Facture impayée : ce qu’elles sont et conseils pour les gérer

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Une facture est un document envoyé à un client par une entreprise pour détailler les produits et services achetés et livrés. La facture établit les obligations de paiement, précise le mode de paiement et précise les éventuelles échéances.

Les factures sont utilisées dans d’innombrables secteurs et professions, des indépendants aux grosses commandes de fabrication. Malheureusement, les deux extrémités du spectre risquent de se retrouver avec une facture impayée et impayée.

Dans cet article, nous aborderons tout sur ce sujet, notamment :

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Comment gérer les factures impayées

Conseils pour éviter les retards de paiement

La différence entre une facture impayée et une facture en souffrance

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Une facture est un avis officiel qu’une entreprise envoie pour demander le paiement à un client en échange de biens ou de services. Si une facture a été envoyée à un client mais n’a pas été payée, elle est considérée comme une facture impayée.
Les autres conditions pour les factures impayées incluent les factures impayées et les factures ouvertes. Cependant, elles sont légèrement différentes des factures en souffrance ou en retard, qui font référence à des paiements impayés après la date d’échéance. Nous reviendrons plus en profondeur sur ce sujet plus tard.

Comment gérer les factures impayées

Que vous soyez un entrepreneur indépendant ou une grande entreprise, une facture impayée peut être un véritable casse-tête. Ils perturbent la trésorerie de votre entreprise et peuvent vous mettre dans une position délicate du point de vue de la relation client.

Alors, comment gérer une facture impayée avec tact et respect tout en étant payé ? Voici quatre stratégies :

  1. Inclure des frais de retard

Exiger de l’argent pour les paiements en retard est un excellent moyen d’encourager le paiement dans les délais de vos factures. Cependant, vous devez avoir une politique de frais de retard clairement énoncée dans vos conditions de paiement au début de la vente. Demandez à vos clients de signer un accord avant de leur fournir quoi que ce soit, en vous assurant qu’ils comprennent dès le départ les conditions de paiement.

Rendez vos frais de retard faciles à repérer et à lire sur la facture elle-même. Certaines entreprises peuvent indiquer un pourcentage, mais pourquoi ne pas faire le calcul pour votre client pour encore plus de clarté ? Vous pouvez le formater aussi simplement que ceci :

Total dû avant le 1er août : 200 €

Total dû après le 1er août : 220 €

Lorsqu’un client entre dans la zone des frais de retard, vous pouvez l’appeler et lui proposer de renoncer aux frais s’il paie immédiatement. Offrir un délai de grâce pour la première fois est un excellent moyen de rester en bons termes avec le client en cas de simple erreur de sa part.

Cette étape est encore plus facile avec Investies.fr ! Lorsque vous facturez avec Investies.fr, vous pouvez choisir de facturer automatiquement des frais de retard (soit un taux forfaitaire, soit un pourcentage) sur les factures en souffrance.

  1. Notifications et rappels réguliers

Si la facture d’un client est impayée et menace d’être en souffrance, vous devez contacter directement le client. La meilleure façon de le faire est par lettre ou par courrier électronique plutôt que par téléphone, du moins pour commencer.

Dans votre note, écrivez sur un ton poli. Indiquez votre numéro de facture et la date d’échéance, et renseignez-vous sur la date à laquelle vous pouvez vous attendre au paiement. En général, soyez bref et précis.

Si vous envoyez un message et que vous n’avez toujours pas reçu de réponse ou reçu de paiement après quelques jours, il est temps d’appeler votre client. Encore une fois, concentrez-vous sur le fait d’être amical, professionnel et précis. Il y a de fortes chances que votre client ait simplement oublié de traiter la facture.

Lorsque vous créez une facture avec Investies.fr, vous pouvez envoyer des e-mails de rappel automatiques à tout moment après l’envoi de la facture, garantissant ainsi que votre paiement ne sera pas perdu lors du mélange. Essayez-le gratuitement ici.

