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12 août 2021
La plupart des employeurs ont mis en place une certaine sorte de politique en matière de dépenses des employés pour leur entreprise. Il détaillerait les différentes dépenses pour lesquelles un employé peut présenter une réclamation. Et cela indiquerait également ce que peuvent inclure ces différentes dépenses.
Mais comment savoir quelles dépenses sont directement liées à ce dont vos employés ont besoin pour accomplir leur travail ? Par exemple, vous devrez parfois utiliser votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Vous devriez être remboursé de toutes les dépenses que vous engagez en conduisant.
Une transaction de dépenses peut inclure des éléments tels que l’achat de carburant, l’entretien ou la dépréciation globale. Mais votre employé devra conserver tous les reçus ou documents pertinents pour prouver que les dépenses étaient destinées à un usage professionnel.
Voici ce que nous allons couvrir :
Qu’est-ce qu’un chèque de dépenses ?
Comment déterminer si vous rembourserez les dépenses réclamées par un employé ?
Points clés à retenir
Qu’est-ce qu’un chèque de dépenses ?
Si vous commencez tout juste à élaborer une politique de dépenses des employés ou si vous mettez à jour une politique existante, il peut être difficile de savoir par où commencer. Comment déterminez-vous définitivement les dépenses qui seront incluses ? Et lorsque vous le faites, comment vérifier avec précision les réclamations ?
Savoir exactement pour quelles dépenses un employé peut présenter une réclamation contribuera à accélérer le processus de remboursement. Selon le type de dépense, un employé peut être en mesure de la soumettre immédiatement. Être capable de confirmer efficacement les dépenses réelles peut rationaliser le processus.
Comment faire un contrôle de dépenses ?
L’une des premières choses à faire est de déterminer entre une dépense d’employé et une dépense d’entreprise. Vous pouvez utiliser un document de dépenses ou un formulaire de dépenses pour vous aider à décrire toute information pertinente. À partir de là, vous pouvez déterminer si une dépense pour laquelle un employé présente une réclamation est une dépense admissible.
Utilisez les informations décrites dans la politique de dépenses de votre employé ou de votre entreprise et comparez-les à la demande soumise. Puisque vous disposez déjà d’une liste définie de franchises, vous pouvez rapidement faire un contrôle des dépenses. Vos employés seront remboursés plus rapidement et l’ensemble de votre processus de dépenses pourra devenir beaucoup plus efficace.
Comment déterminer si vous rembourserez les dépenses réclamées par un employé ?
Il y a peu de choses à prendre en considération avant de prendre une décision. Le droit d’un employé à se faire rembourser un paiement en espèces ne devrait pas dépendre de sa demande. Ils devront peut-être soumettre les documents et toutes les informations nécessaires. Mais un employeur doit savoir que certains employés auront des dépenses remboursables.
Vous devez également prendre en considération le fait que certains employés n’auront pas besoin de soumettre certaines dépenses comme le font d’autres employés. Par exemple, vous pourriez avoir une équipe commerciale qui travaille principalement sur la route et qui utilise un véhicule à des fins professionnelles. Ils peuvent soumettre des demandes de remboursement pour des choses comme le carburant ou les repas.
D’un autre côté, vous pourriez avoir des employés qui travaillent à domicile. Ils peuvent soumettre des demandes de remboursement pour des choses comme des fournitures de bureau ou un ordinateur portable. Il peut s’agir d’un autre mode de paiement, de reçus provenant du coût des repas des clients ou encore de dépenses de petite caisse.
Mais la bonne nouvelle est que le type de demande de remboursement soumis par un employé n’a pas d’importance. Votre police indiquera toutes les dépenses remboursables. Ainsi, lorsqu’un employé soumet une note de frais, vous pouvez facilement effectuer une vérification des dépenses pour confirmer les informations.
Points clés à retenir
Chaque entreprise aura des besoins différents en ce qui concerne les dépenses pour lesquelles un employé peut se faire rembourser. Certains employés qui travaillent à domicile pourraient réclamer des dépenses différentes de celles d’un employé qui voyage fréquemment. Quoi qu’il en soit, la mise en place d’un processus de dépenses efficace peut faire gagner du temps et des efforts à l’ensemble de votre entreprise.
Être capable d’effectuer rapidement un contrôle des dépenses pour confirmer les détails permettra à vos employés d’être remboursés plus rapidement et plus efficacement. Cela peut aider à motiver vos employés à tenir des registres précis des dépenses et des informations requises.
De plus, lorsque vous utilisez des pratiques comptables appropriées pour vous organiser, vous pouvez découvrir des informations sur vos opérations. Qu’il s’agisse de votre flux de trésorerie global ou si vous identifiez des domaines qui peuvent être améliorés. Vous disposerez des informations nécessaires pour prendre des décisions commerciales plus éclairées à l’avenir.
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