Qu’est-ce que la facturation progressive et comment fonctionne-t-elle ?

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Il peut être difficile pour un propriétaire de petite entreprise de maîtriser plusieurs paiements partiels. Cela peut être particulièrement le cas pour les projets à long terme comportant de nombreux frais généraux. Alors, qu’êtes-vous censé faire en ce qui concerne les paiements du projet pour les travaux terminés ?

C’est là qu’un processus efficace de facturation progressive entre en jeu. La facturation progressive aide à résoudre un large éventail de détails, tels que les échéanciers de paiement, pour rester maître du coût du projet. De cette façon, tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut travailler à la réussite du projet.

Continuez à lire pour savoir tout ce que vous devez savoir sur la facturation progressive. Vous serez en mesure de recevoir le paiement intégral même si le délai est long et de gérer efficacement les changements de coûts.

Table des matières

Qu’est-ce que la facturation progressive ?

Comment fonctionne la facturation progressive

Objectif de la facturation progressive

Facturation progressive : qui l’utilise ?

Avantages de la facturation progressive pour les entreprises

Étapes de la facturation progressive

Factures progressives : que contiennent-elles ?

Exemple de facturation progressive

Comment gérer la facturation progressive avec un logiciel de facturation

Points clés à retenir

FAQ sur la facturation progressive

Qu’est-ce que la facturation progressive ?

Avec la facturation progressive, les consommateurs reçoivent des factures incrémentielles au cours d’un projet. Il s’agit d’une alternative à la facturation initiale ou à la facturation après la conclusion d’un contrat. La facturation progressive permet aux consommateurs de suivre une configuration de paiement à l’utilisation. Cela fonctionne en divisant le montant total dû sur un contrat en montants plus petits qui sont facturés régulièrement.

Cela donne à l’entreprise donatrice une méthode pour obtenir des infusions financières au cours d’un projet. De plus, cela profite à la fois à l’acheteur et au vendeur de diverses manières. Dans certaines entreprises, c’est la norme de l’industrie. Par exemple, les lignes directrices de l’American Institute of Architects (AIA) concernant la facturation dans le secteur du bâtiment.

Une méthode de facturation des clients qui vise à accélérer le recouvrement des espèces tout au long d’un projet est appelée facturation progressive. Il s’agit d’une stratégie de gestion des flux de trésorerie qui se distingue de la manière dont les revenus sont enregistrés dans les livres d’une entreprise. Les jalons du projet et les taux d’achèvement, et non le calendrier des factures, déterminent la comptabilisation des revenus.

Tant que le client et le fournisseur sont d’accord, la facturation progressive peut être adaptée et spécifiée dans le contrat d’un projet. Le calendrier de chaque facture progressive est déterminé par le montant des progrès réalisés. Ou par la livraison d’un livrable spécifique.

Comment fonctionne la facturation progressive

Le coût total d’un projet est précisé dans le contrat ou le devis. Elle est ensuite décidée dès le début du projet par le client et l’entreprise prestataire. Périodiquement, des factures sont remises au client au fur et à mesure de l’avancement du projet. Le montant de chaque facture est déterminé soit par un barème de valeur, soit par un pourcentage estimé d’avancement du projet.

Le barème de valeur est un formulaire AIA qui répertorie les travaux dans un contrat. Il est utilisé pour suivre les dépassements de coûts et le pourcentage d’achèvement de chaque élément. Pour s’assurer que tout a été fourni, il est courant qu’une partie du contrat, comme 5 % ou 10 %, soit retenue jusqu’à la fin.

Les facturations progressives sont calculées sur la base du montant du contrat diminué du montant retenu. Voici quelques éléments susceptibles de rendre la facturation progressive plus difficile :

  • Changer les commandes
  • Litiges de facturation
  • Paiements partiels effectués par le client
  • Dépassements de coûts
  • Pénalités contractuelles

Objectif de la facturation progressive

L’objectif principal de la facturation progressive est de collecter de l’argent afin que le projet puisse continuer sans avoir à attendre que tout soit terminé. Cela allège le fardeau de trésorerie du fournisseur et réduit son besoin de financer le projet à long terme d’un client. Une entreprise peut mieux contrôler les frais généraux et les responsabilités en utilisant la facturation progressive pour couvrir les coûts. Ceux-ci peuvent inclure la main-d’œuvre, les sous-traitants et les matériaux.

Facturation progressive : qui l’utilise ?

Si l’entreprise fournisseur et le client sont d’accord, la facturation progressive peut être utilisée dans n’importe quel secteur pour un projet de n’importe quelle durée. Il est utilisé pour des projets longs et de grande valeur et est courant dans les secteurs de l’aérospatiale et de la construction.

D’autres projets, comme ceux de conception et de développement Web, envoient souvent des factures d’avancement au fur et à mesure que le travail se termine sur plusieurs mois. La facturation progressive est fréquemment utilisée dans les secteurs de l’industrie, de l’ingénierie et de la défense gouvernementale.

