Facturation sans papier : est-ce mieux que la facture papier ?

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Le monde passe au numérique. Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent des processus de facturation qui reposent sur des documents imprimés et des factures papier. Mais ce n’est pas parce que ces processus sont traditionnels qu’ils conviennent à un bureau moderne. Si vous en avez assez des classeurs qui débordent, vous devriez en apprendre davantage sur la facturation sans papier.

Passer à la facturation dématérialisée présente de nombreux avantages pour votre organisation. Ici, vous apprendrez de quoi il s’agit et comment en profiter pleinement.

Table des matières

Qu’est-ce que la facturation sans papier ?

Comment fonctionne un système de traitement des factures sans papier ?

Factures papier vs factures sans papier

Avantages et inconvénients de la facturation sans papier

Étapes de conversion vers une solution de traitement des factures sans papier

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la facturation sans papier ?

La facturation sans papier est une approche moderne, agile et pratique du traitement des paiements entrants. Il s’agit de passer d’un format papier à un format numérique. Les factures en ligne présentent de nombreux avantages qui conduisent à une efficacité accrue puisqu’il y a moins de saisie manuelle des données.

Si vous souhaitez profiter de la facturation dématérialisée, vous avez besoin d’un logiciel de facturation. Cela vous permettra de créer des factures électroniques, de suivre le statut des factures, de recevoir les factures entrantes, et bien plus encore.

Comment fonctionne un système de traitement des factures sans papier ?

La facturation sans papier peut paraître compliquée, mais c’est en réalité simple. Au lieu d’imprimer chaque document et facture, vous pouvez tout faire numériquement. Le programme de facturation pour lequel vous optez agit comme un logiciel d’automatisation, vous permettant de gagner du temps sur la saisie de toutes les données. Vous n’êtes pas obligé de saisir de nouvelles informations pour chaque facture que vous créez. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez créer des modèles et compléter des factures en un rien de temps.

Grâce à cela, vous pouvez automatiser une grande partie du processus de facturation et garantir le bon fonctionnement de votre système de facturation.

Si vous souhaitez profiter des nombreux avantages offerts par la facturation sans papier, vous devez sélectionner le bon programme de facturation. Optez toujours pour une solution fiable comme le logiciel de facturation Investies.fr, qui offre un large éventail de fonctionnalités pour les entreprises de tous types et de toutes tailles.

La fonctionnalité de facturation de ce programme vous permet de créer des modèles de facture en quelques minutes seulement. De plus, il vous permet également de suivre les paiements en ligne, de définir des rappels, d’ajouter une date d’échéance de facture, de facturer des frais de retard et de basculer rapidement entre les devises. Vous pouvez également suivre facilement l’état actuel de chacune de vos factures, mettre à jour les informations et effectuer un suivi auprès des clients. En termes simples, Investies.fr vous permet d’automatiser autant de processus de facturation que vous le souhaitez. Grâce à cela, vous pouvez aider votre équipe AP à se concentrer sur d’autres tâches importantes.

Factures papier vs factures sans papier

Nous passerons ici en revue les facteurs clés qui distinguent ces deux éléments pour vous aider à comprendre les avantages du passage aux factures électroniques.

La différence la plus évidente entre les factures papier et dématérialisées réside dans leur forme. Les factures papier sont physiques, tandis que les factures dématérialisées ont un format numérique. Le papier occupe de l’espace de stockage au bureau, tandis que les documents numériques peuvent être conservés dans des solutions ou des programmes basés sur le cloud. Cela signifie également que les factures numériques sont plus difficiles à égarer, alors que ce n’est pas le cas des factures papier.

Une autre différence significative entre les deux est le temps nécessaire à leur création. La création de factures papier peut prendre énormément de temps, surtout si vous avez un grand nombre de clients. En revanche, la création numérique de documents est assez rapide car vous pouvez enregistrer des modèles.

Il existe également une différence importante lorsqu’il s’agit de modifier les factures. Puisqu’elles sont sous forme physique, les factures papier ne peuvent pas être modifiées. La modification des factures dématérialisées est très simple, vous pouvez donc rapidement corriger toute erreur ou mettre à jour les informations.

Enfin, le processus de facturation dématérialisé est idéal pour les personnes travaillant à distance. L’équipe des comptes créditeurs (AP) peut suivre toutes les données de facturation dans le confort de son domicile ou de tout autre endroit.

Comme vous pouvez le constater, les factures dématérialisées constituent une meilleure option pour la plupart des entreprises. Mais passer à ce système peut s’avérer difficile. Heureusement, des programmes de comptabilité comme Investies.fr peuvent rendre le processus beaucoup plus facile.

