Comment prioriser efficacement le travail et vous concentrer sur vos objectifs

La priorisation du travail est une compétence importante en matière de gestion du temps pour les petites entreprises et les indépendants qui travaillent souvent sur plusieurs projets en même temps pour différents clients. Pour prioriser efficacement vos projets, vous devez identifier l’urgence et l’importance de toutes vos différentes tâches de travail, et les classer en conséquence. Les travaux importants doivent correspondre à vos objectifs et à votre mission à long terme, tandis que les travaux urgents doivent simplement être effectués le plus tôt possible. En apprenant les techniques appropriées de priorisation, vous deviendrez plus productif dans votre vie professionnelle et plus concentré sur vos objectifs.

Ces rubriques vous montrent comment hiérarchiser le travail et améliorer votre efficacité :

Comment prioriser le travail

Comment vous concentrez-vous sur vos objectifs ?

Comment prioriser le travail

Donner la priorité au travail implique de prendre des décisions difficiles quant à l’importance de vos emplois en cours. Suivez ces sept étapes pour apprendre à prioriser efficacement le travail :

Identifiez vos objectifs

Pour prioriser correctement votre travail, vous devez d’abord établir vos objectifs afin d’avoir une vue d’ensemble de ce sur quoi vous travaillez chaque jour. Fixez-vous des objectifs à long terme qui démontrent clairement ce que vous espérez accomplir dans votre carrière et votre vie personnelle. Vous pouvez également définir des objectifs à court terme que vous aimeriez atteindre chaque mois et qui vous aideront à atteindre vos objectifs à long terme. Une fois que vous avez écrit vos objectifs, gardez-les à portée de main afin de pouvoir vous y référer facilement. Revisitez et révisez vos objectifs à long terme chaque fois que vous en avez besoin.

Créez une liste de vos tâches

La prochaine étape dans la priorisation du travail consiste à identifier toutes les tâches qui vous attendent. Créez une liste principale qui comprend toutes vos tâches actuelles et futures. Une fois que vous avez répertorié tous vos travaux sur une liste principale, divisez-les en tâches mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Commencez par créer une liste mensuelle à partir de la liste principale qui identifie tout ce que vous espérez accomplir pour le mois. Cela peut inclure des priorités personnelles en plus des obligations professionnelles. À partir de votre liste mensuelle, regroupez les tâches que vous pouvez terminer chaque semaine dans une liste hebdomadaire et, à partir de là, créez des listes de tâches quotidiennes.

Évaluer l’importance et l’urgence

Maintenant que vous avez une idée de toutes les tâches qui vous attendent, il est temps d’identifier l’importance et l’urgence de chaque tâche. Les tâches urgentes sont celles qui doivent être accomplies rapidement, par exemple un rapport dont un client a besoin avant la fin de la journée. Mais ils ne sont peut-être pas importants ; en fait, de nombreuses tâches urgentes ne sont pas importantes. Les tâches importantes sont celles qui vous rapprochent de vos objectifs et de votre mission à long terme. Ils prennent généralement plus de temps et peuvent ne pas avoir de date limite de réalisation claire. C’est une bonne idée de vous occuper des tâches urgentes de votre liste dès que possible. Vous pourrez ensuite programmer des périodes plus longues dans votre calendrier pour vous concentrer sur un travail important.

Valeur de mesure

Lorsque vous avez une liste de vos tâches urgentes et que vous devez décider lesquelles donner la priorité, cela peut vous aider à évaluer la valeur de chaque tâche. Par exemple, si l’une de vos tâches urgentes est un projet pour vos clients et l’autre est un rapport interne que vous devez créer pour votre entreprise, donnez la priorité au projet client.

Classer les tâches similaires par effort

Si vous avez encore des tâches qui semblent prioritaires, estimez le temps que prendra chaque tâche pour vous aider à établir des priorités. Vous pourriez vous sentir plus motivé et plus énergique si vous vous attaquez d’abord aux tâches de même priorité qui prennent le moins de temps à accomplir.

