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16 août 2021
Selon votre secteur d’activité, vous pouvez recevoir des frais accessoires dans le cadre de vos fonctions. Mais que sont les dépenses accessoires et comment les distinguer des autres dépenses professionnelles ? Nous vous expliquons cela, et plus encore, pour que vous puissiez mieux comprendre le fonctionnement de la compensation.
Voici ce que nous allons couvrir :
Que sont les frais accessoires ?
Cadeaux professionnels
Formulaires fiscaux accessoires
Points clés à retenir
Que sont les frais accessoires ?
Les dépenses accessoires, ou faux frais, font référence aux pourboires et autres dépenses mineures engagées. Ceux-ci s’ajoutent aux services, projets ou activités payés dans le cadre de la conduite des affaires. Il est courant que les employés couvrent les frais de repas et d’hébergement en voyage d’affaires.
Les salariés qui prennent un taxi pour se rendre à un hôtel après avoir quitté un aéroport, par exemple, supportent à la fois le prix du taxi et celui de l’hôtel. Si cela est considéré comme une coutume locale, l’employé peut verser un pourboire au chauffeur de taxi et aux transporteurs de bagages. C’est là qu’interviennent les imprévus.
L’employeur prendrait en charge les frais accessoires pour couvrir le coût de la gratification. Dans cet exemple, le pourboire est remis au chauffeur de taxi et au personnel de l’hôtel.
Et selon le plan de faux frais, les frais de blanchisserie, les taxes d’hébergement, les frais de courrier et autres peuvent être inclus.
Mais si l’employé s’arrêtait pour une coupe de cheveux ou une manucure, cela serait considéré comme une dépense personnelle. Et ainsi, ils ne sont pas couverts par les faux frais.
Lignes directrices concernant les faux frais
Les règles et procédures de gestion des frais accessoires se trouvent généralement dans le manuel de l’employé. Là, ils identifient les faux frais et les classent comme étant personnels ou professionnels.
En outre, il devrait également fixer des plafonds en termes de quantité, de coût et de qualité. De plus, un tarif journalier peut être fixé. Tout ce qui dépasse la limite établie devient alors la responsabilité de l’employé. Il convient également de noter que si les frais de repas font partie du plan, ils excluent les boissons alcoolisées.
Les procédures de rémunération de l’entreprise peuvent exiger que les employés paient les faux frais en utilisant soit :
- Paiements directs
- Cartes de crédit d’entreprise
- Petite caisse
De telles procédures devraient permettre de gérer les accessoires à des fins fiscales et comptables. À ce titre, les employés doivent tenir des registres détaillés des achats qu’ils effectuent.
Les employés doivent également s’efforcer de résumer ces enregistrements dans les notes de frais. Et ils doivent les justifier en fournissant des reçus de paiement réels avant de les soumettre à leur entreprise.
Tous les faux frais payés avec les fonds personnels de l’employé doivent lui être restitués par un chèque séparé. Cela servira à montrer que le paiement est un remboursement et non le revenu principal de l’employé.
Accessoires et fiscalité
La taxation des frais accessoires payés ou remboursés par l’entreprise dépend de la nature et du contribuable. Par exemple, si les frais accessoires ne sont pas liés aux dépenses professionnelles normales.
Ils sont nécessaires à vos activités commerciales respectives. Et dans de telles circonstances, ils sont généralement déductibles fiscalement. Mais seulement à condition qu’ils soient coutumiers dans la région. Et si c’est prévu, et quand la quantité est raisonnable.
Cadeaux professionnels
Lorsqu’une entreprise offre quelque chose à ses clients, les dépenses liées au coût du cadeau sont également courantes. En plus du coût de simples cadeaux, ils peuvent également engendrer des frais supplémentaires. Il s’agit généralement d’éléments tels que la livraison, les rubans, le papier d’emballage et les nœuds.
En termes de déductions, les dépenses supplémentaires qui n’augmentent pas la valeur du cadeau ne sont généralement pas prises en compte. Ce sont des choses comme :
- Transport
- Emballage cadeau
- Emballage
- Gravure
- Assurance
Essentiellement, tout ce qui n’augmente pas de manière significative la valeur du cadeau n’est pas inclus dans le plafond de déduction. Le plafond de déduction pour chaque année d’imposition est de 25 €. De plus, les cadeaux offerts aux destinataires ne peuvent être déduits de plus de 25 €.
Formulaires fiscaux accessoires
Les employés devront déduire les frais de déplacement sur l’annexe A du formulaire 1040 et les saisir comme dépenses professionnelles.
Vous pouvez également utiliser le formulaire 1040A ou le formulaire 1040EZ pour tout ce qui équivaut à 2 % de la limite AGI.
Les membres des forces de réserve et de la Garde nationale déclarent leurs frais de déplacement de 100 milles sur la ligne 24 du formulaire 1040.
Ils devraient le faire sous forme de déduction du seuil de revenu brut.
Points clés à retenir
En tant qu’employé, il est essentiel que vous compreniez comment les frais accessoires fonctionnent dans votre secteur d’activité. De plus, vous devez savoir gérer correctement vos dépenses afin de garantir un reporting correct.
Ce faisant, vous pouvez être sûr de recevoir une compensation en temps opportun pour vos dépenses personnelles. Que vous soyez employé ou employeur, Investies.fr peut vous aider à suivre correctement vos dépenses. Et pour obtenir une assistance encore plus approfondie sur des sujets liés aux affaires, n’oubliez pas de consulter notre Centre de ressources.
