Conseils de tenue de livres : 15 choses que chaque petite entreprise doit savoir

Garder une trace des tâches de comptabilité en tant que propriétaire de petite entreprise peut être un défi. Vous devez connaître les tenants et les aboutissants de vos dépenses professionnelles ainsi que toutes vos finances personnelles et professionnelles.

Lorsque vous mettez en œuvre un système de comptabilité approprié, vous pouvez obtenir des registres à jour et précis, éviter les transactions manquantes et mieux contrôler votre compte d’épargne d’entreprise.

Cet article partage quelques conseils en matière de comptabilité qui pourraient vous être utiles en tant que propriétaire d’entreprise.

Dans cet article, nous aborderons :

Meilleurs conseils de tenue de livres pour les petites entreprises

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Meilleurs conseils de tenue de livres pour les petites entreprises

1. Séparez les services bancaires aux entreprises et aux particuliers

Vous pensez peut-être que combiner vos dépenses personnelles et professionnelles est une bonne idée. Cependant, la fusion de vos comptes bancaires professionnels et personnels vous causera très probablement des maux de tête le plus tôt possible.

Assurez-vous d’ouvrir un compte bancaire professionnel pour vos dépenses professionnelles et d’effectuer des transactions bancaires privées sur des comptes personnels.

Lorsque vous ouvrez un compte bancaire professionnel, vous pouvez également compter sur de nombreux avantages tels que :

• Respecter le budget de l’entreprise
• Organisation des dossiers comptables
• Maintenir les finances de l’entreprise en ordre

Pour les SARL ou les sociétés, un compte séparé pour les finances personnelles est indispensable.

2. Gardez une trace des paiements en espèces

Il est nécessaire de garder une trace de vos paiements en espèces si vous souhaitez avoir une comptabilité précise. Lorsque vous ne comptabilisez pas correctement vos transactions, cela peut vous mettre en danger, vous et l’ensemble de votre entreprise. L’IRS peut vous imposer une pénalité pour toute transaction manquée. La même chose peut se produire si vous ne catégorisez pas correctement vos transactions.

Heureusement, la plupart des logiciels de comptabilité et de comptabilité modernes disposent d’outils qui facilitent le suivi des flux de trésorerie.

3. Conservez vos reçus

Garder une trace des reçus peut sembler compliqué. Mais vous avez besoin des reçus pour la catégorisation des dépenses, de la documentation pour la prise en charge des déductions, et bien plus encore. De plus, des reçus bien documentés et organisés peuvent être d’une grande aide lors des audits.

Vous devez conserver les reçus de toutes les dépenses dépassant 75 €. L’IRS exige que vous le fassiez pendant 6 ans.

Il existe de nombreux systèmes en ligne pour numériser, gérer et organiser les reçus. Les meilleurs combinent les outils OCR et IA pour rendre votre saisie de données plus facile et moins sujette aux erreurs.

De plus, le temps nécessaire à l’organisation des reçus est beaucoup plus court. Tout ce que vous avez à faire est de numériser le papier, de vérifier les détails, puis de passer au suivant. L’important est de ne pas se précipiter dans l’achat du logiciel. Assurez-vous de lire les avis en ligne, de comparer les différentes options de tarification et de voir quelles fonctionnalités sont incluses dans le service.

4. Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

L’automatisation des activités peut être une bouée de sauvetage pour toute entreprise. En fait, c’est l’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre petite entreprise. Lorsque vous automatisez les tâches de comptabilité, vous aurez plus de temps à consacrer à la croissance réelle de votre entreprise.

Vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité comme Investies.fr pour enfin vous débarrasser des feuilles de calcul, du calcul manuel des chiffres, etc. Investies.fr convient aux propriétaires de petites entreprises, aux professionnels indépendants, aux indépendants et aux entreprises avec des employés.

