Comptabilité avec Excel : 6 étapes, avantages, inconvénients et exemple

La tenue de livres avec Excel consiste à enregistrer les transactions financières d’une entreprise dans Microsoft Excel. Ces transactions peuvent inclure des paiements, des achats, des dépenses, des ventes, etc. Microsoft Excel pouvant être personnalisé, de nombreuses entreprises l’utilisent pour la comptabilité.

Apprendre à tenir des comptes dans Excel et explorer ses fonctionnalités peut vous aider à comprendre les états financiers de votre entreprise, à générer des rapports financiers et à vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.

Dans cet article, nous aborderons :

Qu’est-ce que la comptabilité dans Excel ?

Comptabilité Excel à entrée unique

Comment créer un système de comptabilité dans Excel

Exemple de comptabilité dans Excel

Avantages de la comptabilité dans Excel

Inconvénients de la comptabilité dans Excel

Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la comptabilité dans Excel ?

La tenue de livres dans Excel implique l’utilisation de Microsoft Excel pour enregistrer les transactions et les données financières de votre petite entreprise. Avec le système de comptabilité Excel, vous pouvez enregistrer différents types de transactions vers et depuis vos comptes bancaires professionnels. Vous pouvez suivre votre inventaire, vos employés, vos fournisseurs, etc.

Bien que beaucoup ne considèrent pas Excel comme un logiciel de comptabilité, le programme peut être utile pour la comptabilité des petites entreprises. La création de modèles de comptabilité Excel peut vous aider à automatiser les tâches quotidiennes, à gagner du temps et à minimiser les risques d’erreurs.

La comptabilité Excel repose sur la création d’un modèle distinct pour chaque ensemble de données financières. Par exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul Excel pour les comptes fournisseurs, les comptes clients, les salaires des employés, les transactions de revenus et de dépenses, etc.

Comptabilité Excel à entrée unique

Un système de comptabilité en partie unique représente un système comptable permettant de suivre les finances d’une organisation. Chaque transaction est représentée par 1 entrée, dont la plupart gardent une trace des fonds entrants ou sortants.

Dans le système de comptabilité à entrée unique, les transactions sont enregistrées dans un « livre de caisse » ou un journal avec des colonnes avec des en-têtes tels que la date et la description.

En termes simples, la comptabilité en partie unique consiste à enregistrer un côté des transactions, contrairement à la comptabilité en partie double, qui enregistre le débit et le crédit.

La comptabilité en partie unique est idéale pour les petites entreprises et fonctionne parfaitement dans Excel. Toutefois, il ne convient pas aux grandes entreprises. Dans de tels cas, un système de comptabilité en partie double est nécessaire pour suivre les flux de trésorerie et réduire les risques de fraude et d’erreurs.

Si vous pensez que votre entreprise a besoin d’un système de comptabilité en partie double, il est peut-être temps d’envisager l’une des solutions logicielles de comptabilité ou un service de comptabilité en ligne.

Comment créer un système de comptabilité dans Excel

Voici comment créer un système de comptabilité dans Excel.

Étape 1 – Préparez un modèle de feuille Excel de comptabilité

Si vous avez déjà utilisé Excel et savez comment le contourner, vous pouvez créer votre modèle de comptabilité Excel à partir de zéro. Ceux qui n’ont jamais utilisé Excel auparavant ou qui ne connaissent pas ses fonctionnalités peuvent télécharger des modèles de comptabilité Excel en ligne.

Une fois que vous avez créé ou téléchargé des modèles, vous pouvez les utiliser comme base pour des tâches plus avancées liées au compte, telles que des états financiers de base, des formulaires, des reçus, des rapports, etc.

Quel que soit l’endroit où vous obtenez le modèle, il doit contenir 3 feuilles clés : une feuille de plan comptable, une feuille de compte de résultat et une feuille de transactions.

Le plan comptable est une feuille qui contient une liste des comptes qui composent vos livres. Chaque compte représente 1 catégorie dans la feuille, et chaque transaction doit être placée dans l’une de ces catégories.

