Externaliser la comptabilité : 6 avantages, types et processus

Garder une trace des données financières d’une entreprise demande du temps, des efforts et de l’argent. Mais lorsque vous jouez bien vos cartes, vous pouvez économiser énormément sur ces trois facteurs. Vous pouvez embaucher un comptable indépendant pour différents services de CFO afin de vous assurer une tranquillité d’esprit. Voici tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité externalisée pour vous aider à démarrer et à rationaliser vos opérations quotidiennes.

Dans cet article, nous aborderons :

Qu’est-ce que la comptabilité externalisée ?

Pourquoi externaliser votre comptabilité ?

Quand dois-je externaliser ma comptabilité ?

Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

Types de services de tenue de livres externalisés

Comment externaliser la comptabilité

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la comptabilité externalisée ?

Un système de comptabilité solide est d’une importance vitale pour toute entreprise ou organisation. La tenue de livres va bien au-delà du simple suivi des transactions quotidiennes. Il s’agit également de budgétisation, de paie, de données financières et de déclaration de revenus.

Il est crucial de maintenir toutes ces données à jour sur le long terme. Cependant, cela peut s’avérer un processus fastidieux et long. De nombreux propriétaires d’entreprise embauchent des comptables internes à temps plein, mais ce n’est pas la solution la plus rentable.

Entrez dans les services de comptabilité externalisés.

Lorsque vous faites appel à un tiers externe, le processus n’inclut pas les dépenses d’embauche, de supervision et d’intégration.

Il existe 3 types d’organisations qui gèrent ce type de services.

Teneurs de livres indépendants

Vous pouvez trouver des comptables indépendants sur des sites Web indépendants et des sources similaires. Les comptables indépendants peuvent coûter cher, et pourtant la qualité peut varier considérablement d’un individu à l’autre.

Cabinets de comptabilité générale ou CPA

Les CPA et organisations similaires suivent les meilleures pratiques de l’industrie. Ils adhèrent à la plupart des procédures standard pour rester des prestataires de services de haute qualité.

Organisations de comptabilité offshore

Les sociétés comptables offshore sont situées en Inde et dans d’autres pays, où il coûte moins cher d’embaucher de tels prestataires de services. Cela permet aux comptables offshore d’offrir des frais de tenue de livres plus abordables.

Pourquoi externaliser votre comptabilité ?

• Plus d’intimité. Lorsque vous confiez la tenue de livres à une entreprise ou à un particulier de confiance, vous pouvez être assuré que vos états financiers et vos informations sont en sécurité.
• Évolutif. Lorsque vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous devez penser à de nombreuses dépenses. L’embauche de comptables externalisés vous permet d’économiser une bonne partie du budget que vous pouvez utiliser pour développer votre entreprise dans d’autres directions.
• Gestion et formation. Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas en mesure de former votre personnel interne pour effectuer des services de comptabilité à votre place. Lorsque vous travaillez avec un comptable compétent, celui-ci peut gérer de manière indépendante toutes les préparations fiscales, les règles et les méthodes de déclaration.
• Confiance accrue. Vous pouvez avoir confiance dans la continuité de vos activités et ne pas craindre de perdre votre expertise si un employé décide de quitter l’entreprise.
• Avoir des dossiers précis. Vous saurez que vos dossiers sont bien documentés, précis et préparés pour des audits potentiels.
• La comptabilité externalisée vous permet d’économiser du temps, des efforts et de l’argent précieux.

Quand dois-je externaliser ma comptabilité ?

Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les propriétaires d’entreprise externalisent leur comptabilité.

• Vos livres sont rarement à jour.
• La comptabilité DIY prend beaucoup plus de temps que vous ne le souhaiteriez.
• Vous manquez de services fiscaux et de radiations.
• Il est difficile de maîtriser ses flux de trésorerie.
• Vous avez des difficultés à suivre vos comptes créditeurs et clients et autres états financiers.
• Établir une estimation des paiements d’impôts est un problème trop important.
• Vous avez besoin d’états financiers plus précis.
• Vous pourriez avoir besoin d’une aide supplémentaire pour la gestion de vos stocks.
• Vous dirigez une start-up et souhaitez réduire les coûts.
• Votre entreprise a besoin d’une planification stratégique et de spécialistes financiers de haute qualité pour soutenir cette croissance.
• Un employé à temps plein travaillant dans un autre rôle passe trop de temps à résoudre vos besoins en matière de comptabilité.
• Un arrêt temporaire vous oblige à licencier le personnel comptable interne, mais vous souhaitez maintenir le processus comptable.