Le programme vous permet de créer et d’enregistrer des modèles de facture que vous pouvez utiliser pour différents clients. Vous pouvez pratiquer et améliorer vos compétences et concevoir une facture professionnelle qui crée une bonne impression auprès de vos clients.

Avantages et inconvénients de la facturation sans papier

Voici les principaux avantages et inconvénients de la facturation sans papier.

Avantages :

  • Efficacité du temps – Vous pouvez créer et envoyer des factures beaucoup plus rapidement. Cela améliore les relations avec les clients et permet aux services AP de se concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.
  • Rentabilité – Avec un bon programme de facturation, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches, réduire le risque d’erreur humaine et économiser de l’argent dans le processus.
  • Respect de l’environnement – ​​De nombreuses entreprises font tout ce qu’elles peuvent pour réduire leur impact environnemental. L’une des meilleures façons d’y parvenir est de passer aux factures numériques.
  • Approbations et paiements de factures plus rapides – Grâce au logiciel de comptabilité fournisseurs numérique, vous pouvez être payé plus rapidement. En effet, la facture met moins de temps à parvenir à votre client et les escomptes de paiement à vous parvenir.
  • Méthodes de paiement en ligne – Au lieu d’attendre les chèques, vos clients peuvent payer en ligne. Grâce à cela, l’argent vous parviendra plus rapidement.
  • Large gamme d’options – La création, l’envoi et la gestion de fichiers numériques sont rapides et faciles avec le bon programme. Vous pouvez créer des modèles de facture, ajouter des notes numériques et envoyer des factures où que vous soyez. Un système automatisé bien conçu peut faire des merveilles pour votre entreprise.

Désavantages:

  • Exigences de connexion Internet – Si vous souhaitez profiter de votre programme de facturation, vous avez besoin d’une connexion Internet stable. Cela peut poser problème si certains de vos clients préfèrent faire les choses à l’ancienne.
  • Les filtres anti-spam peuvent bloquer une facture – Si vous envoyez une facture à votre client par e-mail, leurs filtres anti-spam peuvent la bloquer par accident. Cela pourrait entraîner des problèmes de paiement, des frais de retard et des délais non respectés.
  • Un autre mot de passe à retenir – La gestion des mots de passe à l’ère numérique peut s’avérer difficile pour certaines personnes.

Étapes de conversion vers une solution de traitement des factures sans papier

Si vous souhaitez passer des factures papier à la facturation dématérialisée, voici ce que vous devez faire :

  1. Créer un plan

Un bureau sans papier est un bureau efficace. Si vous souhaitez abandonner les documents papier, vous devez vous assurer d’impliquer toute votre équipe dans le processus d’approbation. Discutez de vos options et élaborez un plan.

  1. Choisissez un logiciel

Les programmes de facturation comme Investies.fr vous permettent de gérer le processus de facturation sans effort. Le programme est facile à utiliser, polyvalent et dispose d’un processus d’inscription simple. Tout ce que vous avez à faire est de créer un compte et de choisir votre forfait.

  1. Numériser la paperasse

La numérisation de votre système de facturation peut être un défi. Mais avec la bonne organisation, vous pouvez passer de la facturation papier au numérique en un rien de temps. Une fois passé au numérique, vous gérerez vos bons de commande plus efficacement et bénéficierez d’un processus d’approbation des factures plus rapide.

  1. Suivre l’état de la facture

Avec le bon programme, vous pouvez créer un modèle pour chaque document de facturation et suivre son statut.

  1. Donnez la priorité à votre système numérique

Une fois que vous aurez adopté le nouveau système de facturation, vous devrez vous y tenir. Cela signifie que vous devrez peut-être former vos employés et vos clients.

Points clés à retenir

La numérisation de votre processus de comptabilité fournisseurs présente de nombreux avantages, allant de processus d’approbation de facture plus rapides à une facilité d’utilisation et un gain de temps. Avec le bon logiciel d’automatisation AP, vous pouvez gérer facilement chaque bon de commande et chaque paiement, quel que soit votre emplacement.

Investies.fr peut vous aider à adopter un système de facturation numérique sans difficulté et à profiter de ses nombreux avantages.

FAQ sur la facturation sans papier

Qu’est-ce que l’automatisation sans papier ?

L’automatisation sans papier va au-delà du service AP. Cela implique que l’ensemble de l’entreprise passe aux documents numériques. Cela rend tous les processus papier plus efficaces, plus rentables et plus rationalisés.

Vaut-il mieux se passer du papier ?

Oui. En passant au numérique, vous améliorerez votre efficacité, économiserez du temps et de l’argent et bénéficierez de délais de paiement plus rapides.

Quelle est la meilleure façon de se passer du papier ?

Le meilleur moyen est de trouver un programme de haute qualité comme Investies.fr qui offre un large éventail d’options de facturation.