Une feuille de compte de résultat contient des informations sur vos dépenses et vos revenus et affiche votre revenu net. Sans cette fiche, vous n’auriez pas une idée claire de la santé financière de votre entreprise.

Une feuille de transactions contient les détails de chaque transaction liée à votre entreprise. Ici, vous devez enregistrer des détails tels que la date, le montant, la description, le compte, etc. Vous pouvez choisir de diviser les transactions en feuilles de revenus et de dépenses ou de les regrouper sur une seule feuille.

Étape 2 – Personnalisez votre plan comptable

L’étape suivante consiste à personnaliser votre plan comptable pour vous assurer qu’il correspond à votre entreprise. Vous devez créer des points de référence qui vous rappelleront quelles transactions vous devez placer dans des catégories spécifiques.

Tout d’abord, vous devrez dresser une liste de chaque type de dépenses ou de revenus de votre entreprise. Ensuite, vous devez créer un compte pour chacun, le répertorier dans le plan comptable et l’utiliser comme référence lors de la catégorisation des transactions.

Gardez à l’esprit que votre plan comptable devra être adapté à votre entreprise. Cependant, vous devez classer les transactions dans l’un des trois groupes suivants : revenus, dépenses ou coût des marchandises vendues (COGS).

Étape 3 – Personnalisez votre feuille de compte de résultat

Votre feuille de compte de résultat contient les informations de votre plan comptable. Pour garantir une grande précision, vous devrez personnaliser votre feuille de compte de résultat pour qu’elle reflète le plan comptable. Chaque compte doit être séparé selon qu’il s’agit de revenus, de dépenses ou de COGS.

Si vous souhaitez générer des relevés de revenus mensuels, vous devrez créer 12 feuilles, 1 pour chaque mois. Assurez-vous d’étiqueter chacun d’eux et de saisir la plage de dates appropriée pour éviter toute confusion.

L’un des avantages de l’utilisation de modèles prédéfinis est qu’ils contiennent déjà des formules pour la saisie automatique des données et les calculs. Ces formules sont basées sur les informations provenant d’autres feuilles.

Si vous décidez de créer des modèles Excel à partir de zéro, vous devrez saisir les formules manuellement ou saisir les chiffres vous-même, ce qui augmente le risque d’erreurs.

Étape 4 – Créer une feuille pour les factures

Cette étape n’est pas requise pour la comptabilité de base dans Excel, mais elle peut vous aider dans l’organisation.

Lors de la saisie des revenus des factures, ajoutez le numéro de facture. De cette façon, vous pourrez croiser les données, vérifier les erreurs et vous assurer de ne pas saisir deux fois un paiement de facture ou d’oublier de le saisir.

Avoir une feuille séparée pour les factures facilite grandement le suivi de votre argent. Vous pouvez créer vous-même une feuille séparée ou télécharger un modèle.

Étape 5 – Créer une feuille pour projeter les flux de trésorerie

C’est une autre étape qui n’est pas nécessaire pour la comptabilité Excel. De plus, Excel n’est pas le meilleur programme pour créer des états des flux de trésorerie et les partager avec des investisseurs ou d’autres parties.

Cependant, de nombreux propriétaires de petites entreprises décident de créer une feuille de projection des flux de trésorerie à des fins de planification mensuelle. Comme pour la feuille de factures, vous pouvez créer la feuille vous-même ou télécharger un modèle.

Étape 6 – Enregistrez le fichier Excel

Après avoir créé le modèle Excel parfait pour votre entreprise et ajouté les feuilles nécessaires, il est temps d’enregistrer le fichier Excel. Vous pouvez le conserver sur votre disque ou votre ordinateur. Étant donné que ce fichier contient des informations précieuses concernant les comptes bancaires et les documents comptables de votre entreprise, il est essentiel d’en assurer la sécurité.

Exemple de comptabilité dans Excel

Supposons que vous souhaitiez créer un livre de caisse pour août 2022. Votre tableau Excel doit contenir les colonnes suivantes : date, détails, revenus, dépenses et solde bancaire/de trésorerie.

La première entrée devrait être votre solde actuel. Par exemple, cela peut représenter 5 000 €. Si vous avez réalisé une vente de 700 € le 5 août, vous inscrivez ce montant dans la colonne « revenu ». Votre solde bancaire/en espèces devrait maintenant être de 5 700 €.