  1. Envoyer une facture en retard

Parfois, un client occupé a simplement besoin d’un rappel plus évident pour vous payer. Un moyen efficace de le faire visuellement pourrait consister à envoyer une facture « en retard ».

Imprimez ou préparez à nouveau numériquement la même facture, en ajoutant un tampon ou un filigrane « en retard » sur la page. Si des frais de retard s’appliquent, comme indiqué dans votre accord initial, incluez-les également sur la facture en souffrance. Vous pouvez également envoyer la facture originale dans un email de demande de paiement, avec ou sans le filigrane « en retard ».

  1. Utiliser des agents de recouvrement

Si tout le reste échoue, il est peut-être temps de faire appel à des agents de recouvrement pour récupérer le paiement qui vous est dû. Il s’agit d’une tactique relativement agressive qui pourrait nuire à votre relation avec le client. Cependant, vous ne devez faire appel à des agences de recouvrement que lorsque le client ignore ou refuse catégoriquement vos demandes de paiement et que la relation n’est probablement plus un problème.

Si vous envisagez de faire appel à des agents de recouvrement, assurez-vous que la facture vaut réellement la peine d’être recouvrée. Bien que les agents de recouvrement n’exigent pas de paiement initial, ils prélèvent en moyenne 25 % du montant final qui vous sera payé. Cependant, le prix en vaut la peine pour que certains puissent profiter de cet ensemble de compétences uniques : assurez-vous simplement d’envisager d’abord toutes les autres options.

Conseils pour éviter les retards de paiement

Même si la facture d’un client n’est pas encore en retard, il est souvent frustrant d’attendre des jours ou des semaines avant d’être payée. Alors, comment allez-vous éviter ce problème gênant ? Voici cinq conseils :

Suivre les factures

Tout d’abord, il est essentiel que vous restiez organisé et sur la bonne voie lorsqu’il s’agit de votre facturation. Conservez une liste de toutes les factures impayées dans une feuille de calcul (ou avec un outil de facturation pratique comme Investies.fr), ainsi que des informations sur la date de réception et la date d’échéance. Le suivi des paiements empêche les factures ou les frais de retard de passer entre les mailles du filet.

Établir une politique de paiement

Si vous souhaitez facturer des intérêts ou des frais forfaitaires sur les factures en souffrance et les paiements en retard, vous devrez établir votre politique et obtenir le consentement de votre client avant de commencer les travaux. Demandez à vos clients de signer votre police en l’incluant dans votre déclaration de travail ou autre accord de travail, et incluez-la à nouveau sur votre facture initiale afin de rester transparent.

Prenez un pourcentage à l’avance

Si vous craignez que des clients tentent d’agir de manière malhonnête en ne payant pas vos biens ou services, cela vaut peut-être la peine de demander un dépôt à l’avance. Bien que cela ne soit pas habituel dans tous les secteurs, c’est un bon moyen de déterminer quels clients sont sérieux. Cela tend également à s’accompagner d’un comportement plus professionnel concernant les factures et le paiement rapide.

Autoriser les paiements récurrents ou les plans de paiement

Parfois, un client ne peut pas payer la totalité du solde à la date d’échéance, ce qui signifie qu’il ne paiera probablement pas du tout. Cependant, vous avez toujours la possibilité de mettre en place des échéanciers de paiement ou des paiements récurrents avec vos clients. Cela leur permet de payer en plusieurs fois, ce qui rend la tâche plus facile à gérer pour eux et vous fournit des flux de trésorerie.

Un échéancier de paiement est un excellent moyen de recevoir votre argent tout en restant aimable envers vos clients. Et même si l’organisation manuelle peut demander beaucoup de travail, des outils tels que la fonction Investies.fr Payment Schedule simplifient les choses.

Les échéanciers de paiement dans Investies.fr vous permettent de créer un plan de paiement pour vos clients afin qu’ils puissent payer leurs factures en plusieurs versements et partiels aux dates de votre choix. Cela vous évite de créer plusieurs factures ou de modifier continuellement une facture existante chaque fois qu’un nouveau paiement est dû.

