Comptabilité pour les organisations à but non lucratif : un guide de base et les meilleures pratiques

La tenue de livres pour une organisation à but non lucratif, ou comptabilité à but non lucratif, représente une manière unique pour une organisation à but non lucratif de planifier, d’enregistrer et de rendre compte de ses finances. Cela implique des principes comptables généralement reconnus et d’autres tâches que toutes les entreprises emploient lors de la présentation de leurs finances, ainsi que celles spécifiques aux organisations à but non lucratif.

La tenue de livres pour une organisation à but non lucratif est vitale car elle prouve comment une organisation dépense ses fonds. Apprendre à faire la comptabilité des organisations à but non lucratif et comprendre quels états une organisation à but non lucratif doit préparer est crucial pour quiconque souhaite diriger une organisation à but non lucratif avec succès.

Table des matières

Qu’est-ce que la tenue de livres pour les organisations à but non lucratif ?

Comptabilité à but non lucratif ou à but lucratif

Comment faire la comptabilité pour une organisation à but non lucratif

Comment Investies.fr peut vous aider

Meilleures pratiques de comptabilité à but non lucratif

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la tenue de livres pour les organisations à but non lucratif ?

La tenue de livres pour une organisation à but non lucratif est le processus de saisie, d’enregistrement et de classification des finances d’une organisation.

La comptabilité et la tenue de livres à but non lucratif consistent à représenter les dossiers financiers d’une organisation conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR).

Les organisations à but non lucratif bénéficient d’un statut d’exonération fiscale auprès de l’Internal Revenue Service (IRS). S’ils souhaitent conserver ce statut, ils doivent tenir une comptabilité précise.

Comptabilité à but non lucratif ou à but lucratif

L’une des premières choses que nous devons clarifier avant d’approfondir la comptabilité d’une organisation à but non lucratif est la différence entre les entités à but non lucratif et à but lucratif.

Les entités à but lucratif sont des individus, des sociétés ou des partenariats qui exercent des activités dans un but lucratif. Dans ce cas, les actionnaires, les investisseurs, les autorités fiscales, la direction et les fournisseurs s’intéressent à la situation financière de l’entité, et c’est sur cela que se concentre la comptabilité à but lucratif.

Les organisations à but non lucratif sont des entités organisées et exploitées exclusivement à des fins éducatives, sociales, professionnelles, caritatives, de santé ou autres. Alors que les parties prenantes du monde des affaires se préoccupent des profits, les parties prenantes à but non lucratif et les membres des conseils d’administration veulent savoir si les ressources sont correctement utilisées et allouées.

Les organisations à but lucratif et à but non lucratif se conforment généralement aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). Celles-ci représentent des règles comptables qui normalisent la présentation des états financiers. Des organisations comme l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) et le Financial Accounting Standards Board (FASB) décrivent ces principes et présentent des ressources fiables pour les entités à but non lucratif et à but lucratif.

Comment faire la comptabilité pour une organisation à but non lucratif

Chaque organisation à but non lucratif est unique. Cependant, toutes les organisations à but non lucratif doivent prendre plusieurs mesures pour garantir la qualité et la fiabilité des données.

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La base d’un système de tenue de livres et de comptabilité précis est l’enregistrement de toutes les transactions financières. Il y a plusieurs moyens de le faire.

• Enregistrez-les dans un grand livre physique (également appelé journal général)
• Utiliser un logiciel de comptabilité
• Utiliser une feuille de calcul Excel
• Utiliser les services de tenue de livres

Quelle que soit l’option que vous choisissez, vous devriez pouvoir effectuer les opérations suivantes :

• Organisez les reçus des contributions en nature, des dons, etc.
• Enregistrer les dépenses et les paiements
• Enregistrer les transactions de petite caisse, la paie, les comptes clients et les comptes créditeurs

L’option que vous choisissez devrait également vous permettre d’effectuer une comptabilité par fonds (c’est-à-dire d’utiliser différents comptes à des fins différentes). Les organisations à but non lucratif ont des règles strictes concernant les sources de financement et la manière dont elles doivent être dépensées. Par exemple, les grandes organisations comme les universités disposent souvent de dizaines, voire de centaines de comptes bancaires à des fins différentes comme les bourses, les frais de scolarité, les projets, etc.

Il va sans dire que vous ne devez jamais utiliser votre compte bancaire personnel pour votre organisation à but non lucratif. Toutes les transactions doivent passer par des comptes dédiés. Vous pouvez toujours demander à votre banque quelles sont vos options de compte et utiliser celles adaptées aux organisations à but non lucratif.