Imaginons ensuite que vous deviez payer un loyer (1 500 €) le 10. Ce montant doit être placé dans la colonne « dépenses », accompagné de la description et de la date appropriées. Votre solde bancaire/en espèces devrait maintenant être de 4 200 €.

Avantages de la comptabilité dans Excel

La comptabilité dans Excel présente de nombreux avantages.

• Effectuer des tâches comptables de base dans Excel ne nécessite pas de compétences particulières.
• Le programme est simple à utiliser.
• C’est moins cher qu’un logiciel de comptabilité.
• Le programme dispose de nombreuses fonctions précieuses qui vous permettent d’enregistrer des transactions sans difficulté.
• Il vous permet de créer des graphiques et autres présentations graphiques.
• Il vous permet de suivre les revenus et les dépenses versés sur ou depuis votre compte bancaire.
• Il vous permet d’effectuer des calculs de base et de créer des états financiers.
• Il vous permet de suivre les factures.

Inconvénients de la comptabilité dans Excel

Excel peut être un bon choix pour certains propriétaires d’entreprise, mais il n’est pas parfait. Voici quelques inconvénients à garder à l’esprit.

• Étant donné que vous devrez peut-être saisir des formules manuellement, le risque d’erreurs est élevé.
• La comptabilité Excel est moins sécurisée que les logiciels de comptabilité.
• Le processus peut prendre du temps.
• Excel ne peut pas importer de données depuis un logiciel bancaire, vous ne pouvez donc pas générer de relevés bancaires.
• Cela ne convient pas aux grandes entreprises.

Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

Si vous possédez une entreprise, vous savez que la tenue de livres n’est pas facile, quelle que soit la taille de votre entreprise. Une erreur apparemment minime peut causer des problèmes importants plus tard et entraîner des frais et des amendes coûteux. Sans oublier qu’une seule erreur peut gâcher des mois de travail acharné et vous obliger à passer des heures à la réparer.

Si vous ne voulez prendre aucun risque et profiter de nombreuses fonctionnalités pratiques, Investies.fr peut vous aider. Il s’agit d’un logiciel de comptabilité fiable qui peut automatiser les tâches quotidiennes et minimiser les erreurs.

Investies.fr vous donne à tout moment une idée claire du fonctionnement de votre entreprise. Il dispose d’une interface conviviale et est disponible sur les ordinateurs et les appareils mobiles afin que vous puissiez toujours vérifier les informations souhaitées.

Points clés à retenir

Excel peut être un excellent outil de comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises. À l’aide de modèles comptables, vous pouvez suivre vos revenus nets, vos dépenses, vos factures, vos transactions et d’autres données. Vous pouvez choisir de créer vos propres modèles ou de les télécharger sur Internet.

Même si Excel peut être utile, la saisie des données peut prendre beaucoup de temps. De plus, de nombreuses entreprises deviennent assez rapidement dépassées par la plateforme. Par conséquent, il peut être préférable d’envisager d’utiliser un logiciel de comptabilité dès le départ.

Questions fréquemment posées

Excel est-il suffisant pour la comptabilité ?

Excel est suffisant pour la comptabilité de base des petites entreprises. Si vous possédez une plus grande entreprise ou souhaitez des options plus avancées, il est préférable de vous tourner vers un logiciel de comptabilité.

Excel a-t-il un modèle de comptabilité ?

Excel ne propose pas de modèle de comptabilité intégré. Cependant, vous pouvez télécharger des modèles prédéfinis sur Internet ou créer les vôtres.

Comment faire une comptabilité simple pour ma petite entreprise ?

Vous pouvez faire une comptabilité simple avec Excel. Gardez à l’esprit que vous devrez personnaliser les feuilles en fonction des besoins de votre entreprise. Bien entendu, n’oubliez pas de saisir chaque transaction, de respecter les délais et de suivre les dépenses.

Pouvez-vous utiliser Excel pour suivre les dépenses ?

Oui, vous pouvez utiliser Excel pour suivre les dépenses.