Gestion des factures : définition et avantages

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Avez-vous actuellement un processus de gestion des factures ? La mise en œuvre d’un système de gestion des factures peut vous rendre la vie beaucoup plus facile. Pourquoi? Parce qu’il peut être difficile de rester au courant de différents domaines. Il peut s’agir de paiements en double, de dossiers d’entreprise et de factures papier. De plus, la saisie manuelle des données et l’approbation des factures peuvent prendre beaucoup de temps.

La gestion des factures vous facilitera la vie. De plus, cela rendra les choses plus efficaces pour votre service des comptes créditeurs. Mais par où commencer en matière d’automatisation des factures ? Il existe de nombreux outils de gestion des factures pour vous aider à approuver les factures et à payer les factures des fournisseurs.

Continuez à lire pour tout savoir sur les avantages de la gestion des factures. Nous expliquerons également son fonctionnement, son importance et bien plus encore !

Table des matières

Qu’est-ce que la gestion des factures ?

Importance de la gestion des factures

Failles de la gestion traditionnelle des factures

À quoi devrait ressembler un processus de facturation moderne

Avantages de la gestion automatisée des factures

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la gestion des factures ?

La gestion des factures est utilisée par les entreprises pour suivre et régler les factures fournisseurs. C’est ce qu’on appelle également le traitement des factures. La version la plus simple consiste à recevoir une facture d’un tiers et à confirmer sa légitimité. Ensuite, vous payez le fournisseur et enregistrez le paiement dans les registres de l’entreprise.

En fin de compte, cela ne semble pas trop difficile. Cependant, plusieurs parties sont souvent impliquées. Cela signifie qu’il y a encore plus de possibilités et de risques d’erreur. Par exemple, les factures sont envoyées au client qui utilise le service. Ils sont souvent l’interlocuteur au sein de l’entreprise. Cette facture doit être transmise car cette personne n’est pas souvent membre de l’équipe financière. Il est également peu probable qu’ils soient commis aux comptes créditeurs.

Importance de la gestion des factures

La gestion des factures est une fonction commerciale interne cruciale impliquée dans les procédures d’approvisionnement. Il comprend l’administration et le traitement des factures des fournisseurs et des fournisseurs. La gestion des factures est la procédure par laquelle les entreprises reçoivent une facture d’un fournisseur. Ensuite, ils confirment sa validité, paient le fournisseur et enregistrent le paiement.

La rentabilité d’une entreprise peut être affectée autant par une bonne gestion des factures et par les paiements ponctuels des fournisseurs que par les revenus. La plupart des goulots d’étranglement des processus de facturation conventionnels sont éliminés en automatisant tout.

Le processus d’achat devient entièrement plus rationalisé. De plus, le processus de facturation est plus transparent et permet d’économiser du temps et de l’argent. De plus, la productivité des employés augmente et les relations avec les fournisseurs sont renforcées. L’automatisation de la gestion de vos factures peut faire une énorme différence dans vos opérations quotidiennes.

Investies.fr offre une solution incroyablement puissante dont vous pouvez bénéficier. Vous et votre équipe pouvez suivre le temps passé sur les projets dans Investies.fr. Ces projets sont confiés à des clients spécifiques et vous pouvez facilement facturer vos clients en utilisant le temps suivi.

L’un des meilleurs aspects est que vous pouvez rassembler tout le temps non facturé d’un ou plusieurs projets que vous, vos sous-traitants et vos employés avez suivis. Ensuite, vous pouvez tout mettre sur une seule facture. Cela désigne en outre ces entrées de temps comme étant automatiquement facturées. Vous pouvez facturer toutes les dépenses non facturées associées aux projets ou à votre client en même temps que vous créez une facture.

Dans les grandes entreprises bien établies, la procédure de comptabilité fournisseurs inclut fréquemment la gestion des factures. Le rôle des comptes créditeurs est de garantir que les fournisseurs soient payés et que vous receviez les fournitures et les services dont votre entreprise a besoin pour réussir.

Les équipes chargées des comptes créditeurs collaborent avec d’autres membres du personnel pour s’assurer qu’elles disposent de ce dont elles ont besoin. Cela peut être extrêmement important car l’ensemble du processus de facturation peut comporter de nombreux éléments mobiles. Cela peut s’appliquer aux équipements, aux logiciels et même aux entrepreneurs et consultants indépendants. Tout cela est accompagné de factures qui doivent être payées.

Failles de la gestion traditionnelle des factures

Dans la plupart des entreprises, la gestion des factures relève de la comptabilité fournisseurs. Un ou deux employés gèrent toutes les tâches impliquées dans le flux de travail de gestion des factures dans les petites entreprises.