Vous devriez également embaucher un responsable financier ou un trésorier qui sait tenir les livres d’une organisation à but non lucratif et qui connaît les logiciels de comptabilité spécialisés.

Rapprocher les comptes bancaires

Le rapprochement bancaire est le processus permettant de garantir l’exactitude des documents d’une organisation (bilan, compte du grand livre, flux de trésorerie, etc.). Une organisation à but non lucratif rapproche les comptes bancaires en comparant les montants enregistrés aux montants figurant sur les relevés bancaires.

Selon la taille de votre organisation à but non lucratif et le nombre de transactions, il peut être judicieux d’effectuer des rapprochements bancaires une fois par mois. De cette façon, vous identifierez les erreurs bancaires potentielles, aiderez à suivre les flux de trésorerie et prévenirez la fraude.

Utiliser les bons de commande

Comme mentionné, les organisations à but non lucratif doivent suivre des règles strictes pour justifier leur situation financière et leurs dépenses de collecte de fonds. Une façon d’y parvenir consiste à utiliser des bons de commande.

Un bon de commande est un document qu’un acheteur (dans ce cas, une organisation à but non lucratif) envoie à un vendeur pour confirmer l’achat de différents biens et services. Le vendeur signe ce document et confirme tous les détails de l’achat.

Enregistrer les dons en nature

Un don en nature ou un don en nature représente un don de biens ou de services au lieu d’argent pour l’achat de biens et de services.

Par exemple, un avocat peut examiner un contrat pour votre organisation à but non lucratif et refuser de facturer des honoraires. Même si vous n’avez pas payé l’avocat, vous devez l’enregistrer.

Vous pouvez le faire en ouvrant un compte de revenus pour les dons en nature et en enregistrant la juste valeur marchande du don. Si le don est inférieur à 5 000 €, vous pouvez en déterminer vous-même la valeur. Si le montant dépasse 5 000 €, vous devrez embaucher un expert en évaluation.

Faire un plan budgétaire annuel

Un plan budgétaire annuel représente une feuille de route pour les organisations à but non lucratif et garantit que l’organisation est sur la bonne voie.

Le plan doit comprendre 2 catégories principales : les sources de revenus attendues et les dépenses attendues. La nature des sources de revenus et des dépenses dépend de l’organisation.

Créer des états financiers

Les états financiers donnent un aperçu du montant d’argent dont dispose votre organisation à but non lucratif, où vous le dépensez et comment il est utilisé. La préparation des états financiers peut être effectuée automatiquement ou manuellement.

De nombreux logiciels de comptabilité vous permettent de générer automatiquement des états financiers, comme un état de la situation financière. Cela réduit le risque d’erreurs et garantit la fiabilité et la précision. Bien sûr, vous pouvez toujours générer des états financiers manuellement, mais cela demande beaucoup de temps et de compétences.

Les organisations à but non lucratif disposent de 3 principaux types d’états : l’état de la situation financière, l’état des flux de trésorerie et l’état des activités.

L’état de la situation financière représente la version à but non lucratif du bilan. Cette déclaration donne un aperçu de ce qu’une organisation à but non lucratif doit, de ce qu’elle possède et du montant qu’il lui reste. Contrairement aux organisations à but lucratif, les organisations à but non lucratif n’ont pas de capitaux propres parce qu’elles n’ont pas de propriétaires, et c’est la plus grande différence entre un bilan et un état de la situation financière. Au lieu de cela, les organisations à but non lucratif disposent d’un actif net. Certains sont des actifs nets non affectés et d’autres sont considérés comme des actifs nets restreints.

L’état des flux de trésorerie d’une organisation à but non lucratif suit la trésorerie et la santé financière d’une organisation à but non lucratif. Cet état contient des informations sur le montant de trésorerie qu’une organisation génère grâce aux investissements, au financement et aux opérations.

L’état des activités, également appelé compte d’exploitation, représente la version à but non lucratif d’un compte de résultat. Il affiche des données financières sur vos revenus, dépenses et pertes. Cet état exprime l’évolution de l’actif net et est divisé en 2 sections : actif net non affecté et actif net restreint.

Faites attention aux obligations fiscales

Comme mentionné, les organisations à but non lucratif bénéficient d’un statut d’exonération fiscale, ce qui signifie qu’elles n’ont pas à payer d’impôts fédéraux à l’IRS en vertu de l’article 501. Cette section réglemente le statut fiscal des organismes de bienfaisance, des organisations religieuses et des organisations à but non lucratif.

Avant de demander un statut d’exonération fiscale auprès de l’IRS, vous devez enregistrer votre statut d’organisation à but non lucratif auprès de votre État.

