Comment traiter une facture : un guide pour les propriétaires de petites entreprises

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La première partie du processus des comptes créditeurs (AP) consiste à recevoir une facture. Une fois que vous recevez une facture, un processus spécifique est crucial pour maintenir des dossiers financiers précis.

Étant donné que ce processus est très complexe, une entreprise peut choisir d’automatiser ce système plutôt que de traiter les factures manuellement. L’automatisation peut améliorer la visibilité, la productivité, la précision et la rentabilité du processus de facturation d’une entreprise.

Voici les étapes suivies par un service des comptes fournisseurs pour traiter une facture.

Étape 1 : Vérification et suivi des informations

Une société acheteuse doit vérifier l’achat, garantir l’exactitude du paiement et effectuer le paiement dans les conditions convenues. Les factures doivent inclure les informations suivantes pour aider le vendeur et l’acheteur à suivre leurs dépenses ou leurs stocks et à mettre à jour leurs dossiers financiers :

  • Date à laquelle le fournisseur a créé et envoyé la facture.
  • Coordonnées du vendeur et de l’acheteur, en particulier les informations de facturation et le point de contact.
  • Détails de l’achat, y compris les détails et les prix du produit ou du service.
  • Informations de paiement.

Étape 2 : Saisie des données et codage du grand livre général

Une fois que le personnel AP a vérifié que la facture du fournisseur contient toutes les informations correctes, il doit saisir les données manuellement ou à l’aide d’un outil d’automatisation et les coder à des fins comptables. Le codage du grand livre fait référence à un système de codage qui facilite le suivi des débits et des crédits.

La saisie manuelle de ces données peut prendre beaucoup de temps au personnel et comporte un risque d’erreur humaine, ce qui peut nuire aux dossiers financiers d’une entreprise. L’utilisation d’un système automatisé peut réduire les coûts de traitement des factures de 75 à 85 % tout en réduisant les erreurs. Disposer des outils dont vous avez besoin pour suivre ces données améliore également l’accès aux données de facturation, ce qui améliore le service aux fournisseurs et accélère les délais de paiement.

Étape 3 : Transmission et réception de l’approbation

Une fois qu’un service AP a vérifié les informations de la facture, il doit soumettre la facture pour approbation avant de pouvoir envoyer un paiement. Un processus d’approbation lent peut entraîner des délais de paiement et des revenus importants. Les factures papier peuvent rester sur le bureau d’un employé occupé ou être égarées lorsqu’elles sont déplacées d’un bureau à l’autre. En utilisant un système automatisé de traitement des factures, un service AP peut gagner du temps en recherchant les documents perdus ou en demandant des copies des factures au fournisseur.

Ces solutions capturent numériquement les données des factures papier et électroniques et les soumettent à un flux de travail conçu sur mesure qui accélère l’ensemble du processus d’approbation. Réduire ou éliminer le besoin de factures papier réduira les coûts sortants.
Selon les experts, le coût d’une facture papier peut varier entre 12 € et 30 € à traiter, avec un coût moyen proche de 15 €.

Alors que les grandes entreprises avec un processus de comptes fournisseurs plus complexe peuvent coûter près de 40 € par facture. La facturation automatisée en ligne coûte beaucoup moins cher, soit environ 3,50 € par processus de facturation. L’automatisation peut faire économiser à votre entreprise des centaines de milliers de dollars par an.

LIENS DE SAUT

5 étapes pour calculer le prix par facture

Qu’est-ce que l’écriture de journal pour le traitement des factures ?

5 étapes pour calculer le prix par facture

Selon les experts, le coût d’une facture papier peut varier entre 12 € et 30 € à traiter, avec un coût moyen proche de 15 €.

Alors que les grandes entreprises avec un processus de comptes fournisseurs plus complexe peuvent coûter près de 40 € par facture. La facturation automatisée en ligne coûte beaucoup moins cher, soit environ 3,50 € par processus de facturation. L’automatisation peut faire économiser à votre entreprise des centaines de milliers de dollars par an.

L’équation de calcul du prix par facture : calculez le coût annuel total du service des Comptes Fournisseurs (généralement le total des salaires) et divisez-le par le nombre total de factures traitées annuellement.

Vous pouvez obtenir un numéro encore plus précis en suivant ces cinq étapes.

1) Cartographier le processus

Cela pourrait être l’étape la plus difficile car vous avez besoin d’une compréhension approfondie du processus et de tous ses défis et obstacles. Suivez l’intégralité du processus de facturation, depuis la gestion du courrier jusqu’au classement une fois terminé. Cela vous donnera une idée précise du temps consacré à la facturation.

2) Qui est impliqué dans le processus

Savez-vous combien de personnes sont impliquées dans chaque étape que vous avez énumérée dans le processus de cartographie ? Pensez à toutes les personnes impliquées, pas seulement au service des comptes créditeurs, mais à toutes les personnes impliquées dans les étapes de codage et d’approbation. Dans les grandes organisations, cette tâche peut être effectuée par des personnes appartenant à de nombreux départements différents.

3) Du temps est consacré à chaque étape du processus

Maintenant que vous savez qui fait quoi, vous devez comprendre combien de temps il faut à chaque membre de l’équipe pour accomplir ses tâches. Demandez aux membres de l’équipe d’estimer le temps qu’ils consacrent à leur rôle de traitement d’une facture.

4) Montant que les personnes sont payées par heure

Maintenant que vous savez qui est impliqué, ce qu’ils font et combien de temps ils y consacrent, il est temps de prendre en compte leur taux de rémunération. Décomposez le coût par minute, si cela a plus de sens en termes de temps que prend chaque tâche.

5) Faites le calcul

Maintenant que vous disposez de toutes les informations pertinentes, il est temps de faire la formule pour connaître votre coût par facture. Multipliez le nombre de personnes par le temps consacré à chaque tâche par leur salaire pour obtenir une valeur monétaire correspondant au coût du processus par facture.

Qu’est-ce que l’écriture de journal pour le traitement des factures ?

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture d’un fournisseur ou d’un vendeur pour un crédit de biens ou de services, elle est souvent appelée facture du fournisseur. Ces factures sont inscrites au crédit du compte Comptes fournisseurs, augmentant ainsi le solde créditeur des Comptes fournisseurs. Lorsque l’entreprise rembourse le fournisseur, elle réduit les comptes créditeurs d’un montant débiteur. Le solde créditeur habituel dans les comptes fournisseurs est le montant des factures fournisseurs qui ont été enregistrées et non encore payées. Les factures impayées sont appelées factures ouvertes.

Un logiciel de facturation automatisée permet aux entreprises de trier ses comptes créditeurs en fonction de la date d’échéance et génère un rapport connu sous le nom de comptes créditeurs chronologiques.

Comment saisir une facture dans la comptabilité fournisseurs ?

Une fois qu’une facture est examinée et approuvée, elle peut être saisie dans les comptes créditeurs. Une fois qu’une facture fournisseur a été approuvée, l’enregistrement de la facture comprendra :

  • un crédit aux comptes créditeurs
  • un minimum d’un débit sur un autre compte. Le montant du débit implique généralement l’un des éléments suivants :
    • une dépense (Frais de réparation et d’entretien, Frais de publicité, Frais de loyer, etc.)
    • un actif prépayé (Dépenses prépayées, Assurance prépayée)
    • une immobilisation ou une installation (Équipements, Agencements, Véhicules, etc.)