Comptabilité automatisée : avantages, inconvénients et prix

L’automatisation de la comptabilité fait référence à l’utilisation d’outils et de processus spécifiques pour optimiser les opérations financières. Il peut s’agir de logiciels de comptabilité, d’outils de tenue de livres et même de prestataires de services de tenue de livres.

L’automatisation permet de convertir des tâches fastidieuses en tâches instantanées sans intervention humaine directe. Mais tous les outils ne sont pas aussi utiles. Savoir choisir peut avoir un impact significatif sur une entreprise.

Dans cet article, nous aborderons :

Pourquoi devriez-vous utiliser l’automatisation de la comptabilité

Avantages de la comptabilité automatisée

Inconvénients de la comptabilité automatisée

Comment automatiser la comptabilité

Comment Investies.fr peut vous aider

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Pourquoi devriez-vous utiliser l’automatisation de la comptabilité

L’automatisation de la comptabilité via un logiciel de comptabilité, les services du CFO et d’autres moyens peuvent éliminer les redondances. Ces outils et d’autres peuvent aider à créer de meilleurs états financiers. Ils aident les professionnels comptables à accomplir leur travail en temps opportun.

Les entreprises peuvent consacrer plus de temps à travailler sur des objectifs généraux et des tâches à forte valeur ajoutée. Mais ils peuvent le faire grâce à des flux de travail optimisés et sans compromettre l’intégrité des données financières.

Avantages de la comptabilité automatisée

L’utilisation de la comptabilité automatisée présente plusieurs avantages.

Gagner du temps

De nombreuses tâches de tenue de livres prennent du temps ou sont de faible valeur. Trop souvent, les employés passent d’innombrables heures à saisir des données dans des programmes au lieu de faire ce qu’ils font le mieux. Cela ne signifie pas que les tâches subalternes ne sont pas nécessaires pour que les entreprises prospèrent et mettent de l’ordre dans leurs finances.

Mais aucune entreprise n’a besoin que son équipe financière perde du temps sur de petites tâches alors qu’elle peut se concentrer sur les projections financières, l’optimisation des processus, l’analyse des données, etc.

Économiser de l’argent

Les tâches répétitives ne font pas que perdre du temps. Ils gaspillent de l’argent. Tout temps passé à effectuer des tâches de faible valeur est du temps non consacré à quelque chose qui fait avancer l’entreprise.

La comptabilité automatisée peut faire économiser de l’argent aux entreprises, qu’elles externalisent les tâches comptables ou qu’elles disposent d’une équipe interne. L’automatisation prend en charge de nombreuses tâches répétitives tout en fournissant de nombreuses informations financières.

Données en temps réel

Normalement, il faut du temps pour mettre à jour les dossiers financiers. Il faut également du temps aux comptables et aux teneurs de livres pour examiner les données et compiler des rapports.

Mais la comptabilité automatisée, lorsqu’elle est effectuée correctement, peut améliorer les rapports en temps réel. Et plus le logiciel est performant, plus les informations sont précises.

Limiter les erreurs

La comptabilité manuelle a sa place. Mais l’erreur humaine est toujours possible. L’automatisation rend moins susceptible de dupliquer des enregistrements, de les égarer ou de saisir des données erronées.

De plus, un bon logiciel de comptabilité peut aider à centraliser les grands livres et autres documents financiers. La gestion et le stockage des fichiers deviennent plus faciles, rationalisant l’accès de chacun aux données pertinentes.

Inconvénients de la comptabilité automatisée

La mise en œuvre d’une comptabilité automatisée présente quelques inconvénients mineurs. Cela ne résoudra pas tous les problèmes du service financier ni ne remplacera complètement l’apport humain.

Nécessite une mise en œuvre humaine

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est un excellent moyen d’introduire l’automatisation de la comptabilité. Cependant, les logiciels automatisés destinés aux petites entreprises nécessitent une configuration appropriée.

Les employés et les équipes comptables doivent apprendre à utiliser un logiciel de comptabilité automatisée. Par conséquent, il est essentiel d’utiliser des services de comptabilité capables de configurer et d’optimiser les processus de tenue de livres et de comptabilité.

Le logiciel manque de jugement

L’automatisation de la comptabilité peut rationaliser les factures des clients, les détails des transactions, les comptes créditeurs et d’autres processus. Cependant, cela ne contribuera pas à atteindre les objectifs commerciaux de l’entreprise.

