Que devriez-vous faire à la fin de chaque journée ouvrable ?

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Un élément essentiel pour être propriétaire d’une petite entreprise est de tenir à jour votre comptabilité. Pour garantir que vous disposez de données financières exactes, vous devez déclarer quotidiennement les informations dans vos dossiers.

Savoir quoi enregistrer et à quelle fréquence le faire, afin d’avoir un récapitulatif précis de vos transactions.

À la fin de chaque journée ouvrable, vous devriez enregistrer :

  • Transactions de ventes et de revenus, y compris les transactions en espèces
  • Comptes clients, si vous accordez du crédit à vos clients
  • Comptes créditeurs, si vous avez acheté auprès d’un vendeur ou d’un fournisseur
  • Résumé des transactions enregistrées dans votre grand livre général

Cet article abordera également :

8 étapes pour préparer un rapprochement bancaire

Tenir les journaux des ventes et des encaissements

8 étapes pour préparer un rapprochement bancaire

Vous pouvez vérifier le montant d’argent disponible sur votre compte courant en préparant un rapprochement bancaire lorsque vous recevez votre relevé bancaire mensuel.

Votre solde de trésorerie ne correspondra jamais au solde indiqué sur votre relevé bancaire. Il y a plusieurs raisons à cela : des retards dans la compensation des chèques et des dépôts sur votre compte, des frais et crédits bancaires automatiques que vous n’avez pas enregistrés et des erreurs que vous avez pu commettre dans vos livres. Faire un rapprochement bancaire est le seul moyen de détecter ces écarts.

En préparant un rapprochement bancaire, vous garantirez que le solde de votre compte et vos livres sont à jour et il sera plus facile de repérer toute irrégularité telle qu’un vol d’employé.

Voici un processus simple, étape par étape, pour préparer votre rapprochement bancaire.

Étape 1 : Faites une liste des dépôts en transit

Examinez et comparez les dépôts indiqués sur votre relevé bancaire avec les dépôts indiqués dans votre journal des encaissements. Votre rapprochement bancaire doit répertorier tous les dépôts qui n’apparaissent pas comme compensés sur le relevé bancaire. Examinez le rapprochement bancaire du mois dernier et déterminez si tous les dépôts en transit du mois dernier ont été compensés sur le relevé du mois en cours. S’ils n’ont pas été libérés, enquêtez pour voir ce qui leur est arrivé.

Étape 2 : Faites une liste des chèques en suspens

Marquez chacun des montants compensés sur le relevé bancaire de ce mois-ci dans votre journal des décaissements. Répertoriez tous les chèques du journal des décaissements qui n’ont pas été compensés sur votre rapprochement bancaire. Gardez une trace de tous les chèques impayés le mois dernier qui n’ont toujours pas été compensés par votre banque. Enquêtez plus en détail si votre chèque n’a pas été encaissé depuis plusieurs mois.

Étape 3 : Suivez les frais ou crédits bancaires

Dans votre relevé bancaire, ne prenez pas en compte les frais ou crédits spéciaux effectués par la banque que vous n’avez pas enregistrés dans vos livres. Publiez toutes ces écritures dans votre grand livre général.

Étape 4 : Calculez le solde de trésorerie selon vos livres

Calculez le compte de trésorerie du grand livre pour arriver à votre solde de trésorerie final.

Étape 5 : Saisir le solde bancaire lors du rapprochement

En haut du rapprochement bancaire, saisissez le solde final du relevé bancaire.

Étape 6 : Totaliser les dépôts en transit

Additionnez les dépôts en transit et enregistrez-les sur le rapprochement. Ajoutez ensuite le total des dépôts en transit au solde bancaire pour arriver à un sous-total.

Étape 7 : Totaliser les chèques en suspens

Additionnez le nombre de chèques en circulation et inscrivez le total sur le rapprochement.

Étape 8 : Calculer le solde comptable selon le rapprochement

Soustrayez le total des chèques impayés du sous-total de l’étape 6. Cela devrait être égal au solde indiqué dans votre grand livre.

Tenir les journaux des ventes et des encaissements

Les ventes quotidiennes doivent être enregistrées dans un journal des ventes. Vous pouvez simplifier votre comptabilité en combinant le journal des ventes et celui des encaissements. Ainsi, dans un seul journal, vous enregistreriez toutes les ventes (espèces et crédits) et toutes les rentrées de fonds – y compris les comptes clients – dans un seul journal, que votre logiciel en ligne devrait être capable de prendre en charge.

Ces entrées dans votre journal des ventes et des encaissements proviennent des documents sources que vous utilisez quotidiennement dans votre entreprise : factures, totaux de caisse quotidiens, feuilles de caisse quotidiennes et registres de ventes quotidiens.

Suivi des factures de vente

Si vous vendez des biens ou fournissez des services, votre entreprise doit utiliser des factures de vente. Vous devriez enregistrer chacune de ces ventes dans un journal des ventes. Si vous accordez des crédits à vos clients, vous publierez également des écritures dans vos grands livres de comptes clients pour vous assurer que chaque compte client est constamment à jour.

Toutes vos factures de vente doivent être numérotées. N’oubliez pas d’inclure les factures annulées ou annulées lors du dépôt par numéro, afin que vous puissiez rendre compte de toutes vos factures. Vous pouvez stocker des copies papier des factures dans vos dossiers, mais le suivi numérique de votre facture est beaucoup plus efficace. Si vous préférez utiliser la facturation papier, assurez-vous d’en préparer une copie pour vous et vos clients.

Toutes les factures doivent inclure les informations suivantes :

  • Date de vente
  • Quantité (le cas échéant)
  • Prix ​​ou tarif
  • Une colonne d’extension, le cas échéant (quantité multipliée par prix)
  • Une date d’échéance de paiement
  • Informations de facturation

Créer un modèle de facture numérique est simple, car il existe de nombreuses ressources en ligne gratuites.