Les raisons ci-dessus ne sont pas les seuls signes indiquant que vous devriez externaliser votre comptabilité. En général, plus tôt vous commencerez à externaliser la comptabilité, plus vite vous en constaterez les avantages.

Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

Investies.fr est un logiciel de comptabilité destiné aux petites entreprises, aux indépendants, aux professionnels indépendants et aux entreprises avec des employés.

Certains services de comptabilité proposés par Investies.fr incluent :

• Facturation professionnelle
• Suivi des dépenses
• Suivi du temps
• Accompagnement de projet pour garder l’équipe sur la même longueur d’onde
• Options de paiement en ligne automatisées pour une facturation facile
• Des états financiers précis toute l’année
• Rapports pour le suivi quotidien des finances de l’entreprise et pendant la période des impôts
• Outils de comptabilité en partie double pour la rentabilité, la santé, les flux de trésorerie et d’autres aspects
• Application de comptabilité mobile pour suivre vos finances en déplacement

Investies.fr est livré avec 2 forfaits de base pour répondre aux besoins de différents types et tailles d’entreprises. Que vous soyez une petite entreprise ou une entreprise en croissance, vous pouvez bénéficier des meilleures fonctionnalités de Investies.fr sans vous ruiner.

De plus, vous avez accès à des frais de transaction par carte de crédit réduits, à des frais de transaction par débit préautorisé et à de nombreux autres avantages.

Types de services de tenue de livres externalisés

Plus tôt dans l’article, nous avons discuté de différentes manières d’externaliser la comptabilité. Voici un aperçu plus détaillé des 2 principales façons dont fonctionne la comptabilité externalisée.

Embaucher un comptable local

Vous pouvez embaucher des comptables locaux ou une équipe de comptabilité située à proximité de votre entreprise. Les principaux avantages d’une telle approche incluent la rencontre face à face avec le comptable, l’utilisation de dossiers physiques et le recours moindre aux systèmes de paiement et bancaires en ligne.

Pour un comptable local, vous pouvez vous adresser à des entreprises ou à des indépendants. Les comptables indépendants collaborent individuellement lorsqu’il s’agit de besoins en matière de tenue de livres et de comptabilité. Ils peuvent travailler en ligne, dans votre entreprise ou les deux.

Lorsque vous optez pour un cabinet de tenue de livres, vous obtenez des assurances supplémentaires non fournies par les comptables solo. Par exemple, une société de comptabilité peut embaucher des comptables professionnels certifiés. Et si votre comptable actuel doit prendre un congé, l’entreprise peut le remplacer par un autre comptable pour combler les lacunes.

Que rechercher chez les comptables locaux

Lorsque vous recherchez des sociétés de tenue de livres, optez pour celles qui donnent un accès immédiat et sécurisé aux rapports financiers. Ils doivent exploiter leur entreprise dans un logiciel de comptabilité que vous connaissez.

Vous devez faire confiance à votre prestataire de services de comptabilité. Ils traiteront vos informations financières, vos comptes bancaires, vos cartes de crédit, vos factures et autres documents importants.

Comptabilité virtuelle

Un service de comptabilité virtuelle fait référence à une gestion des livres sans papier. Avoir un comptable virtuel signifie que quelqu’un d’autre tient les livres en votre nom en ligne.

Vous pouvez considérer la comptabilité virtuelle comme une combinaison des meilleurs logiciels de comptabilité et de comptabilité traditionnelle. Les comptables virtuels gèrent vos livres et vos logiciels dans le but principal de surveiller vos finances.

Les comptables virtuels sont utiles si vous :

• Je préfère payer des frais forfaitaires pour les services de tenue de livres plutôt qu’un taux horaire.
• Sont habitués à opérer sur le Web et à utiliser les services bancaires en ligne.
• Préférez avoir une application mobile pour accéder à vos informations financières.
• Je préfère rencontrer le comptable en ligne plutôt qu’en personne.

