Tenue de livres pour la gestion immobilière : 8 bonnes pratiques

La comptabilité de gestion immobilière vise à montrer le bénéfice généré par une propriété. Que vous gériez un bien personnel ou locatif, une comptabilité immobilière précise est essentielle.

Les propriétaires d’entreprises de gestion immobilière considèrent probablement la comptabilité comme la partie la moins appréciée de leur travail.

Mais des finances bien gérées entraînent des économies d’impôts, une réduction des dépenses d’exploitation, une augmentation des revenus locatifs et un retour sur investissement plus élevé. La gestion des biens locatifs implique la réception des paiements de loyer, le traitement des factures des fournisseurs, etc. Cela signifie que beaucoup d’argent peut transiter par une entreprise chaque mois.

Cela laisse une entreprise avec potentiellement de nombreuses responsabilités. Il est donc essentiel d’établir les meilleures pratiques comptables pour garantir que votre entreprise reste rentable.

Dans cet article, nous aborderons :

Comptes professionnels séparés

Méthode comptable

Plan comptable

Méthode de tenue de livres

Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

Factures et reçus

Dépenses inattendues

Rapprocher les comptes

Déductions fiscales

Points clés à retenir

Questions fréquemment posées

Comptes professionnels séparés

Quelle est la différence entre votre compte bancaire personnel et professionnel ? A première vue, pas grand chose. Vous pouvez avoir un compte chèque et un compte d’épargne pour un usage personnel et professionnel.

Mais vous ne pouvez ouvrir un compte professionnel que si vous avez une entreprise légitime.

Il existe quelques différences notables. Votre compte bancaire professionnel peut avoir plus d’exigences, voire des restrictions. Par exemple, votre compte courant professionnel peut autoriser un nombre limité de transactions par mois. La banque peut même facturer des frais de maintenance plus élevés.

Vous vous demandez peut-être également si vous devez ouvrir un compte distinct dans la même banque que celle où se trouve votre compte personnel.

C’est souvent la meilleure solution, surtout si vous êtes satisfait de leur service. De plus, si la banque vous reconnaît déjà comme client fidèle, il pourrait être plus simple d’ouvrir un compte professionnel.

Mais pourquoi devriez-vous avoir un compte séparé pour votre société de gestion immobilière ?

Premièrement, vous protégez vos actifs de toute responsabilité légale. Personne ne veut penser à la faillite de son entreprise, mais cela arrive. Vous ne voulez pas non plus risquer de perdre vos biens personnels.

Deuxièmement, avoir un compte professionnel confère de la crédibilité et renforce l’image de l’entreprise. Bien sûr, vous souhaiterez peut-être même demander une carte de crédit professionnelle.

Enfin, avoir des comptes séparés simplifie la comptabilité des biens locatifs. Toutes les transactions, dépenses professionnelles, flux de trésorerie de location et paiements en ligne ont lieu sur un compte désigné. Vous pouvez facilement suivre les transactions via des relevés bancaires séparés.

Méthode comptable

Que vous gériez des biens personnels ou des immeubles de placement, il n’existe que deux façons de suivre l’argent qui entre et sort de l’entreprise.

La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice sont les 2 méthodes disponibles pour la tenue des livres de gestion immobilière.

La principale différence entre les deux réside dans le calendrier de comptabilisation des revenus et des dépenses. La comptabilité de caisse se concentre sur la comptabilisation immédiate, tandis que la comptabilité d’exercice traite des revenus et des dépenses anticipés. Voici plus de détails qui mettent en évidence les différences.

Accumulation

Lorsque vous utilisez le principe de la comptabilité d’exercice dans la comptabilité immobilière, vous enregistrez les revenus et les dépenses au fur et à mesure qu’ils surviennent. Peu importe si vous attendez un paiement ou un virement bancaire. Selon cette approche comptable, ces transactions sont définitives. Mais cela fonctionne aussi dans l’autre sens.