Comment Investies.fr peut vous aider

Bien qu’apparemment similaires, les processus comptables des entreprises à but lucratif et des organisations à but non lucratif diffèrent à bien des égards. Planifier le budget d’une organisation à but non lucratif, créer des rapports et des relevés sur l’actif net, les flux de trésorerie, les coûts fixes, suivre les coûts, les transactions financières et équilibrer le compte bancaire peut être une tâche fastidieuse, en particulier pour ceux qui ont peu d’expérience.

Heureusement, les professionnels à but non lucratif n’ont pas à se soucier de vos informations financières si vous choisissez Investies.fr.

Investies.fr est un programme de comptabilité de haute qualité capable d’automatiser les tâches répétitives et les activités quotidiennes et de garantir une comptabilité précise et fiable.

Le programme offre de nombreuses intégrations et une interface facile à utiliser, même pour ceux qui ne sont pas férus de technologie. Investies.fr est disponible sur ordinateurs et appareils mobiles, vous pouvez donc rester au courant de votre organisation à but non lucratif à tout moment.

Du suivi des paiements et des dépenses à la création de rapports et d’états financiers trimestriels, Investies.fr est le programme incontournable avec de nombreuses utilisations.

Meilleures pratiques de comptabilité à but non lucratif

Voici les meilleures pratiques en matière de comptabilité pour les organisations à but non lucratif :

• Ne vous inquiétez pas trop des dépenses fonctionnelles, car elles sont nécessaires au fonctionnement de toutes les organisations à but non lucratif.
• Vérifiez fréquemment votre budget pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs et maintenir des flux de trésorerie sains.
• Mettez en place des contrôles internes réguliers, même si vous n’avez pas beaucoup d’employés.
• Effectuer des audits réguliers pour garantir que l’organisation dispose d’informations à jour et se conforme aux normes comptables.
• Embauchez un directeur exécutif ou d’autres dirigeants d’organisations à but non lucratif capables de superviser les opérations.
• Restez à la hauteur de vos responsabilités comptables à tout moment.
• Utilisez un logiciel de comptabilité spécialisé.

Points clés à retenir

Étant donné que les organisations à but non lucratif ne se concentrent pas sur le profit mais sur une mission à but non lucratif, elles ont des pratiques comptables différentes. Bien que les principes de base de la comptabilité puissent s’appliquer dans les deux cas, certains détails apparemment mineurs font des différences significatives dans la façon dont les finances d’une organisation à but non lucratif sont gérées.

Étant donné que les organisations à but non lucratif risquent de perdre leur statut d’exonération fiscale si elles ne respectent pas les principes comptables, il est essentiel de prêter attention à une bonne comptabilité. Pour cette raison, il peut être préférable d’acquérir un logiciel de comptabilité de haute qualité capable d’automatiser les tâches quotidiennes, de créer des rapports et de minimiser les risques d’erreurs.

Questions fréquemment posées

Comment devenir comptable pour une association à but non lucratif ?

Les comptables à but non lucratif n’ont pas besoin d’avoir une formation formelle ou un CPA. Cependant, ils doivent comprendre le fonctionnement des organisations à but non lucratif. Bien entendu, ils doivent également avoir une certaine expérience dans l’industrie. Si vous souhaitez devenir comptable pour une organisation à but non lucratif, essayez de rechercher des stages qui pourraient vous aider à en apprendre davantage sur les processus. Vous voudrez peut-être visiter le Conseil national des organisations à but non lucratif pour en savoir plus.

Quel est le meilleur logiciel pour la comptabilité à but non lucratif ?

Étant donné que chaque organisation à but non lucratif est différente, il est impossible de dire qu’un logiciel est le meilleur, mais il existe d’excellentes options. Recherchez un programme facile à utiliser, efficace et disponible sur de nombreux appareils. Le programme sélectionné doit être capable d’automatiser les tâches quotidiennes et de minimiser les erreurs. Le logiciel de comptabilité Investies.fr accomplit toutes ces tâches avec facilité et constitue un excellent choix en fonction de vos besoins.

Comment enregistrer les dons pour une organisation à but non lucratif ?

Les dons doivent être enregistrés sur le relevé d’activités. L’entrée doit contenir des informations telles que le nom du donateur, le montant d’argent et la date.

Les organisations à but non lucratif doivent-elles suivre les PCGR ?

Oui, les organisations à but non lucratif doivent suivre les PCGR.

Les organisations à but non lucratif ont-elles besoin de comptables ?

Oui, les organisations à but non lucratif ont besoin de comptables. Ils peuvent choisir d’embaucher des comptables internes ou de confier leur comptabilité à un cabinet spécialisé.