un modèle professionnel. Les modèles de facture gratuits sont une option, car ils garantissent que vous n’oubliez aucun détail important. Un logiciel de facturation vous donne une apparence encore plus professionnelle, car il inclut souvent des options permettant à l’entreprise de payer en ligne instantanément.
  • Facturer selon le contrat. Les entreprises voudront peut-être que vous signiez un contrat avant de commencer à travailler. Assurez-vous que ce que vous facturez est déjà établi dans l’accord, car votre interlocuteur ne verra pas d’un bon oeil les surprises. Cela retardera la réception de votre argent.
  • Sachez qui facturer. Les entreprises disposent généralement d’un service de facturation ou d’une agence externe qui gère le paiement. Sachez à qui envoyer la facture.
  • Envoyez les factures selon le cycle de facturation de l’entreprise. De nombreuses entreprises envoient leurs paiements le premier du mois. Demandez à votre client quand il paie afin de savoir quand envoyer la facture et quand effectuer le suivi.
  • Suivi. Les rappels au bon moment pour payer votre facture ne sont pas ennuyeux et ils indiquent que vous êtes un professionnel attentif.

Comment facturer une entreprise pour des travaux sous contrat

Suivez ces étapes pour facturer une entreprise pour des travaux sous contrat :

  1. Utilisez des modèles de facture professionnels. Incluez un numéro de facture et un numéro de bon de commande, s’il y en a un. Fournissez des conditions de paiement telles que « le paiement est dû dans les 30 jours ».
  2. Incluez les adresses « de facturation » et « d’expédition » du client si vous avez effectué le travail à un endroit différent de celui où vous facturez.
  3. Personnalisez vos éléments de campagne pour le travail. Vous aurez peut-être besoin de colonnes pour un numéro de bon de travail, un numéro de pièce, un coût unitaire, les détails du travail, le taux horaire, les heures travaillées et le sous-total. Si vous avez reçu un bon de travail, les détails du travail sur votre facture doivent correspondre à ce qui est écrit sur le bon de travail.
  4. Incluez tout ce qui pourrait affecter le total général, comme la taxe de vente, les dépôts, les remises, les indemnités journalières ou le kilométrage.
  5. Détaillez les méthodes de paiement que vous acceptez et quelle est votre politique en matière de frais de retard.
  6. Envoyez la facture et demandez à l’entreprise de confirmer avec vous lorsqu’elle la recevra. Des fax peuvent disparaître ; les e-mails sont négligés. Si vous n’entendez rien, faites un suivi.

Que faut-il inclure dans une facture

Incluez les éléments suivants pour créer des factures claires et accessibles pour vos clients :

  • Informations professionnelles telles que le nom de votre entreprise, votre adresse de paiement et vos coordonnées afin que les clients puissent vous contacter s’ils ont des questions.
  • Éléments de marque visuels comme des logos. Ceux-ci sont généralement ajoutés dans le coin supérieur.
  • Informations sur les produits et services fournis. Incluez une brève description de votre travail, la date, les quantités de produits, les frais et les taxes.
  • Détails de facturation, y compris la date de la facture, le numéro de facture et le numéro de référence (tel qu’un numéro de bon de commande).
  • Informations sur comment et quand payer. Vous souhaiterez peut-être inclure un lien de paiement en ligne ou une adresse de facturation si elle est différente de l’adresse de votre entreprise. L’ajout d’une phrase détaillée telle que « Veuillez payer dans les 30 jours » plutôt que « 30 nets » peut éliminer toute confusion et vous aider à être payé rapidement.
  • Un message personnel facultatif remerciant vos clients et clientes. La personnalisation de vos factures professionnelles est un excellent moyen d’établir une connexion mémorable.

Conclusion

La facturation le jour même peut augmenter vos chances d’être payé à temps, tout comme rendre vos factures aussi faciles à comprendre que possible. Mettez en surbrillance le coût total et la date d’échéance du paiement, puis proposez des options simples comme accepter les paiements en ligne. Les échanges de questions ralentissent le paiement, alors incluez une explication détaillée des services rendus et des frais éventuels dans votre facture. Investies.fr propose une galerie de modèles de factures qui peuvent simplifier le processus de facturation et vous aider à garder le contrôle de votre comptabilité.

Gardez à l’esprit que les factures vous aident à être payé, mais elles peuvent également constituer un puissant outil marketing. Restez mémorable en incluant votre logo et un message personnel à la fin.

FAQ sur la façon de rédiger une facture

Un particulier peut-il facturer une entreprise ?

En tant que particulier, vous pouvez facturer une entreprise à l’aide d’un modèle de facture Investies.fr téléchargeable gratuitement et personnalisé pour les indépendants. Facturez vos produits ou services conformément à votre contrat de la même manière que vous le feriez si vous étiez constitué en société, mais n’oubliez pas d’inclure le nom et l’adresse que vous utilisez pour déclarer vos taxes professionnelles.

Puis-je facturer quelqu’un sans contrat ?

Une facture n’est pas un contrat légal, il est donc important d’avoir à la fois un contrat et une facture lorsque vous dirigez votre entreprise. Incluez des délais dans votre contrat afin que, lorsque vient le temps de facturer, vous disposiez d’un document juridiquement contraignant qui explique comment et quand votre client doit payer.

Quelle est la durée de validité d’une facture ?

Encouragez vos clients à payer à temps en facturant rapidement et en incluant une date de paiement exacte sur votre facture. Un délai typique est de 30 jours, bien que le délai de grâce légal puisse aller jusqu’à six ans, selon votre pays. Évitez les retards de paiement en indiquant vos conditions de délai dans votre contrat et votre facture, et envisagez d’inclure des frais pour retard de paiement dans le contrat afin d’encourager les clients à payer rapidement.

Quelle est la meilleure façon de facturer quelqu’un ?

Le courrier électronique est le moyen le plus rapide et le plus simple d’envoyer des factures à la plupart des clients. Vous pouvez vous entraîner à créer une facture avec les modèles de facture téléchargeables Investies.fr et l’envoyer par e-mail à votre client ou partager le lien directement depuis le logiciel de facturation en ligne Investies.fr. Si votre client préfère une copie papier, vous pouvez toujours imprimer votre modèle de facturation et l’envoyer par la poste.