Supposons que vous ayez un bien locatif en bord de mer et que votre locataire paie 6 mois à l’avance.

En utilisant la méthode de comptabilité d’exercice, vous l’enregistrerez comme 1 paiement par mois au cours des 6 prochains mois. Fondamentalement, la comptabilité d’exercice ne suit pas les flux de trésorerie mais enregistre les comptes débiteurs et les comptes créditeurs.

C’est l’un des systèmes comptables les plus précis qui offre d’excellents résultats à long terme. Il y a quelques inconvénients à considérer. Ce type de comptabilité peut créer une apparence de rentabilité.

De plus, il est plus compliqué à utiliser lorsqu’il s’agit de sommes non gagnées ou prépayées. Les sociétés de gestion immobilière qui utilisent un système de comptabilité d’exercice doivent déposer des états financiers auprès des organismes de réglementation.

Base de trésorerie

La comptabilité de caisse vous permet d’enregistrer les bénéfices dans le compte de résultat lorsque l’argent arrive. Vous n’enregistrez les dépenses que si vous avez payé une somme spécifique. La méthode de comptabilité de caisse est la plus courante pour les petites entreprises.

Sur place, les gestionnaires immobiliers ont tendance à s’appuyer sur le système de comptabilité de caisse car il simplifie les choses.

Mais même un gestionnaire de loyers commerciaux et de grandes sociétés de gestion immobilière peuvent voir les avantages de cette méthode.

Il est également important d’évoquer certains inconvénients. Le système de comptabilité de caisse peut surestimer le montant de trésorerie dont dispose une entreprise, ce qui peut conduire à des investissements défavorables.

Plan comptable

À présent, vous avez probablement pensé : « J’ai besoin d’un aide-mémoire pour la comptabilité immobilière ! » C’est parfaitement compréhensible.

Le plan comptable se rapproche de cette définition. Mais rentrons plus dans les détails. Chaque fois que vous enregistrez un paiement de loyer, une facture, une facturation annuelle ou toute autre transaction, celui-ci est transféré sur un compte spécifique.

Cela peut sembler déroutant si vous ne savez pas quel compte utiliser. C’est pourquoi un plan comptable est si utile. Il s’agit d’une liste de tous les comptes de l’entreprise en un seul endroit.

Vous pouvez également l’appeler un tableau de gestion immobilière. Il contient tous les documents financiers essentiels concernant l’activité de gestion immobilière. Plus votre graphique est détaillé, meilleure sera votre aide-mémoire.

Ce type de graphique comprend généralement :

• Comptes de bilan – La liste comprend tous les rapports financiers dont une entreprise a besoin pour créer un bilan complet. Les comptes d’actif, de passif et de capitaux propres entrent dans cette catégorie d’états financiers.
• Comptes de compte de résultat – Les comptes de revenus, de dépenses et les états de flux de trésorerie font partie de cette liste.

Méthode de tenue de livres

Nous avons abordé différentes méthodes comptables, mais nous devons également discuter des méthodes de tenue des livres. Mais d’abord, y a-t-il une différence entre comptabilité et tenue de livres ? Après tout, ces termes sont fréquemment utilisés de manière interchangeable.

En effet, ils sont très similaires. Cependant, la comptabilité s’occupe davantage de l’enregistrement des transactions financières, tandis que la comptabilité examine et analyse les comptes et les données financiers. Il existe 2 principales méthodes de comptabilité : en partie simple et en partie double.

Entrée unique

Ce type de comptabilité est l’option privilégiée pour un système de comptabilité de gestion immobilière plus petit. Si l’activité de transaction est minime, une approche à entrée unique est suffisante.

Lorsque vous utilisez cette méthode, vous n’enregistrez une transaction qu’une seule fois. La liste des revenus et dépenses comporte une seule ligne avec des valeurs positives et négatives.

