Qu’est-ce qu’un rapport de paie ? 5 types de rapports de paie

Les déclarations de paie sont importantes à des fins fiscales et pour votre comptabilité. Il existe plusieurs types dont vous pourriez avoir besoin pour votre entreprise. Décomposons-les tous.

La paie ne doit pas nécessairement être compliquée ou ennuyeuse. En fait, les rapports de paie sont plutôt beaux. Étant donné que la paie constitue probablement la dépense la plus importante de votre entreprise, il est essentiel que vous en suiviez la trace au fil du temps. Ce qui est mesuré est géré comme on dit.

Voici ce que nous allons couvrir :

Qu’est-ce qu’un rapport de paie ?

Les règles d’or du reporting de paie

Points clés à retenir

Qu’est-ce qu’un rapport de paie ?

Un rapport de paie est un document qui rassemble les données de paie. Il existe plusieurs types de rapports de paie :

1. Rapports de paie de l’entreprise

Les rapports de paie de l’entreprise sont exactement tels que décrits. Ils vous donnent un aperçu détaillé des dépenses salariales à l’échelle de l’entreprise pour une période de temps donnée.

Grâce à ces informations, vous pouvez prévoir plus précisément vos besoins en liquidités pour la paie d’un mois à l’autre. Vous pouvez également calculer vos impôts FICA chaque trimestre. Il s’agit de la loi fédérale sur les cotisations d’assurance.

2. Rapports de paie des employés

Les rapports de paie des employés effectuent un zoom sur l’employé spécifique. Il doit indiquer clairement les salaires, les impôts et les déductions des employés. Ceci est également connu sous le nom de fiche de paie ou de rapport sur les revenus de l’employé. Chaque employé devrait le recevoir chaque mois et avoir également un accès complet aux rapports précédents.

3. Rapports de charges sociales

Ce sont les rapports de paie que vous craignez probablement le plus. Aucune marge d’erreur lorsqu’il s’agit du gouvernement fédéral !

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez produire ces rapports pour montrer la rémunération de vos employés sur une base annuelle et trimestrielle. Vous les transmettez ensuite aux gouvernements fédéral, étatiques ou locaux pour calculer vos charges sociales.

Les déclarations de charges sociales fédérales que vous devez connaître sont :

• Formulaire 940 : Un rapport annuel pour l’impôt fédéral sur l’impôt sur le chômage (FUTA)
• Formulaire 941 : un rapport trimestriel sur les impôts FICA et la retenue d’impôt fédéral sur le revenu
• Formulaire W-2 : Un rapport annuel sur la rémunération des employés et les retenues d’impôt

Consultez le site Web du gouvernement de votre État pour connaître les formulaires équivalents que vous devez leur soumettre.

4. Rapports de paie certifiés

Si vous êtes un entrepreneur gouvernemental, vous devez soumettre des rapports de paie certifiés chaque semaine. Le formulaire de rapport certifié fédéral s’appelle WH-347. Si vous travaillez pour le gouvernement local ou national, ils auront leurs propres équivalents.

Il n’y a absolument aucune marge d’erreur ici. Si vous vous sentez un peu inquiet quant à votre capacité à déclarer avec précision les dépenses salariales, contactez un comptable. Ils vous aideront à soumettre votre premier rapport de paie certifié.

5. Rapports de suivi du temps

Si vos employés doivent remplir des feuilles de temps, les rapports de suivi du temps vous aident à visualiser vos activités commerciales. Vous pouvez définir les paramètres du nombre total d’heures travaillées pour un client dans son ensemble. Cela vous aidera à facturer plus précisément aux clients le travail que votre équipe a effectué pour eux. Alternativement, vous pouvez utiliser des rapports de suivi du temps à un niveau micro pour voir comment vos employés se débrouillent avec leur gestion du temps.

La classe est arrivée – Paie 101

Les règles d’or du reporting de paie

1. Créez des rapports de paie fréquents pour suivre les dépenses

Vous devez créer des rapports annuels et trimestriels au moins pour les impôts fédéraux sur le revenu. Pour moi dans mon entreprise, j’opte également pour créer des rapports mensuels. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, j’ai un revenu variable, ce qui me permet de suivre plus fréquemment les dépenses salariales.

2. Assurez-vous que le rapport est à la hauteur des performances

Il convient de surveiller les jours d’absence des collaborateurs ainsi que le « vol de temps ». C’est à ce moment-là que les employés vous facturent du temps supplémentaire qui ne correspond pas à leur travail. Les rapports de paie aideront à mettre en évidence les écarts.

3. Utilisez un logiciel de paie précis pour vous aider

Les feuilles de temps manuelles sont une relique du passé. Nous disposons désormais d’un logiciel en ligne qui peut vous aider à suivre vos dépenses salariales et vos impôts. Le bon logiciel peut même automatiser les contrôles de paie et éliminer les erreurs de paie.

4. Embauchez un comptable

Lorsqu’il s’agit de calculer les impôts des employeurs, les rapports fédéraux sur la paie sont essentiels. Cela dit, ils peuvent être assez compliqués si vous êtes nouveau dans ce domaine. L’embauche d’un comptable fiable peut vous aider à mieux comprendre vos obligations fiscales.

Points clés à retenir

Les rapports de paie sont essentiels au bon fonctionnement de toute entreprise. Lorsque vous souhaitez suivre vos dépenses et vos impôts au fil du temps, la création de ces rapports n’est que dans votre intérêt.

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