Un outil comptable offre des données mais ne peut pas guider le processus décisionnel d’un propriétaire d’entreprise. Les petites entreprises ont toujours besoin d’un professionnel de la finance ou d’un cabinet comptable pour comprendre les données. Les gens peuvent générer des rapports et créer des plans d’affaires et des budgets.

Surveillance humaine

Malgré ce que certains pensent de la comptabilité continue automatisée, elle n’est pas infaillible. Tous les processus comptables ne méritent pas ou ne nécessitent pas d’automatisation. L’automatisation de la saisie manuelle des données est une chose. Cela réduit les risques d’erreur de saisie. Mais tous les rapports finaux nécessitent toujours la supervision et l’examen d’une équipe financière professionnelle.

Comment automatiser la comptabilité

La comptabilité automatisée peut prendre en charge les tâches manuelles et plusieurs autres processus chronophages. Selon l’objectif, de nombreux services et outils de comptabilité peuvent vous aider.

Utiliser une application de comptabilité

Une application de comptabilité est l’un des moyens les plus rapides d’optimiser les tâches de tenue de livres et de comptabilité. Vous pouvez l’utiliser pour les tâches suivantes.

• Suivi des dépenses
• Suivi des flux de trésorerie
• Saisir les détails de la transaction
• Suivi des comptes créditeurs
• Suivi des comptes clients
• Suivi de la paie
• Suivi des commandes d’achat
• Automatisation des factures clients

Naturellement, certains logiciels automatisés peuvent effectuer davantage de tâches de comptabilité.

Processeurs de paiement

L’utilisation de processeurs de paiement est utile à bien des égards. Premièrement, il peut automatiser les transactions sur les revenus et faciliter la compilation des rapports sur les flux de trésorerie.

Deuxièmement, les processeurs de paiement facilitent la facturation des clients et la réception des paiements. Moins de retards de paiement conduisent à une meilleure trésorerie. Par exemple, des applications telles que QuickBooks Online prennent en charge les intégrations avec plusieurs processeurs de paiement tels que PayPal, Stripe, etc.

Comptes professionnels

Il est essentiel de relier les comptes professionnels à un logiciel de comptabilité réputé. De nombreuses entreprises ont plusieurs comptes.

• Carte de débit
• Carte de crédit
• comptes bancaires

L’intégration de tous les comptes ou leur liaison avec un logiciel de comptabilité automatisé facilite le suivi de toutes les transactions. Ainsi, les propriétaires d’entreprise peuvent avoir un aperçu clair des revenus et des dépenses de l’entreprise ou des employés. Cela rend les reçus physiques moins critiques et plus simples à gérer. Générer des notes de frais devient plus simple.

Reçus de dépenses professionnelles

L’intégration des comptes professionnels à une plateforme de comptabilité automatisée n’éliminera pas complètement les reçus. Mais avec les bons outils de comptabilité, les entreprises peuvent télécharger les données des reçus à la volée en les numérisant ou en prenant des photos.

De plus, le suivi des dépenses peut fonctionner avec des solutions de stockage cloud telles que Dropbox et Google Drive. D’autres applications sont plus avancées et peuvent extraire des informations des reçus numérisés pour les ajouter automatiquement à votre plateforme comptable.

Les fournisseurs de services

Les responsables du suivi des dépenses doivent parfois s’acquitter d’une tâche difficile. Par exemple, le suivi des dépenses des prestataires de services et d’autres coûts peut être un processus complexe. Cependant, la création de feuilles de calcul, même dans Google Sheets, peut faciliter l’extraction et le suivi des données.

Paie

Tous les outils de comptabilité et de tenue de livres ne sont pas égaux. Mais peu importe ce que vous utilisez, il devrait être suffisant pour gérer la paie.

Les solutions de comptabilité automatisées pour la gestion de la paie peuvent offrir une assistance supplémentaire par rapport à la saisie automatisée des données. Par exemple, certains outils logiciels prennent en compte les lois et réglementations. D’autres gèrent la paie différemment en fonction des secteurs, des récompenses, des impôts, etc.

Externalisation

Les outils d’automatisation n’impliquent pas toujours des solutions logicielles et matérielles. Parfois, l’automatisation vient de l’externalisation des tâches comptables vers des prestataires spécialisés. Encore une fois, les entreprises disposent de nombreuses options.

