Rapports comptables : définition et 3 types

Une entreprise utilise ses documents comptables pour compiler des rapports financiers, parfois appelés rapports comptables ou états financiers. Les 3 rapports standards que presque toutes les entreprises utilisent sont le bilan, le compte de résultat (ou compte de profits et pertes), le tableau des flux de trésorerie (également appelé état des flux de trésorerie).

La plupart des entreprises préparent ces trois rapports comptables chaque mois après avoir terminé toutes leurs procédures de clôture de fin de mois. Les propriétaires d’entreprise, les dirigeants, les investisseurs et les prêteurs peuvent ensuite utiliser le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie de l’entreprise pour calculer les indicateurs de performance clés et surveiller la santé financière de l’entreprise au fil du temps.

Les entreprises peuvent également utiliser des rapports de comptabilité de gestion sur mesure destinés à des fins spécifiques, telles que :

• Analyser la rentabilité d’une ligne de produits, d’une région ou d’un client
• Suivi du temps des employés ou de l’état des rapports de projets
• Suivi de la chronologie des comptes clients et du rapport sur la chronologie des comptes créditeurs
• Garder un œil sur les dépenses de fonctionnement

Les entreprises peuvent également générer des rapports à envoyer à leur comptable ou à leur préparateur de déclarations de revenus. Par exemple, de nombreux comptables et préparateurs de déclarations de revenus demandent à leurs clients un rapport de balance de vérification à la fin de chaque période comptable pour commencer à planifier un audit d’états financiers ou à préparer une déclaration de revenus des entreprises.

Voici ce que nous allons couvrir :

Qu’est-ce qui est inclus dans les rapports financiers ?

Pourquoi une petite entreprise a-t-elle besoin de rapports comptables ?

3 types de rapports comptables les plus courants

Comment les rapports comptables sont-ils préparés ?

À quelle fréquence devez-vous consulter les rapports comptables ?

Qu’est-ce qui est inclus dans les rapports financiers ?

Les rapports financiers doivent être comparables à ceux d’autres entreprises, en particulier celles du même secteur. Pour cette raison, de nombreuses grandes entreprises préparent leurs rapports financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). Les PCGR sont un ensemble de directives réglementaires utilisées dans le secteur comptable aux États-Unis.

Pour les sociétés qui publient des états financiers GAAP, l’information financière comprend les éléments suivants :

• États financiers externes (bilan, compte de résultat, état des flux de trésorerie et état des capitaux propres)
• Notes aux états financiers

Pourquoi une petite entreprise a-t-elle besoin de rapports comptables ?

Les propriétaires de petites entreprises ne publient généralement pas d’états financiers basés sur les PCGR. Au lieu de cela, ils s’appuient sur les rapports comptables pour les aider à surveiller la rentabilité et la santé financière de leur entreprise.

Les rapports comptables donnent au propriétaire d’une petite entreprise des informations sur ses opérations, ses flux de trésorerie, son bénéfice net, ses comptes débiteurs, ses comptes créditeurs et sa situation financière. Comprendre les données de ces rapports comptables aide un propriétaire de petite entreprise à mieux allouer les ressources et à prendre des décisions éclairées.

Ils peuvent également fournir des rapports comptables à leurs investisseurs, prêteurs et préparateurs de déclarations de revenus, selon les besoins.

Les rapports comptables pourraient être utiles pour :

Décisions de crédit : Les prêteurs utilisent les données de vos états financiers pour déterminer s’ils doivent accorder du crédit à une entreprise ou limiter le montant du crédit accordé.

Décisions d’investissement : Les investisseurs analysent un rapport comptable pour décider s’ils souhaitent investir et à quel prix par action ils souhaitent investir. Les informations sont utilisées pour élaborer un prix de vente potentiel pour l’entreprise.

Décisions fiscales : Une entreprise peut être imposée en fonction de ses actifs ou de ses revenus, et ce montant peut être calculé par le gouvernement à l’aide des informations provenant des états financiers.

Décisions de négociation syndicale : Les états financiers peuvent être utilisés par un syndicat pour fonder sa position de négociation sur la capacité de payer d’une entreprise.

Ce ne sont là que quelques-uns des objectifs des états financiers. Il y en a bien d’autres, notamment les décisions internes importantes que vous devez prendre en tant que propriétaire d’entreprise concernant votre propre rentabilité et votre croissance.

3 types de rapports comptables les plus courants

Les rapports comptables (ou états financiers) les plus courants sont le compte de résultat, le bilan et l’état des flux de trésorerie. Nous allons maintenant expliquer plus en détail ce qu’est chacun de ces rapports comptables et expliquer quand et comment vous pouvez les utiliser.

Compte de résultat (compte de profits et pertes)

Le compte de résultat, également appelé compte de profits et pertes, résume le total des revenus et des dépenses d’une entreprise sur une période comptable spécifique, généralement un mois, un trimestre ou une année. Il montre la rentabilité de l’entreprise (revenu net ou perte nette) pour cette période.

Il s’agit du rapport comptable le plus couramment utilisé par les propriétaires de petites entreprises. Il est utilisé par les parties prenantes internes et externes pour évaluer la rentabilité de l’entreprise. Les investisseurs et les créanciers peuvent également utiliser ce rapport pour évaluer leur niveau de risque lié à leur collaboration avec l’entreprise.