Comment fonctionne la comptabilité virtuelle

Vous pouvez entrer en contact avec des comptables professionnels pour une comptabilité virtuelle via un compte en ligne. Le comptable virtuel télécharge vos dépenses via vos dossiers bancaires en ligne et votre processeur marchand, vous n’avez donc pas besoin d’envoyer d’enveloppes de reçus.

Lorsque vient le temps de payer vos impôts, un service de comptabilité en ligne peut vous proposer un montage financier de fin d’année. Cela comprendra tous les états financiers dont le comptable a besoin pour produire la déclaration de revenus des petites entreprises.

Comment externaliser la comptabilité

Prêt à externaliser votre comptabilité ? Voici un guide étape par étape.

Étape 1 – Préparer l’entreprise à l’externalisation

Assurez-vous que votre petite entreprise est prête à externaliser sa comptabilité. Vous pouvez commencer par évaluer dans quelle mesure l’externalisation vous aidera à atteindre vos objectifs commerciaux. Faites attention aux points les plus importants et documentez chaque étape du processus.

Étape 2 – Parcourez attentivement toutes les options

Il n’est pas toujours facile de trouver un service de comptabilité externalisé qui fonctionne. Examinez vos choix et recherchez une entreprise qui utilise un logiciel de comptabilité que vous connaissez, qui a des avis positifs de la part des utilisateurs et qui travaille dans le domaine depuis un certain temps déjà.

Toutes les sociétés d’externalisation ont des qualités uniques mais diffèrent à bien des égards. Il est préférable de créer une liste des avantages et des inconvénients des entreprises lors de l’externalisation de la comptabilité afin que vous sachiez que vous avez fait le meilleur choix.

Étape 3 – Interviewer le comptable

Lorsque vous trouvez une solution de comptabilité appropriée, assurez-vous d’interroger la personne avant de l’embaucher. La plupart des propriétaires d’entreprise concluent l’affaire immédiatement et oublient souvent certains détails importants, pour ensuite remarquer les inconvénients lorsqu’il est trop tard.

Étape 4 – Mettre le processus en ordre

Communiquez avec votre responsable de compte pour mettre en place des intégrations et connecter le logiciel de comptabilité, les comptes financiers, les relevés bancaires, les bilans et d’autres éléments que vous devrez partager avec votre comptable local, virtuel ou interne.

Étape 5 – Laissez le comptable faire la comptabilité

Une fois le système opérationnel, il est essentiel de permettre au nouveau comptable de faire son travail. Ne vous inquiétez pas des rapports financiers, des charges sociales, des tâches comptables ou de la comptabilité hors ligne ou en ligne. Vous avez fait votre choix, et il est maintenant temps de profiter du fait qu’un gestionnaire de compte et un comptable dédié fassent le travail à votre place.

Points clés à retenir

Les finances d’une entreprise ne doivent pas nécessairement être si lourdes à gérer. Lorsque vous externalisez votre comptabilité, vous vous enlevez beaucoup de poids. Vous pouvez embaucher un comptable indépendant, un comptable local ou un cabinet comptable pour répondre à vos besoins en matière de comptabilité.

Grâce aux nombreuses options disponibles, vous pouvez trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins et préférences spécifiques. Que vous ayez une petite entreprise, une entreprise en croissance ou une grande, vous pouvez trouver un comptable dédié à tous les types d’entreprises.

Un logiciel de comptabilité basé sur le cloud comme Investies.fr est un programme complet qui offre des services financiers robustes, fiables et rentables. Si vous en avez assez de tenir votre propre comptabilité, vous devriez envisager cette option.

Questions fréquemment posées

Combien coûte l’externalisation de la comptabilité ?

Le coût typique de l’externalisation de la tenue de livres, de la comptabilité et de services similaires varie de 500 € à 5 000 € par mois. Cette gamme de prix s’adresse aux propriétaires de petites entreprises. Il existe une énorme différence de prix en fonction de la complexité, du volume des transactions et de nombreux autres facteurs.

Que fait un comptable externalisé ?

Un comptable externalisé suit vos opérations commerciales quotidiennes et s’occupe des états financiers et des rapports essentiels. Cela inclut des documents tels que les bilans, les états des flux de trésorerie, les comptes de résultat et les dépenses mensuelles. Ils facilitent également le processus de déclaration de revenus. Les services sont les mêmes, que vous embauchiez un comptable interne local ou un comptable indépendant.