Utiliser un logiciel de comptabilité

En général, les logiciels de comptabilité modernes ont rendu l’ensemble du processus de facturation et de facturation des frais de retard beaucoup plus simple pour les entreprises. Investies.fr dispose d’une fonction de tableau de bord intégrée et facile à utiliser pour suivre les factures impayées, garantissant ainsi que vous êtes toujours en mesure d’être payé rapidement.

La différence entre une facture impayée et une facture en souffrance

Une facture impayée est une facture qu’un client n’a pas encore payée mais qui n’a pas encore dépassé la date d’échéance. Le service des comptes créditeurs du client suivra toutes les factures impayées et planifiera leur paiement. Le service des comptes créditeurs reçoit les factures, en vérifie l’exactitude, demande l’approbation de la direction et les enregistre dans son système comptable préféré. Pour garantir le paiement en temps opportun des fournisseurs, les services des comptes créditeurs établissent souvent un calendrier.

Une facture en souffrance est une facture qu’une entreprise n’a pas encore payée et qui a dépassé la date d’échéance. Le non-paiement de la facture à la date d’échéance entraîne une facture en souffrance. Ces factures peuvent comporter une pénalité de retard que les clients doivent payer en totalité avec le total initialement facturé. Les paiements en souffrance apparaissent généralement sur le rapport des comptes créditeurs d’une entreprise et apparaissent souvent en haut. Ils peuvent également indiquer depuis combien de jours un paiement est en retard.

Points clés à retenir

Une grande partie de cette réflexion est consacrée au traitement respectueux mais efficace des factures en retard. Il existe plusieurs approches différentes pour gérer une facture impayée, des frais aux appels téléphoniques en passant par les rappels amicaux. Ces méthodes de contact sont d’excellents moyens de gérer les paiements en retard lorsqu’elles sont utilisées correctement et avec discrétion.

Si vous cherchez un moyen d’être payé plus rapidement, de gérer facilement le processus de facturation et de rester en règle avec vos clients tout en le faisant, des outils modernes sont indispensables. Avec une suite complète de services de facturation, Investies.fr peut vous aider à rester organisé et à rester en contact avec vos clients, garantissant ainsi la stabilité de vos revenus.

Pour en savoir plus sur Investies.fr et l’essayer gratuitement, consultez notre page de fonctionnalités.

FAQ sur les factures impayées

Vous avez encore des questions sur le traitement des factures en retard ? Voici quelques-uns des points de discussion les plus fréquents sur ce sujet et leurs réponses.

Les factures impayées expirent-elles ?

Tant qu’une entreprise a fourni un travail satisfaisant à un client comme convenu, elle a le droit légal d’exiger un paiement impayé (et tous les frais de retard associés). Il existe cependant une limite à ce droit : aux États-Unis, vous ne pouvez considérer la facture impayée que depuis six ans. Si le montant reste impayé par la suite, votre seule option est une action en justice.

Comment puis-je être payé pour une facture impayée ?

Il existe plusieurs façons d’être payé pour une facture impayée. Vous pouvez contacter le client par courrier, e-mail ou téléphone avec une facture en souffrance mise à jour ou adopter une approche plus agressive avec les agents de recouvrement ou les avocats.

Puis-je vendre mes factures impayées ?

Si vous avez besoin de liquidités rapidement et que vos clients ne paient pas leurs factures en souffrance, vous pouvez adopter une approche différente : les vendre à des collectionneurs dans le cadre d’une pratique appelée affacturage. Même si vous gagnerez moins en faisant cela que si vous aviez été payé directement, c’est un excellent moyen d’obtenir une partie de ce qui vous est dû et de continuer votre vie.

Que se passe-t-il lorsqu’une facture est en souffrance ?

Chaque entreprise ou entrepreneur a ses propres conditions de paiement et sa propre politique concernant les factures en souffrance. Cependant, il est courant de constater des frais de retard, sous forme de taux forfaitaire ou de frais basés sur un pourcentage, sur les factures en retard.