Avantages de la facturation progressive pour les entreprises

La facturation progressive profite à la fois au client et au fournisseur de services. Et lorsqu’une entreprise aide un consommateur, d’autres avantages s’ensuivent fréquemment. Si certains avantages sont rapides et évidents, d’autres sont plus indirects.

Voici quelques-uns des principaux avantages de la facturation progressive :

  • Cela peut inspirer les collaborateurs et les sous-traitants qui sont rémunérés une fois le travail terminé. Le lien entre l’avancement du projet et le paiement permet aux indépendants et aux développeurs Web de respecter leurs délais.
  • Progressez en facturant les factures plus souvent pour des sommes inférieures, ce qui pourrait faciliter l’obtention du paiement du client. Des paiements plus modestes peuvent être plus faciles à obtenir pour l’équipe de recouvrement d’une entreprise auprès des clients qu’un paiement forfaitaire unique. Les quantités moindres pourraient également permettre d’offrir aux clients un plus grand choix de méthodes de paiement.
  • Il aide les fournisseurs ou les entrepreneurs à obtenir des financements en interne pour soutenir leurs opérations. Les exemples incluent l’achat de fournitures pour des projets et le paiement des sous-traitants pour le travail.
  • La budgétisation et les prévisions peuvent être facilitées par la facturation progressive. Il peut aider à fournir des projections des revenus, dépenses et bénéfices futurs, car il surveille le projet.
  • Cela nécessite une communication avec un client pour aider à garder une compréhension de l’état du projet. De nombreuses parties prenantes évaluent le pourcentage d’achèvement de chaque tâche lorsque les SOV sont mis en œuvre.
  • Grâce à une facturation transparente, la facturation progressive augmente la fidélisation des clients. Pour les clients qui souhaitent savoir ce qu’ils paient, la facturation progressive peut offrir une certaine assurance. Lorsqu’il existe un certain niveau de confort et de transparence dans le processus de facturation, les clients sont plus satisfaits.
  • En minimisant les dépenses initiales, il offre un avantage tactique possible pour gagner de nouveaux clients. Sans un historique d’interactions réussies, les nouveaux clients pourraient ne pas vouloir payer d’avance pour les tâches. L’alternative, le paiement après le projet, limite les flux de trésorerie du porteur du projet. L’utilisation de la facturation progressive réduit les risques pour les deux parties.

Étapes de la facturation progressive

La facturation de l’avancement d’un projet comporte, en termes généraux, quatre étapes. Chacun de ces processus peut comporter plusieurs composants, être itératif et faire appel à plusieurs tâches. Vous pouvez créer des devis, automatiser la facturation et suivre les paiements avec un logiciel de gestion.

Cela peut être le cas lorsqu’il est intégré à d’autres parties de votre entreprise. Par exemple, les relations clients et la gestion de projets à l’aide d’outils de planification des ressources d’entreprise (ERP).

Les quatre phases de facturation progressive sont les suivantes :

1. Signature du contrat. Il devrait y avoir un accord sur la facturation progressive et sur la fréquence de facturation dans le cadre de l’accord de projet. Il doit décrire les obligations du prestataire et du client. Les conditions de facturation doivent être clairement énoncées. Ceux-ci peuvent inclure des options de paiement approuvées, des délais de paiement, des remises, des amendes et des contrats.

2. Définition du calendrier. Le délai de facturation progressive est basé sur le calendrier du projet, vérifiez-le donc. Cela nécessitera de segmenter le projet en parties plus petites, tant en termes de livrables que de coûts. Un SOV ou des calendriers et des estimations qui les prennent en charge peuvent être utilisés à cette fin.

3. Mesurer les progrès. Mesurez la progression du projet vers l’achèvement à l’aide du SOV ou des jalons spécifiés précédemment. Déterminez le bon moment pour générer des factures en fonction de la fréquence de facturation et du travail effectué. Un projet pourrait préciser, par exemple, que les factures doivent être produites à intervalles de 5 %. Un autre projet peut avoir des étapes d’achèvement qui nécessitent une facture d’avancement.

4. Émission des factures. Créez la facture progressive, remplissez-la avec les détails nécessaires, soumettez-la au client et démarrez le processus de recouvrement.

Factures progressives : que contiennent-elles ?

Soyez toujours clair et informatif lorsque vous envoyez des factures. Les factures progressives comportent bon nombre des mêmes éléments fondamentaux que les factures ordinaires. Ceux-ci incluent la date de facture, la date d’échéance, les options de paiement acceptées, les récompenses pour paiement anticipé et les frais de retard. Vous devez toujours inclure les éléments de base d’une facture. Cependant, vous souhaiterez peut-être inclure certains détails supplémentaires.