Les fonctionnalités globales de ce logiciel robuste incluent :

• Factures professionnelles et relevés bancaires
• Importation facile des dépenses à partir de comptes bancaires et de reçus par courrier électronique
• Fonctionnalités de gestion de projet pour garder tout le monde sur la même longueur d’onde et attribuer des tâches de comptabilité
• Système de paiement automatisé pour un paiement plus facile des factures
• États de flux de trésorerie, rentabilité, états financiers mensuels et autres informations

5. Préparez un budget au moins trimestriel

Avoir une vue d’ensemble solide de votre comptabilité et de vos rapports comptables vous donne un bon point de départ pour les projections de flux de trésorerie pour les mois suivants. La première étape pour établir un budget solide consiste à prévoir les ventes.

Lorsque vous examinez les ventes indiquées dans vos rapports financiers au cours des derniers mois, vous pouvez avoir un aperçu de vos ventes futures. Il est bon de préparer le budget le plus à l’avance possible. Idéalement, vous devriez préparer votre budget au moins une fois par trimestre.

6. Comprendre les comptes de résultat et les bilans

Le compte de résultat permet de suivre les flux de trésorerie entrant et sortant de l’entreprise.

Les bilans montrent les actifs et les passifs de votre entreprise. N’oubliez pas que les actifs sont ce que votre entreprise possède et que les dettes sont ce qu’elle doit. Un bilan peut vous aider à décider si votre entreprise peut faire face à toutes ses obligations financières.

Les comptes de résultat présentent les dépenses et les revenus de l’entreprise par différents centres de profit catégorisés. Le plus souvent, les propriétaires d’entreprise rédigent des déclarations de revenus mensuelles.

Il est utile de créer des comptes de résultat car ils comparent les chiffres actuels au budget, mais également aux performances historiques de l’entreprise. Cela vous donne suffisamment de marge pour repérer les erreurs que vous devez corriger.

Lorsque vous examinez les états financiers, vous souhaitez rechercher des tendances. Il est important de comprendre les trajectoires et les tendances afin que vous puissiez apprendre à prendre des décisions commerciales plus éclairées à l’avenir.

Voici quelques tendances que vous pouvez suivre.

Changement de cycle dans l’entreprise

Il est important de comprendre les cycles de vie d’une entreprise. Vous devriez savoir où se trouve le vôtre en ce moment. Pour les entreprises en croissance, il est important de déterminer le meilleur moment pour tirer le meilleur parti des opportunités qui se présentent.

Saisonnalité

Les hausses et baisses annuelles des finances et du budget de l’entreprise aident à allouer suffisamment de ressources et à prendre les bonnes décisions.

Gonflement budgétaire

Il est important de faire une analyse détaillée pour éviter de passer à côté des signes indiquant que les dépenses s’accumulent. S’ils s’accentuent trop, il faudra peut-être beaucoup plus de temps pour les corriger et éviter des pertes à long terme.

Obligations au titre du service de la dette

Les obligations concernant le service de votre dette sont cruciales en termes de solvabilité et de crédit.

7. Soyez prêt à faire face à des dépenses importantes

N’oubliez pas d’économiser de l’argent pour les fournitures de bureau, l’inventaire, l’entretien et les réparations. Budgétisez votre entreprise pour l’avenir afin d’éviter tout stress et surprises inutiles.

8. Passez au sans papier grâce à la comptabilité basée sur le cloud

Un logiciel de comptabilité populaire comme Investies.fr offre toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour la comptabilité de toute entreprise. Vous pouvez rechercher des packages pour petites entreprises qui utilisent des modèles simples pour tous les documents financiers.

Grâce à la fonctionnalité basée sur le cloud, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n’importe où dans le monde et sur n’importe quel appareil.

9. Apprenez quand il est temps d’externaliser

Si vous êtes comme la plupart des propriétaires d’entreprise, vous portez plusieurs casquettes. Cependant, vous pourriez atteindre un point où aucun niveau d’enthousiasme ou de persévérance ne pourra vous aider. La tenue de livres est souvent le premier aspect de l’entreprise à en pâtir.

