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17 août 2021
Vous pourriez avoir des employés qui voyagent fréquemment pour le travail ou qui soumettent souvent des notes de frais. Si c’est le cas, il y a de fortes chances que vous ayez déjà mis en place une politique en matière de dépenses des employés. Mais quelles dépenses un employé peut-il réclamer et comment les gérer toutes ?
Une bonne politique de dépenses décrira toutes les dépenses pour lesquelles un employé peut soumettre une dépense. Il doit inclure une liste détaillée des franchises et tous les détails pertinents. De cette façon, lorsqu’un employé devra soumettre une demande de remboursement, il disposera des informations dont il a besoin.
Mais qu’est-ce qu’une note de frais exactement ? Et si vos employés soumettent fréquemment des réclamations, quelle est la meilleure façon de les gérer ?
Voici ce que nous allons couvrir :
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Exemples de notes de frais
Comment gérer vos notes de frais
Points clés à retenir
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Si vos employés engagent des dépenses dans l’exercice de leur travail, ils pourraient être remboursés des frais réels. Avant d’aller trop loin dans la définition d’une demande de remboursement, il est important de reconnaître quelles dépenses peuvent être déduites. Parce que tous les achats ne sont pas éligibles au remboursement.
Par exemple, les achats personnels ne sont pas éligibles aux demandes de remboursement de dépenses. Pour contribuer à rendre cela transparent pour vos employés, une dépense doit répondre à certains critères.
Premièrement, ils doivent être liés au travail. Fondamentalement, les achats doivent être liés à quelque chose dont vous avez besoin pour accomplir votre travail. Ainsi, des choses comme les coûts de carburant ou l’hébergement à l’hôtel lors d’un voyage pour le travail.
Deuxièmement, les employés doivent conserver tous les reçus ou documents pertinents comme preuve d’achat. Les informations doivent inclure des éléments tels que le montant total, l’heure et la date de l’achat. Ainsi qu’une description de ce qui a été acheté.
Troisièmement, toutes les dépenses doivent être soumises ou déclarées dans un délai raisonnable. Et s’il y a des montants excédentaires ou excédentaires, ils doivent également être restitués dans le même délai.
Si une dépense répond à ces trois critères, un employé peut soumettre une demande de remboursement si cela est indiqué dans la politique.
Exemples de notes de frais
Voici quelques exemples de demandes de remboursement courantes des employés.
Repas et divertissements
Si vous voyagez pour le travail, vous devez manger, n’est-ce pas ? Certaines politiques sont mises en place différemment, par exemple un employeur peut offrir à ses employés un tarif journalier initial pour les repas. Un autre pourrait rembourser les employés au taux réel à une date ultérieure.
Mais toutes les dépenses de repas ou de divertissement que vous engagez à des fins professionnelles peuvent être déduites en tant que dépense. Des choses comme dîner sur la route ou emmener un client en soirée. Assurez-vous simplement que c’est dans le meilleur intérêt de votre entreprise.
Voyage
Les réclamations pour frais de déplacement font généralement partie des dépenses les plus courantes réclamées par un employé. En effet, il peut y avoir plusieurs franchises dans la catégorie des frais de déplacement. Lorsque vous voyagez pour affaires, vous devez souvent payer des dépenses.
La plupart des frais de transport sont couverts lorsque vous voyagez pour des besoins liés au travail. Ainsi, si vous deviez louer une voiture, prendre un avion ou prendre le train pour vous rendre là où vous devez aller, cela serait couvert. Ou si vous deviez utiliser votre véhicule personnel, des éléments comme les frais de carburant et le kilométrage seraient des dépenses remboursables.
De nombreux éléments pourraient être considérés comme une demande de remboursement de frais de déplacement. Vérifiez votre politique de dépenses des employés pour voir pour quoi vous pouvez soumettre une demande de remboursement. Si vous élaborez simplement une politique de dépenses, tenez compte des besoins uniques en matière de déplacements de vos employés.
Frais de bureau
Les employés ont besoin de certaines choses pour pouvoir faire leur travail. Certaines tâches ou responsabilités peuvent nécessiter des outils différents ou des dépenses supplémentaires. Ainsi, si vous ou vos employés avez besoin de quelque chose pour terminer leur travail, une demande de remboursement peut être soumise.
Des choses comme des ordinateurs portables, des claviers ou d’autres fournitures de bureau générales. Et, si vous avez des employés qui travaillent dans la vente par exemple, un forfait de téléphonie mobile pourrait être déduit.
Comment gérer vos notes de frais
Vous pouvez adopter une approche différente selon que vous êtes un employé souhaitant suivre vos dépenses ou un employeur. En tant qu’employé, vous voulez vous assurer de conserver les reçus appropriés et les documents pertinents comme preuve d’achat. Vous devez vous assurer d’avoir des détails importants comme la date et l’heure, le coût total et une description de ce qui a été acheté.
En tant qu’employeur, la gestion des notes de frais des employés peut nécessiter un peu plus. Puisque vous devez vous soucier d’un certain nombre de demandes de remboursement différentes, il peut également y avoir quelques problèmes. Certaines réclamations peuvent être soumises de manière incomplète ou contenir plusieurs erreurs. Et ils peuvent être soumis à tout moment de l’année.
Cela peut poser des difficultés pour rembourser efficacement les employés si les réclamations ne sont pas gérées correctement. De plus, le traitement des réclamations peut parfois nécessiter la saisie manuelle des données. La meilleure chose que vous puissiez faire est de mettre en place une politique de dépenses.
À partir de là, vous pouvez tout gérer en utilisant un outil de gestion des dépenses. Cela aidera à organiser toutes les dépenses admissibles afin de rationaliser l’ensemble du processus. Il ne sera pas nécessaire de saisir manuellement toutes les données à chaque fois.
La plupart des outils de gestion des dépenses offrent également à vos employés la possibilité de simplement prendre une photo d’un reçu pour soumettre une note de frais. Ainsi, non seulement l’ensemble du processus de dépenses peut devenir plus simple et plus facile pour vous, mais il le sera également pour vos employés.
Points clés à retenir
La première chose à faire si vous n’avez pas encore établi une politique de dépenses des employés. Décrivez clairement la liste des demandes de remboursement pour lesquelles un employé peut soumettre une demande. Vous devez également inclure des détails sur la manière dont les employés peuvent soumettre leurs réclamations.
Avoir un plan en place permettra de garantir que chacun sache quelles dépenses sont remboursables et lesquelles ne le sont pas. Cela entraînera moins de confusion et d’erreurs, ce qui peut contribuer à améliorer la productivité et l’efficacité des employés.
Et l’utilisation d’un outil de gestion des dépenses peut vous aider à organiser toutes vos dépenses. Cela rationalisera l’ensemble du processus de dépenses et facilitera la soumission d’une demande de remboursement pour vous et vos employés.
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