Ceux-ci sont:

  • Le montant initial du contrat qui pourrait également inclure toutes modifications pertinentes si elles sont applicables
  • La valeur totale de vos facturations progressives en fonction de la date de facturation réelle
  • Le solde total payé à ce jour
  • Le pourcentage du projet qui a été achevé jusqu’à présent
  • Le solde restant du montant total du contrat qui n’a pas encore été payé

Exemple de facturation progressive

L’un des exemples les plus simples de facturation progressive peut provenir du secteur de la construction. En effet, il peut y avoir une plus grande opportunité d’obtenir de meilleurs avantages en termes de flux de trésorerie. Disons que la société X entame des négociations et signe un contrat avec la société Y.

L’accord consiste à construire de nouveaux appartements et un SOV est inclus dans le contrat. Celui-ci décrit les livrables détaillés sur la durée du contrat, qui est de deux ans. De plus, le contrat comprend quelques détails supplémentaires.

  • Le prix total du contrat, soit 5 millions de dollars
  • La durée totale du projet, soit trois ans
  • La fréquence de facturation, qui est trimestrielle
  • La retenue totale, qui s’élève à 10% une fois le projet terminé

À partir de là, la première facture est envoyée moins toute retenue, et la société X effectue le paiement immédiatement. Au début de la deuxième année, une malheureuse tempête retarde la construction, réduisant ainsi le montant de la prochaine facture. Cependant, une bonne relation de travail permet de remettre le projet dans les délais.

Le projet est terminé et le calendrier de facturation suit un scénario basé sur les livrables. Même s’il y a eu un retard, le solde restant du projet a été entièrement remboursé au cours des deuxième et troisième années.

Comment gérer la facturation progressive avec un logiciel de facturation

À moins que vous ne disposiez d’un logiciel de facturation capable de simplifier la facturation progressive, des problèmes de facturation peuvent survenir. Ceux-ci peuvent donner l’impression que les progrès sont plus difficiles qu’ils n’en valent la peine. Certains problèmes peuvent inclure des ordres de modification, des augmentations de coûts inattendues et des désaccords sur les tarifs.

Le logiciel de facturation Investies.fr est un excellent choix pour votre petite entreprise afin de faciliter les processus de facturation. Vous pouvez bénéficier d’une gamme de modèles de factures gratuits qui faciliteront grandement votre planning récurrent.

Points clés à retenir

L’argent liquide aide une entreprise dans un large éventail de domaines. Il permet de couvrir les coûts de fonctionnement, de maintenir les initiatives et de financer le potentiel d’expansion. Le recours à la facturation progressive peut aider une entreprise à maintenir un flux de trésorerie stable tout en travaillant sur un projet de longue durée. Vous pouvez même effectuer plusieurs paiements partiels à partir de l’estimation initiale si nécessaire.

De nombreux secteurs l’utilisent, en particulier ceux qui ont des projets à forte valeur ajoutée, mais cela peut nécessiter beaucoup de main d’œuvre et de complexité. Par exemple, le développement Web utilise souvent une facture progressive pour accepter des paiements partiels. Les avantages peuvent continuer à compenser les inconvénients grâce au support d’un logiciel de comptabilité.

Investies.fr peut vous aider à atteindre des jalons de livrables plus spécifiques pour un large éventail de projets. Il vous permet de rester au courant des tâches du projet, de vous aligner sur le calendrier du projet et de respecter le contrat initial. Vous pouvez vous assurer que votre projet est terminé et il s’agit d’un logiciel de facturation flexible.

FAQ sur la facturation progressive

Quels avantages la facturation progressive apporte-t-elle aux clients ?

Les clients n’ont pas à payer d’avance l’ensemble du projet grâce à la facturation progressive. Vous ne pourrez pas accepter d’acompte et partir sans avoir terminé le projet. Ainsi, vos clients peuvent se sentir en sécurité en sachant que les travaux se poursuivront sur le projet.

Quelle est la différence entre Milestone et la facturation progressive ?

Dans un contrat, les paiements d’étape font référence aux livrables qui doivent être réalisés avant que le client ne soit tenu d’effectuer un paiement. D’un autre côté, les paiements réguliers en pourcentage du contrat total sont la seule option avec paiements progressifs.

Sur quel type de compte correspond la facturation progressive ?

La facturation progressive est une sorte de facture qui facture les travaux terminés en cours de route et est généralement utilisée pour les projets de construction à grande échelle. La facturation progressive s’effectue progressivement à mesure que le projet avance, par opposition à la facturation à la fin du projet.

Qu’est-ce que la facturation des travaux en cours ?

Le terme comptable dit travail en cours (WIP) fait référence à la valeur des travaux qui ont été réalisés mais qui n’ont pas encore été facturés. Cela contribue à un flux cohérent de travaux terminés en fonction du coût global. En effet, les projets sont généralement basés sur le coût total du projet.