Grand livre de paie : comment utiliser et créer un grand livre de paie

Dans le guide d’aujourd’hui, nous verrons comment créer un registre de paie simple qui vous aidera à suivre les finances de votre entreprise.

Une comptabilité des salaires efficace est compliquée. C’est l’un des aspects les plus difficiles de la comptabilité des petites entreprises. Faites-nous confiance, nous sommes des experts en comptabilité !

Un livre de paie de vos entrées de paie simplifie les choses s’il est fait correctement. Dans le guide d’aujourd’hui, nous parlerons des livres de paie. Qu’est-ce qu’ils sont, comment les utiliser et comment en fabriquer un.

Voici ce que nous allons couvrir :

Qu’est-ce qu’un registre de paie ?

Pourquoi avez-vous besoin d’un livre de paie ?

Comment utiliser un registre de paie ?

Qu’est-ce qu’une écriture au journal de paie ?

Comment créer un grand livre de paie de base

La beauté du logiciel de paie

Points clés à retenir

Qu’est-ce qu’un registre de paie ?

Un livre de paie est un document contenant toutes les transactions de paie de vos employés. C’est un aperçu rapide de ce que vous payez à qui. Les principaux éléments d’un bon livre de paie sont :

Taux d’imposition : les taux de retenue d’impôt pour les employés ainsi que les charges sociales pour votre entreprise, par exemple la sécurité sociale. Ce sont des comptes de passif.

• Données sur les employés : les salaires de vos employés
• Retenues sur les prestations : montant du salaire d’un employé que vous retenez pour les prestations, par exemple l’assurance maladie. Ce sont également des comptes de passif.
• Taux horaires : feuilles de temps et taux de rémunération du personnel horaire
• Période de paie : la comptabilité des salaires fonctionne autour de périodes comptables définies. Votre livre de paie doit avoir une période de paie définie pour qu’il soit utile et précis

Pourquoi avez-vous besoin d’un livre de paie ?

Il y a trois raisons principales pour lesquelles vous avez besoin d’un livre de paie :

1. Vous avez besoin d’un livre de paie pour suivre vos entrées de paie. Cela facilitera les choses pendant la période des impôts pour calculer avec précision vos déductions fiscales.
2. Cela simplifie la déclaration pour vos comptables. Ils peuvent aligner vos écritures comptables avec vos états financiers.
3. Cela vous aide à avoir une vision plus large de vos coûts de main-d’œuvre. Lorsque vous vous investirez pleinement dans l’apprentissage de votre paie, vous comprendrez mieux les besoins de l’entreprise. Les salaires et avantages sociaux constituent les dépenses les plus importantes de votre entreprise. Un grand livre précis est essentiel à la gestion de la trésorerie.

Comment utiliser un registre de paie ?

Vous utilisez votre grand livre général pour répertorier toutes vos écritures de journal de paie. Si vous avez besoin de rechercher une entrée spécifique, vous la trouverez dans le grand livre.

Votre comptable examinera également périodiquement le grand livre. Ils vérifieront que tout s’additionne. Ceci est particulièrement important au moment des impôts, lorsque l’IRS frappe à la porte !

Qu’est-ce qu’une écriture au journal de paie ?

Une écriture de journal de paie est un enregistrement de la paie de vos employés, des retenues d’impôt et des cotisations sociales.

Chaque écriture de journal est répertoriée dans le grand livre par ordre chronologique.

Comment créer un grand livre de paie de base

1. Choisissez un format. Une feuille de calcul Excel fonctionne bien si vous ne disposez pas d’un logiciel de paie. (on y reviendra !
2. Faites 6 colonnes.
3. Étiquetez la première colonne « Nom de l’employé » ou « ID de l’employé ».
4. Votre deuxième colonne est la « période de paie ». Cela devrait inclure une date de début et de fin.
5. La troisième colonne concerne le « salaire brut ». Il s’agit du salaire de l’employé avant déductions fiscales et cotisations sociales.
6. Étiquetez votre quatrième colonne « déductions fiscales ». Cela comprend les impôts fédéraux, étatiques et locaux retenus sur le salaire de l’employé. Vous pouvez les ajouter dans une colonne sous les déductions fiscales pour obtenir le montant final total. Ou vous pouvez créer une colonne pour chaque taxe individuellement. Par exemple, vous pouvez avoir une colonne « Retenue d’impôt FICA ». Ou une colonne de l’impôt fédéral sur le revenu. Un grand livre plus détaillé comporterait des colonnes de taxe individuelles.
7. Inscrivez votre cinquième colonne « autres déductions ». Il s’agit des avantages sociaux des employés tels que l’assurance-vie. Encore une fois, vous pouvez regrouper le montant en une seule grosse somme ou diviser chaque prestation individuellement.
8. La dernière colonne concerne le « salaire net ». Il s’agit du salaire net de l’employé après impôts et autres déductions. La valeur du « salaire net » apparaîtra sur le compte de résultat final de votre employé.

La beauté du logiciel de paie

Le logiciel de paie élimine la surcharge des calculs de paie. Il peut être difficile de calculer vous-même toutes les taxes. Vous devez être un expert en Excel et créer des formules fiables.

L’inscription auprès d’un fournisseur de logiciel de paie coûte un peu plus cher, mais cela en vaut vraiment la peine ! Il peut rationaliser l’ensemble du processus de paie. Les entrées de journal sont tellement plus faciles. Votre livre de paie est prêt pour vous en un clic. Vous avez également accès à des fonctionnalités de recherche avancées pour localiser à tout moment une écriture dans votre grand livre.

Points clés à retenir

Les livres de paie sont un élément essentiel d’une comptabilité précise des salaires. Vous pouvez en créer un manuellement en utilisant la méthode que j’ai décrite. Ou vous pouvez confier le travail à un logiciel de paie numérique pour qu’il le fasse à votre place !

Comment configurer la paie pour votre entreprise

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