Ils acceptent la facture du fournisseur puis l’examinent pour s’assurer qu’elle est exacte. Ensuite, ils approuvent le paiement et paient la facture à des fins historiques. Bien que ce processus semble simple, des tâches supplémentaires sont liées. Ceux-ci peuvent inclure :

  • Fournir un support pour une variété de méthodes de paiement
  • Enregistrement, validation et mise à jour des enregistrements des fournisseurs
  • Conversion de devises
  • Rapprochement des paiements
  • Déclaration fiscale
  • Collecte des formulaires fiscaux

De plus, la gestion des factures peut devenir encore plus difficile puisqu’il existe différents types de factures. Il existe différents documents, tels que :

  • La facture standard
  • Notes de crédit
  • Factures pro forma
  • Feuilles de temps
  • Factures intermédiaires
  • Et plus

Celles-ci sont toutes classées comme factures en fonction de la compétence commerciale et du style de travail. En conséquence, chaque entreprise doit disposer d’un processus organisé et complet de traitement des factures. La gestion manuelle devient de plus en plus difficile à mesure que la taille de l’entreprise augmente.

La gestion traditionnelle des factures peut être un travail long et fastidieux. Cela ouvre la porte à un risque plus élevé d’erreurs et d’erreurs. De plus, il peut y avoir des retards importants, voire des pénalités financières, en plus d’un manque de conformité et de contrôle.

À quoi devraient ressembler les processus de facturation modernes

La plupart des entreprises sont passées à l’automatisation de leurs factures, et cela ne fera que devenir la norme à l’avenir. L’automatisation de l’ensemble du flux de traitement des factures peut rendre le processus des comptes créditeurs efficace. Il existe cependant quelques domaines principaux sur lesquels il convient de se concentrer.

  • Réception des factures fournisseurs et des bons de commande. En règle générale, les factures sont reçues sous différents formats. Par exemple, il peut s’agir de copies papier, de formulaires en ligne et de pièces jointes à des courriers électroniques. La première étape de la gestion des factures est la détection automatique des factures électroniques. Ensuite, vous pouvez extraire les données de ces factures.
  • Extraire des données et les saisir dans les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Une extraction précise des données est cruciale. En effet, chaque facture contient des informations destinées à la comptabilité et à la prise de décision commerciale interne. Les informations obtenues à partir des factures sont ensuite généralement transférées vers l’ERP de l’entreprise. Ainsi qu’aux plateformes de comptabilité ou d’analyse de données pour un traitement ultérieur.
  • Effectuer des paiements numériques. L’automatisation permet de choisir les conditions et délais de paiement idéaux pour payer les fournisseurs. La transparence de la responsabilité des entreprises et des conditions de paiement permet de modifier le calendrier de paiement. Au final, vous pouvez bénéficier de remises pour paiement anticipé tout en retardant le paiement jusqu’à la date d’échéance.
  • Validation automatisée à trois voies. La validation automatisée à trois voies compare et met automatiquement en correspondance les enregistrements. Il le fait avant de décider s’il doit approuver la transaction, signaler des erreurs ou lever des exceptions.

Avantages de la gestion automatisée des factures

Presque partout dans l’entreprise, l’automatisation peut contribuer à améliorer les processus. Et cela peut vous sauver la vie pour les tâches qui sont généralement effectuées manuellement, comme le traitement des factures. Voici quelques-uns des principaux avantages de la gestion automatisée des factures.

  • Traitement régulier et rapide des factures
  • Élimination des retards de paiement et des problèmes associés. Cela inclut les pauses de travail et les relations avec les fournisseurs menacées, ainsi que la prévention des erreurs et des pertes de données.
  • Déplacement du travail vers des tâches plus lucratives
  • Préservation du mouvement de la chaîne d’approvisionnement
  • La prévention de la fraude
  • Gains de coûts et de temps
  • Meilleur contrôle, visibilité et conformité
  • Responsabilité environnementale et réduction du fouillis de papier
  • Gestion et stockage améliorés des documents

Points clés à retenir

Trouver les bonnes solutions de facturation pour notre équipe des comptes créditeurs ne doit pas nécessairement être un défi. Investies.fr offre un excellent choix pour votre logiciel de comptabilité et vos flux de travail d’approbation. Vous pouvez économiser de l’argent, disposer de meilleurs contrôles internes et utiliser une seule plateforme pour payer les fournisseurs.

La gestion des factures fera une grande différence en ce qui concerne le traitement de vos factures et la manière dont vous les envoyez. Vous pouvez rester au courant des retards de paiement, éviter les erreurs humaines et payer les fournisseurs à temps.

FAQ sur la gestion des factures

Comment réduire les erreurs de facturation ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation automatisée est l’un des meilleurs moyens de réduire les erreurs de facturation. Investies.fr propose une solution facile à utiliser qui peut vous aider à rationaliser vos processus de facturation.

Quelles sont les cinq utilisations d’une facture ?

Les factures aident à suivre les ventes et les stocks. Les factures aident également à prévoir les données historiques et à fournir des enregistrements pour la déclaration de revenus. De plus, les factures détaillent et enregistrent les transactions commerciales.

Que doit contenir une bonne facture ?

Une bonne facture doit inclure un numéro de facture ainsi que le nom et l’adresse de votre entreprise et de celle du client. Il doit également inclure une description de ce qui a été fourni, la date et le montant total à payer.