Par exemple, les entreprises peuvent confier leurs équipes internes à un expert externe. Le cabinet comptable externe peut utiliser les données pour compiler des rapports mensuels, trimestriels et annuels. Et cela peut très bien fonctionner lorsque vous utilisez un logiciel d’automatisation.

Des comptables et comptables tiers peuvent effectuer des audits. Les audits prennent beaucoup de temps et peuvent interrompre les opérations commerciales normales lorsqu’ils sont effectués en interne.

La mise en œuvre de l’automatisation logicielle est souvent difficile. L’embauche d’un prestataire de services spécialisé garantit le bon fonctionnement de tous les outils comptables. Des projections financières précises et des idées changeantes peuvent nécessiter une contribution extérieure.

De nombreuses tâches subalternes ou de grande valeur peuvent bénéficier d’une contribution appropriée. Et cela compte également pour l’automatisation en cas d’externalisation.

Comment Investies.fr peut vous aider

Il peut sembler que les logiciels d’automatisation se présentent sous plusieurs formes. Cela ne veut pas dire qu’il est difficile de trouver tous les outils nécessaires. La tenue de livres via Investies.fr permet aux propriétaires d’entreprise d’accéder à une riche suite logicielle.

Le service de comptabilité en ligne peut aider tout le monde, des travailleurs indépendants aux entreprises de taille moyenne. Il peut mettre les tâches répétitives en pilote automatique et automatiser de nombreuses activités quotidiennes. Les multiples intégrations d’applications et l’accessibilité en ligne peuvent prendre en charge le suivi des dépenses et des factures. Cela signifie que vos clients sont plus susceptibles de payer à temps.

De plus, l’interface intuitive et les processus simplifiés rendent Investies.fr facile à utiliser. Sa compatibilité mobile constitue un avantage encore plus important, notamment dans les environnements de travail hybrides. De la comptabilité de base à la facturation, en passant par les estimations et les rapports précis, Investies.fr est avant tout une question d’optimisation.

Points clés à retenir

La technologie moderne est loin de remplacer un cabinet d’expertise comptable ou une équipe financière interne. Cependant, la comptabilité automatisée constitue une excellente ressource. Son impact sur l’optimisation des flux de travail, la saisie des données et la catégorisation des transactions est essentiel.

L’automatisation de la comptabilité permet aux professionnels de la finance et aux autres employés de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Il désencombre le flux de travail et simplifie de nombreux processus métier. Lorsque les employés ne perdent pas de temps sur des tâches qui peuvent être automatisées, ils peuvent être plus productifs. Cela permet à chacun de travailler pour atteindre des objectifs commerciaux vitaux.

Un logiciel de comptabilité ne remplace pas la gestion des transactions, de la paie et d’autres tâches RH ou comptables. Il s’agit d’un ensemble d’outils qui permettent aux utilisateurs de travailler plus intelligemment, plus rapidement et mieux. Et avec le niveau de personnalisation pour diverses industries, il n’est pas difficile de trouver un logiciel adapté à vos préférences ou besoins personnels.

Questions fréquemment posées

Excel est-il utilisé pour la comptabilité ?

Excel est un tableur puissant, sans doute l’un des meilleurs du marché. Il fonctionne avec presque toutes les plates-formes et dispose de capacités informatiques et graphiques avancées. Il peut aider à suivre les dépenses et divers autres indicateurs financiers.

Qu’est-ce que la comptabilité IA ?

La comptabilité IA fait référence à l’utilisation d’un logiciel d’automatisation alimenté par des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser les données financières. Les outils de comptabilité et de comptabilité IA peuvent examiner les transactions, les dépenses, les ventes et les comptes et créer des documents fiscaux. Notez que la comptabilité IA est une technologie d’assistance. Les petites entreprises peuvent toujours avoir besoin d’une équipe comptable professionnelle.

Pourquoi l’automatisation est-elle un tournant positif pour les comptables ?

La tenue de livres et la comptabilité automatisées créent plus d’efficacité. Ils peuvent rationaliser les tâches répétitives et générer des données plus précises. L’automatisation aide les comptables et les teneurs de livres à gérer facilement des tâches plus complexes et aide les entreprises à améliorer leurs finances.

Quel est le logiciel de comptabilité le plus simple ?

Investies.fr est le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites et moyennes entreprises. Le service Web offre une accessibilité inégalée. De plus, ses fonctionnalités avancées de suivi et de reporting, ainsi que la contribution humaine, peuvent rationaliser les projections financières et les rapports fiscaux.