Vérifiez combien de temps vous consacrez à la comptabilité. Ne vous abstenez pas d’attribuer des valeurs monétaires à votre travail. Si le coût commence à se rapprocher du coût réel d’une comptabilité externalisée, il est temps d’envisager de vous alléger de la charge.

Il existe de nombreux types de services de comptabilité externalisés que vous pouvez embaucher. Des comptables locaux, des comptables internes et des comptables indépendants, pour n’en nommer que quelques-uns. Vous pouvez même embaucher un comptable virtuel pour effectuer toutes vos tâches de tenue de livres et de comptabilité tout en étant situé n’importe où dans le monde.

L’un des avantages des comptables virtuels est qu’ils proposent des prix inférieurs à ceux des comptables locaux. Ils ont également tendance à travailler selon des horaires plus flexibles.

La décision importante à prendre est de savoir quel type de comptable votre entreprise a besoin. Si vous préférez rencontrer le fournisseur de services en personne et ne pas compter sur les applications en ligne, les comptables locaux sont une meilleure option pour vous.

10. Connaissez vos coûts opérationnels

De nombreux propriétaires d’entreprise ne savent pas combien coûte l’exploitation de leur entreprise. Il est important de savoir combien chaque pièce a besoin pour fonctionner correctement. La compréhension permet d’identifier les lacunes, les écarts et d’autres problèmes qu’il est important de détecter rapidement. Sinon, vous risquez des pertes financières importantes.

Utilisez des outils pour vous aider à établir un budget et à gérer vos actifs afin de mieux superviser vos coûts opérationnels. Cela vous alerte également des écarts sur lesquels vous souhaitez vous concentrer.

Si vous constatez des tendances constantes ou si les coûts opérationnels augmentent, assurez-vous de mettre à jour votre budget.

11. Garder une trace des comptes clients

Les propriétaires d’entreprise sont souvent confrontés à des ruptures de trésorerie. La raison la plus courante de ces pannes est le retard de paiement. Un moyen sûr de protéger les flux de trésorerie consiste à suivre le temps nécessaire aux clients pour payer leurs factures.

Assurez-vous d’attribuer des dates d’échéance sur les factures. Vous pouvez définir des rappels de facture afin que vos clients se souviennent qu’ils vous paient dans les 30 jours suivant la livraison ou la réception.

12. N’oubliez pas vos dates limites fiscales

Le non-respect des délais fiscaux est la pire erreur de comptabilité que vous puissiez commettre. Les délais non respectés entraînent des amendes, des audits fastidieux et des pénalités. Les niveaux de stress associés au traitement des impôts à la dernière minute doivent être évités à tout prix.

Un conseil simple que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd’hui consiste à définir des rappels. Fixez une date suffisamment tôt chaque mois pour vous laisser le temps de préparer les documents. Il est également sage de mettre de l’argent de côté pour payer vos obligations fiscales.

13. Planifiez des activités de tenue de livres dans votre journée habituelle

La tenue de livres n’est pas une activité une fois par mois ou une fois par semaine. Planifiez vos tâches et activités de comptabilité en tâches plus petites et effectuez-les au cours de la semaine.

Décidez de la quantité de travail que vous pouvez effectuer vous-même et de la quantité que vous devez sous-traiter. Voici quelques exemples de tâches comptables essentielles et la fréquence à laquelle vous devez les effectuer :

• Émission des factures aux clients – une fois par semaine
• Enregistrement des paiements des clients – une fois par semaine
• Dépôt des paiements des clients à la banque – une fois par semaine
• Enregistrement des factures fournisseurs que vous recevez – une fois par semaine
• Enregistrement des modifications des cartes de crédit – une fois par semaine
• Émettre des chèques pour payer les fournisseurs – une fois par semaine
• Rapprocher les transactions de carte de crédit et de compte bancaire dans les relevés – une fois par mois
• Production des états financiers – une fois par mois
• Clôture des livres pour conserver d’autres écritures – une fois par mois

Les tâches hebdomadaires que vous pouvez assigner aux employés ou réaliser vous-même. Le paiement des factures et le paiement se font quotidiennement, ils peuvent donc être compliqués à sous-traiter. Mais les projets complexes comme le rapprochement de vos comptes et la clôture des livres devraient être réalisés par un professionnel.