Double saisie

La comptabilité en partie double est plus complexe. Une entreprise de gestion immobilière enregistrera chaque transaction deux fois en débits et en crédits.

Chaque entrée sur un compte spécifique nécessite une entrée opposée mais correspondante dans un compte différent. Le montant total donne un résultat équilibré.

Automatisez la comptabilité avec Investies.fr

Quelle est la meilleure façon de gérer tous vos besoins en matière de comptabilité de gestion immobilière ? Investir dans un logiciel de comptabilité de gestion immobilière de haute qualité est la réponse qui me vient à l’esprit.

L’une des meilleures solutions du marché est Investies.fr. La comptabilité immobilière comporte des considérations particulières.

Le suivi des paiements de loyer, des propriétés locatives et le rapprochement des comptes bancaires demandent du temps et des efforts.

Avec le logiciel de comptabilité premium Investies.fr, ces tâches deviennent automatisées. Ce système comptable est parfait pour la comptabilité immobilière. Vous pouvez créer des rapports, suivre vos actifs immobiliers et lire les états financiers essentiels.

Investies.fr peut vous faire économiser l’argent que vous perdriez en faisant appel à un comptable interne. Cela vous évite également d’avoir à proposer une formation en comptabilité aux employés, car tout le monde peut utiliser Investies.fr.

Vous pouvez essayer Investies.fr gratuitement et utiliser leurs nombreuses ressources pour apprendre tout ce dont vous avez besoin sur la comptabilité pour la gestion immobilière.

Factures et reçus

La comptabilité des biens locatifs comprend également la gestion des factures et des reçus. Un flux de trésorerie positif est extrêmement important pour une entreprise.

Mais sans gestion des factures et des reçus, cela est difficile à réaliser. Mais quelle est la différence entre une facture et un reçu en termes comptables ? Une facture est un document contenant une demande de paiement.

Un reçu est un document qui confirme le paiement. La gestion des factures et des reçus est essentielle car elle permet d’éviter les retards et les erreurs humaines. Que se passe-t-il si le locataire a payé mais n’a pas reçu de reçu ?

Cela les met dans une position vulnérable. De plus, garder les factures et les reçus en ordre constitue un excellent conseil fiscal. N’oubliez pas qu’un logiciel de gestion immobilière de qualité supérieure peut vous aider à maintenir un système de facturation et de reçus impeccable.

Dépenses inattendues

Comme pour toute entreprise, la gestion d’un bien locatif doit tenir compte des dépenses imprévues. La comptabilité des biens locatifs doit inclure la budgétisation d’événements spécifiques ayant un impact sur l’entreprise. Par exemple, le remplacement des appareils électroménagers, la peinture, le remplacement du système d’eau chaude et le traitement antiparasitaire sont autant de dépenses qui peuvent survenir à tout moment.

De plus, les gestionnaires doivent tenir compte du manque de revenus lors des vacances de biens locatifs. D’autres dépenses peuvent également affecter l’entreprise.

Peut-être devrez-vous payer plus d’impôts que vous ne le pensiez auparavant. Ou peut-être que les primes d’assurance ont augmenté. Enfin, les dépenses imprévues peuvent inclure le paiement d’outils marketing s’il y a trop de postes vacants.

Il est impossible de planifier toutes les dépenses imprévues, mais les gestionnaires immobiliers expérimentés savent généralement comment budgétiser ces événements. Et un logiciel de comptabilité des biens locatifs les aide à mettre ces fonds de côté.

Rapprocher les comptes

Un rapprochement bancaire mensuel permettra de contrôler votre système comptable de biens locatifs. Il est juste de dire que le rapprochement de ces comptes peut prendre un certain temps, mais il s’agit d’une mesure préventive importante.

En utilisant le rapprochement bancaire comme pratique comptable des biens locatifs, vous repérerez les erreurs, les fautes de frappe, les entrées manquantes et les faux pas que vous pourriez autrement manquer. La bonne nouvelle est que les meilleures applications de comptabilité vous permettent de démarrer le processus de rapprochement rapidement et de suivre chaque changement.