Bilan

Un bilan montre le total de l’actif, du passif et des capitaux propres d’une entreprise à un moment donné. Il fournit une vue actuelle de la situation financière d’une entreprise, y compris les ressources économiques que possède l’entreprise et les sources de financement de ces ressources.

Les bilans peuvent être utilisés pour identifier les tendances et aider les propriétaires d’entreprise à prendre des décisions financières éclairées. Il est également important pour les investisseurs potentiels et les prêteurs bancaires, car ils pourraient l’utiliser pour évaluer la liquidité et les réserves financières d’une entreprise.

Tableau des flux de trésorerie

L’état des flux de trésorerie montre l’évolution de la trésorerie au cours d’une période comptable donnée. Cette déclaration aide une entreprise à voir si elle dispose des flux de trésorerie adéquats pour fonctionner et payer ses factures à temps.

Le tableau des flux de trésorerie diffère du compte de résultat car il ne prend en compte que l’activité de trésorerie. Il ne prend pas en compte les activités non monétaires telles que les ventes ou les achats à crédit ou par dépréciation.

Ce rapport constitue la source d’informations la plus précise sur la capacité d’une entreprise à générer des liquidités et à les utiliser judicieusement.

Comment les rapports comptables sont-ils préparés ?

Les états financiers aident les entreprises à déterminer leur situation financière à un moment précis et sur une période donnée. Les données de votre journal comptable et de votre grand livre général sont utilisées pour préparer les comptes de résultat, les bilans et les états des flux de trésorerie. Les informations des rapports précédents sont utilisées pour élaborer les rapports comptables de la période suivante.

Préparer un compte de résultat

Les données des journaux comptables et du grand livre sont utilisées pour préparer un compte de résultat. Le relevé détaille les principales sources de revenus, telles que les ventes de produits et services de l’entreprise. Il montre également les sources de revenus secondaires comme le loyer provenant de la sous-location d’une partie de vos locaux commerciaux ou les revenus d’intérêts provenant d’un compte bancaire ou d’autres investissements.

Le compte de résultat présente également les dépenses professionnelles. Cela comprend les dépenses primaires, les dépenses liées aux activités secondaires, l’amortissement et les pertes provenant d’autres activités, telles que la vente d’un bien d’équipement.

Préparer un bilan

Le bilan présente l’actif, le passif et les capitaux propres de l’entreprise à une date précise.

Les données d’un bilan proviennent du grand livre général et le format reflète l’équation comptable : l’actif doit être égal au passif plus les capitaux propres ou l’investissement du propriétaire.

Préparer un état des flux de trésorerie

Le tableau des flux de trésorerie doit être préparé en dernier car il reprend les informations du bilan et du compte de résultat. Il divise les flux de trésorerie en trois catégories :

• Flux de trésorerie d’exploitation : entrées et sorties de trésorerie liées aux activités normales de l’entreprise, telles que la réalisation de ventes, le recouvrement des créances et le paiement des dettes.
• Flux de trésorerie d’investissement : entrées et sorties de trésorerie liées à l’investissement dans l’entreprise, comme l’achat ou la vente d’immobilisations corporelles.
• Flux de trésorerie de financement : entrées et sorties de trésorerie liées au financement des opérations commerciales, telles que l’obtention d’investissements auprès des actionnaires, le paiement de dividendes et la souscription ou le remboursement d’emprunts.

Lorsque vous préparez l’état des flux de trésorerie, vous commencez par le solde de trésorerie d’ouverture de l’entreprise et ajoutez toutes les entrées et sorties de trésorerie liées aux activités d’exploitation, d’investissement et de financement. Le résultat doit être égal au solde de trésorerie de clôture à la date de clôture.

À quelle fréquence devez-vous consulter les rapports comptables ?

Vous devez examiner votre bilan, votre compte de résultat et votre état des flux de trésorerie régulièrement, généralement mensuellement. Vous pouvez consulter d’autres rapports comptables, tels qu’un rapport chronologique des comptes clients, plus fréquemment.

Même si vous n’avez peut-être pas besoin d’envoyer des états financiers à vos investisseurs, prêteurs ou comptables chaque mois, les rapports mensuels peuvent vous donner une vue actuelle de la situation financière de votre entreprise. Il peut également vous aider à analyser régulièrement vos données financières pour gérer votre entreprise efficacement, prendre des décisions commerciales plus éclairées et permettre de meilleures pratiques opérationnelles.

Il est possible de préparer vous-même certains de ces rapports comptables à l’aide de feuilles de calcul, mais un logiciel de comptabilité rend le processus de préparation de ces rapports beaucoup plus facile et plus efficace.

Votre logiciel de comptabilité peut se connecter à votre compte bancaire pour enregistrer automatiquement toutes les transactions. Ensuite, vous pouvez simplement exécuter les rapports dont vous avez besoin pour voir combien d’argent vous avez en banque, surveiller votre bénéfice net ou obtenir d’autres données financières. Cela peut changer radicalement la fréquence à laquelle vous générez des rapports et le degré de connaissances financières dont vous avez besoin.