Soyez ouvert aux changements

Il est important de comprendre que vos priorités ne sont pas statiques ; ils peuvent changer tout au long de la semaine ou en milieu de journée. Peut-être qu’un client vous contactera et demandera de l’aide pour un nouveau travail urgent qui doit être terminé d’ici la fin de la journée et que vous ne voulez pas le refuser. Assurez-vous simplement de pouvoir rester concentré sur la situation dans son ensemble et de réorganiser vos priorités si nécessaire pour revenir rapidement sur la bonne voie.

Sachez quoi laisser tomber

Vous ne disposez que de peu de temps dans la journée et vous ne pourrez pas toujours tout faire en même temps. Une fois que vous avez défini vos principales priorités et que vous les avez programmées pour la journée, supprimez les tâches restantes et concentrez-vous sur elles un autre jour, lorsqu’elles deviennent une priorité plus élevée. Ensuite, concentrez-vous sur les projets de la journée et mettez-vous au travail pour répondre à vos priorités.

Comment vous concentrez-vous sur vos objectifs ?

Se concentrer sur vos objectifs à long terme est l’une des clés pour rester motivé et gérer votre temps. Voici cinq conseils pour vous aider à rester concentré sur vos objectifs :

Identifiez seulement quelques objectifs

Vous pourriez être tenté de créer une longue liste d’objectifs que vous êtes motivé à atteindre, mais vous devrez affiner votre concentration pour être aussi efficace que possible dans votre travail. Si votre liste d’objectifs est longue, suivez les conseils de Warren Buffett : encerclez vos cinq principaux objectifs de votre liste et concentrez-vous sur ceux-ci. Les objectifs restants sur votre liste ? Évitez-les à tout prix jusqu’à ce que vous ayez atteint vos cinq principaux objectifs.

Décomposez vos objectifs

Si vous essayez d’atteindre une série d’objectifs ambitieux, vous pouvez facilement vous sentir dépassé et ne pas savoir comment commencer à les atteindre. Pour que vos objectifs semblent plus réalisables, il peut être utile de les diviser en étapes plus petites avec des tâches spécifiques. De cette façon, vous saurez exactement ce que vous devez faire pour atteindre chaque objectif.

Mesurez vos progrès

Chacun des objectifs que vous vous fixez doit être mesurable, afin que vous puissiez suivre vos progrès vers leur réalisation. Enregistrez régulièrement les actions que vous entreprenez pour atteindre votre objectif et mesurez vos progrès. Par exemple, si l’un de vos objectifs est de gagner 50 000 € pour l’année, vous pouvez fixer des jalons tout au long de l’année et mesurer régulièrement vos progrès vers votre objectif de revenus ultime.

Obtenez un partenaire de responsabilité

Nous sommes plus productifs lorsque nous avons quelqu’un à qui répondre, et les travailleurs indépendants et les pigistes n’ont pas toujours quelqu’un qui les tient responsables. Partagez vos objectifs avec un ami ou un collègue et demandez-lui de vous aider à en rester responsable. Planifiez des enregistrements réguliers où vous informez votre partenaire du travail que vous avez accompli pour atteindre votre objectif et des défis auxquels vous êtes confronté. Un avantage supplémentaire est que votre partenaire responsable peut vous donner des idées et des idées auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé vous-même et qui peuvent vous aider dans votre travail.

Éliminez les distractions

Supprimez les distractions de votre espace de travail pour éviter de procrastiner. La procrastination est une période très difficile, alors faites ce que vous pouvez pour l’éviter. Verrouillez votre smartphone dans un tiroir de bureau pendant la journée de travail pour ne pas être tenté de l’utiliser. Utilisez une extension de navigateur pour bloquer les sites de réseaux sociaux et autres sites Web qui vous distraient. Plus vous parvenez à gérer les distractions, plus il vous sera facile de vous concentrer sur vos objectifs.