Déductions fiscales

L’un des meilleurs moyens d’économiser de l’argent grâce à une comptabilité efficace est de suivre les dépenses déductibles. Cela ne veut pas dire que vous découvrirez des abris fiscaux ou des échappatoires qui vous permettront de cesser de payer des impôts. Mais les sociétés de gestion immobilière ont droit à des déductions spécifiques.

Par exemple, vous pouvez déduire les dépenses de formation, le kilométrage des véhicules professionnels et même les services de comptabilité. Mais voici une liste plus complète des dépenses que vous pouvez déduire pendant la saison des impôts :

• Coût des réparations
• Les fournitures de nettoyage
• Frais juridiques
• Taxes foncières
• Intérêts hypothécaires
• Publicité
• Assurance
• Frais de résiliation de bail

Si vous versez un salaire aux employés travaillant sur place, comme les gestionnaires et les préposés à l’entretien, vous pouvez demander une déduction fiscale. Il en va de même pour l’argent que vous versez aux entreprises contractantes qui s’occupent des réparations et de l’entretien.

Points clés à retenir

La gestion immobilière implique de nombreuses tâches différentes. C’est pourquoi de nombreux propriétaires confient ce travail à un cabinet comptable. Cependant, beaucoup choisissent d’investir dans un programme de comptabilité fiable et de suivre eux-mêmes leurs finances. Vous pouvez apprendre la comptabilité de gestion immobilière même si vous n’avez jamais lu d’états financiers.

Les plateformes comptables comme Investies.fr sont très conviviales et vous permettent de gérer votre compte bancaire professionnel, de conserver des registres financiers essentiels et d’enregistrer les flux de trésorerie de location et les dépenses déductibles. Ces 8 pratiques du système de comptabilité des locations vous aideront à garder vos dossiers organisés.

Prenez particulièrement soin de maintenir le système de gestion des factures et des reçus en parfait état et planifiez les dépenses imprévues. Enfin, vous disposez d’un compte professionnel pour une raison. Il ne suffit pas d’y jeter un coup d’œil de temps en temps. Une réconciliation périodique peut faire toute la différence.

Questions fréquemment posées

Les gestionnaires immobiliers font-ils la comptabilité ?

La comptabilité de gestion immobilière fait partie du champ d’application de cette profession. Les gestionnaires immobiliers ont diverses responsabilités, notamment la perception des loyers, l’entretien et la comptabilité de gestion immobilière. La complexité et l’étendue de la comptabilité qu’ils effectuent varient. Ils peuvent sous-traiter le travail à une autre entreprise ou utiliser un logiciel de comptabilité.

Comment suivre les dépenses liées à un bien locatif ?

La comptabilité des biens locatifs change en fonction du nombre d’unités que vous gérez. Certaines personnes n’ont besoin que d’une feuille de calcul Excel car elles ne contiennent qu’un seul bien locatif. Cependant, si vous avez besoin de suivre plusieurs unités immobilières locatives, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité de gestion immobilière est la voie à suivre.

Les propriétaires ont-ils besoin de comptables ?

Les propriétaires sans expérience en comptabilité de gestion immobilière devront peut-être embaucher un comptable. D’un autre côté, un logiciel de comptabilité de gestion immobilière doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin constitue également un excellent choix.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité pour la gestion immobilière ?

De nos jours, les propriétaires, les investisseurs immobiliers et les sociétés de gestion immobilière peuvent trouver d’excellents logiciels de comptabilité. Ces applications offrent d’excellentes fonctionnalités comptables, suivent les indicateurs clés et l’appréciation du capital et tiennent un grand livre général. Certains des meilleurs logiciels de gestion immobilière incluent Investies.fr, Buildium, Sage et Property Matrix.