14. Externalisez votre paie

La plupart des entreprises trouvent difficile la gestion de la masse salariale. Près de la moitié des petites entreprises externalisent la comptabilité des salaires. Vous pouvez obtenir une aide supplémentaire pour l’émission des chèques de paie, la retenue d’impôt des employés et la production des déclarations de revenus.

Vous pouvez trouver des fournisseurs de paie qui s’intègrent à différents logiciels de comptabilité pour la saisie automatique des données.

Encore une fois, si vous externalisez la paie, il est sage d’avoir un compte professionnel distinct que vous consacrerez uniquement à la paie. De cette façon, le fournisseur de paie n’aura pas accès à votre compte principal. De plus, vous pouvez vous assurer que votre compte de paie dispose de suffisamment d’argent même si le compte principal en souffre.

15. Envoyer les factures dans les 48 heures

Il est important d’envoyer les factures juste après la livraison des marchandises ou la prestation des services. Vous devriez le faire dans les 48 premières heures. Le client est plus susceptible de payer rapidement, étant donné que le service est frais dans son esprit.

Vous devriez envisager la facturation électronique pour rendre le processus plus facile et plus rapide. L’envoi d’une facture dans les 48 heures est une excellente pratique en matière de comptes clients pour booster le recouvrement. Ceci, à son tour, améliore la trésorerie.

Points clés à retenir

Les propriétaires de petites entreprises ont beaucoup de choses à penser. La tenue de livres est sans aucun doute un aspect important. Tenir les comptes et les registres comptables de l’entreprise en ordre, préparer la saison des impôts et s’assurer que les autres aspects des livres comptables d’une entreprise sont à jour peuvent devenir fastidieux une fois que votre entreprise commence à se développer.

Heureusement, grâce aux simples conseils de comptabilité contenus dans cet article, vous pouvez rationaliser l’ensemble du processus en quelques jours. Tant que vous automatisez les tâches et choisissez le système de comptabilité adapté à vos besoins spécifiques, vous pourrez facilement mettre en œuvre tous les conseils ci-dessus.

Questions fréquemment posées

Combien de temps devez-vous conserver les registres pour la comptabilité ?

Conservez des registres de vos transactions commerciales pendant 6 ans si vous ne déclarez pas de revenus et si les revenus représentent plus de 25 % de votre revenu brut déclaré. Si vous ne produisez pas de déclarations, conservez les dossiers indéfiniment. Il en va de même si vous produisez une déclaration frauduleuse.

Quelles sont les erreurs courantes en comptabilité ?

Les erreurs comptables courantes incluent la transposition de chiffres, la saisie de données dans le mauvais compte, l’ajout ou l’omission de chiffres ou de décimales, ou la duplication et l’omission d’entrées. Les conseils de comptabilité pour petites entreprises ci-dessus aident à minimiser ces erreurs.

Quel est le logiciel de comptabilité le plus simple à utiliser ?

Il existe de nombreux programmes simples à utiliser pour la comptabilité des petites entreprises. Investies.fr est l’un des programmes les plus appréciés et les plus simples pour des documents comptables précis, des services de comptable professionnel, et bien plus encore.

Que se passe-t-il si vous êtes audité et que vous n’avez pas de reçus ?

Si l’IRS constate que vous n’avez pas tous les reçus nécessaires à votre entreprise (à partir de 75 € et plus), vous pouvez être pénalisé. Ils peuvent refuser vos déductions pour les dépenses. En conséquence, vous pouvez bénéficier de déductions sur le revenu brut avant de calculer la tranche d’imposition.