Comment lire une facture : les 5 éléments les plus importants à rechercher

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Une facture est généralement un modèle comportant des sections qui fourniront au service comptable ce dont il a besoin pour approuver, traiter et remettre le paiement à un fournisseur de manière efficace et en temps opportun. Voici les 5 éléments les plus importants à rechercher sur une facture :

  1. Les coordonnées du vendeur
  2. Le numéro de bon de commande
  3. Numéro de facture
  4. Description et prix
  5. Modalités de paiement

Le nom du fournisseur, le nom de l’entreprise, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone doivent être clairement affichés. Un service comptable aura besoin de ces informations afin de savoir où envoyer le paiement. Un code postal ou un numéro de téléphone manquant peut retarder le traitement d’une facture.

2. Le numéro de bon de commande

Lorsqu’un service comptable reçoit une facture comportant un numéro de bon de commande, il sait alors que sa propre entreprise a préalablement approuvé la transaction facturée.

Désormais, après avoir vu le numéro du bon de commande, le service comptable peut simplement extraire ce bon de commande original pour référence et vérifier que les détails qui y figurent correspondent à la facture.

Toutes les factures ne feront pas référence à un numéro de bon de commande, car toutes les transactions n’en nécessitent pas un. En règle générale, un bon de commande, ou « PO », n’est requis que pour les achats plus coûteux. Par exemple, une entreprise peut avoir pour politique que tous les achats supérieurs à 2 500 € doivent faire l’objet d’un bon de commande approuvé avant la vente.

3. Numéro de facture

Un numéro de facture sert de numéro de référence pour le paiement qu’un fournisseur va recevoir. Le vendeur crée le numéro et l’inclut sur sa facture.

Un numéro de facture aidera à la fois le vendeur et le client. Voici comment.

Une fois la facture payée, le client peut clôturer le bon de commande. Cela signifie que la transaction est désormais considérée comme terminée.

Lorsque le vendeur reçoit le chèque, il peut référencer le numéro de facture sur le bulletin de paie pour voir pour quelle facture il est payé. Il peut ensuite marquer cette facture comme payée. Cela signifie que la transaction est désormais terminée pour lui aussi. Ceci est particulièrement utile pour un fournisseur qui fait beaucoup d’affaires avec le même client et qui peut avoir de nombreuses factures à approuver et à traiter.

4. Description et prix

Cette section montre au client que les produits ou services facturés sont tels que discutés précédemment et pour le prix convenu. Ces informations doivent refléter exactement les descriptions et les prix figurant dans le bon de commande.

Cela ne signifie pas que les modifications ne sont pas autorisées. Disons qu’à mi-chemin d’une transaction, le client décide qu’il a besoin de 12 articles d’un produit, au lieu de 10. Le service comptable du client peut voir qu’il y a une différence entre le bon de commande et la facture, mais comme la différence n’est pas grande, et comme la direction a signé la facture réelle avant de la transmettre à la comptabilité, la facture est autorisée à être payée.

Une description détaillée est également utile d’une autre manière. Supposons que dans un an, le client ait besoin de savoir combien d’argent l’entreprise a payé pour un service très particulier. Le client peut simplement référencer cette facture. Une description détaillée est utile au cas où le client devrait parcourir de nombreuses factures de fournisseurs pour trouver la bonne.

5. Conditions de paiement

Les conditions de paiement indiquent au service comptable du client à quel moment le fournisseur s’attend à ce que le paiement soit effectué. Un terme standard est souvent utilisé, comme « payable à réception », « net 30 jours », « net 45 jours », « 60 » ou « 90 ».

Les conditions de paiement peuvent souvent prêter à confusion, car généralement un client a ses propres périodes de paiement qui peuvent entrer en conflit avec celles d’un fournisseur.

Donnons un exemple. John dirige sa propre entreprise d’aménagement paysager dans la région de Détroit. Il soumet sa première facture au siège d’un grand constructeur automobile. John marque sa facture « net 30 jours », mais l’entreprise ne paie les factures des fournisseurs que tous les 60 jours. John ne prend connaissance de cette politique qu’après avoir contacté son client (une fois les 30 jours écoulés).

Il est conseillé aux vendeurs travaillant pour la première fois avec une entreprise de s’assurer que les conditions de paiement conviennent aux deux parties. Dans ce cas, John aurait pu demander un acompte immédiat de 30 % des honoraires payés d’avance, avant de commencer son travail. Il aurait alors fourni deux factures, une au début de la transaction (pour les 30 %) et une à la fin (une fois les travaux terminés, pour les 70 % restants dus).

Les conditions de paiement sont également importantes dans la mesure où elles indiqueront au client les méthodes de paiement réelles qu’un fournisseur acceptera. Par exemple, si un fournisseur accepte PayPal ou les cartes de crédit comme mode de paiement, ces informations peuvent être incluses dans les conditions de paiement.

Autres questions liées à la lecture d’une facture :

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Facture vs bon de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est émis par le client (ou « acheteur ») au début d’une transaction.

Un bon de commande détaille les attentes du client concernant les produits ou services qu’il souhaite acheter directement auprès du vendeur. Cela inclut les informations sur les prix.

Le bon de commande, une fois signé, est considéré comme un accord juridiquement contraignant.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est la facture. Il est délivré par le vendeur (ou « vendeur ») d’un produit ou d’un service, une fois les produits livrés ou les prestations réalisées.

Une facture détaille les produits ou services fournis, ainsi que le prix. Dès réception, le client est tenu de payer le vendeur dans un délai déterminé.

Facture vs bon de commande

Veuillez consulter « Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture » ​​pour une description détaillée de chaque document et un exemple de la façon dont ils sont utilisés.